Travel Assistant

Details

Mission and objectives

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia -UNICEF- fue creado en 1946 para atender a los niños víctimas de la Segunda Guerra Mundial, y en 1953, UNICEF se convirtió en organismo permanente de las Naciones Unidas. Desde entonces, su misión ha sido velar por el cumplimiento de los derechos de todos los niños y las niñas, particularmente de los más vulnerables y desprotegidos. UNICEF trabaja en México desde 1954 en coordinación con el gobierno, las organizaciones de la sociedad civil y el sector privado, y guiados por la Convención de los Derechos del Niño de las Naciones Unidas para lograr que todos niños, niñas y adolescentes vean garantizados sus derechos. Nuestros esfuerzos se enfocan en asegurar que todos nuestros programas e iniciativas alcancen a quienes se encuentran en mayor desventaja y vulnerabilidad durante su infancia y adolescencia.

Context

El Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia, UNICEF México requiere continuar con las actividades administrativas específicamente en el área de viajes adicionalmente a las concernientes al área de operaciones cuyas actividades han ido incrementado considerablemente a partir de 2022 a raíz de la reactivación de las misiones oficiales de los colegas en la oficina central (CDMX) como de las oficinas de terreno (Tapachula, Cd. Juárez y Tijuana).

Task description

Gestion de viajes y generalidades de administración Asegurarse de que todos los viajes oficiales se organizan y gestionan de acuerdo con la política y las directrices de viajes de UNICEF, incluidas las gestiones con la agencia de viajes corporativa. 1) Recibir la solicitud de viaje una vez que estos sean aprobados en eTools. Verificar que la información esté completa (Agenda, Nota administrativa, origen de los fondos) 2) Cotizar con la agencia de viajes conforme a las políticas de la oficina 3) Ingresar el viaje en nuestra plataforma (VISION) y proceder a solicitar las aprobaciones correspondientes 4) Si ocurre algún imprevisto durante el viaje, dar los apoyos correspondientes conforme a las políticas de la oficina 5) Revisar formulario de proveedor, número de identificación fiscal, información bancaria. Formato MDM para verificar que sea correcto y esté completo para posteriormente hacer la solicitud formal a nuestro servicio interno Global Shared Services Centre (GSSC). 6) Seguimiento de inicio a fin de este proceso 7) Auxiliar de licitación: se da seguimiento cuando se lanza una licitación, y las propuestas recibidas también se abren y distribuyen. Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor. Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del programa VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas: - Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); - Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; -Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; - Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc., del programa VNU; - Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; - Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.