Auxiliar Administrativo (Archivo/Digitalización)

Oficina/Unidad/Descripción del proyecto 

El Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD trabaja en más de 170 países y territorios, dando asistencia para desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asociación, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, fomentando el desarrollo. En Colombia, trabaja en 28 departamentos y 319 municipios.

El PNUD hace parte de las 26 Agencias, Fondos y Programas de las Naciones Unidas en Colombia aportando al logro del Marco de Cooperación de las Naciones Unidas para el Desarrollo Sostenible.  El Documento Programa País del PNUD 2021-2024 busca apoyar los esfuerzos del gobierno de Colombia para la transición hacia la paz y la consolidación de su posición de país de renta media-alta; con tres prioridades de trabajo: 1) Estabilización: “Paz con Legalidad”; 2) Migración como factor de desarrollo; y 3) Asistencia técnica como acelerador de la consecución de los Objetivos de Desarrollo Sostenible catalizadores. 

A nivel programático PNUD Colombia está organizado en 2 Clústeres y 5 Portafolios: El Clúster de Desarrollo Sostenible Inclusivo que agrupa a los portafolios de Desarrollo Sostenible y Reducción de la Pobreza e Inequidad y el Clúster de Construcción de Paz y Gobernabilidad Inclusiva que reúne a los Portafolios de Gobernabilidad Democrática, Construcción de Paz y, Respuesta a Crisis y Estado de Derecho.

El Área de Gobernabilidad Democrática del PNUD Colombia juega un rol importante en estos desafíos para cumplir las metas de la Agenda 2030. Trabajando estrechamente con socios nacionales para que los gobiernos sean más eficaces y de este modo permitir que las personas tengan voz y voto en las decisiones que afectan a sus vidas. Así las cosas, las áreas de atención se concentran en apoyar a las entidades territoriales impulsando la innovación en la gestión pública local; el fortalecimiento a las organizaciones de sociedad civil y la ciudadanía en general; apoyar técnicamente a las corporaciones públicas en el proceso de toma de decisiones que conlleven a cumplir con los desafíos de los ODS. Específicamente el/la profesional hará parte del equipo Administrativo del Área, y brindará apoyo en la gestión documental.

Alcance del Trabajo 

De conformidad con las normas y procedimientos el/la Auxiliar Administrativo (Archivo/Digitalización) desempeña las siguientes funciones

Tareas específicas:

• Asegurar el archivo electrónico de los archivos del Proyecto de acuerdo con los sistemas de archivo de la oficina.
• Buscar las referencias de los documentos básicos de la información (bajo petición).
• Mantener los archivos, asegurando que se almacenen correctamente y sean accesibles; almacenamiento seguro de documentos.
• Suministrar escaneo de documentos del Proyecto.
• Asistir en la recopilación de documentos de referencia e información de los archivos del Proyecto.
• Implementar y mantener un sistema de registro de movimientos de expedientes dentro del proyecto.
• Elaborar correspondencia e informes relativos a las actividades de los archivos archivados.
• Crear y mantener nuevos encabezados de archivo según sea necesario.
• Responder a cualquier pregunta relacionada con archivos, correspondencia y referencias de documentos.
• Participar en la creación y mantenimiento de un sistema de registro/archivo electrónico en estrecha colaboración con el personal de TIC

Impacto de los resultados:

Los resultados clave afectan la imagen de la oficina en la medida en que una mala recepción podría empañar la imagen de la oficina.

Organización Institucional

Está bajo la supervisión directa del/la Gerente del Área de Gobernabilidad Democrática.

Competencias

Alcanza resultados:                               NIVEL 1: planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite

Piensa de forma Innovadora:               NIVEL 1: Abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático para resolver problemas, realiza mejoras

Aprende continuamente:                      NIVEL 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación

Se adapta con agilidad:                         NIVEL 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible

Actúa con determinación:                     NIVEL 1: Muestra impulso y motivación, capaz de entregar con calma frente a la adversidad, confiado

Se involucra y trabaja en equipo:         NIVEL 1: Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas

Facilita la diversidad y la inclusión:       NIVEL 1: Apreciar/respetar las diferencias, ser consciente de los prejuicios inconscientes, confrontar la discriminación

Conciencia y reconocimiento digital: Habilidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea mediante la comprensión hábil de su uso o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las usen según sea necesario.

Requerimientos Educativos Básicos

Se requiere grado de escuela secundaria u otro diploma equivalente, y se podrán considerar personas con título profesional en:

• Gestión documental
• Ciencias de la información
• Administración
• Historia
• Bibliotecología 
• Afines

Mínima cantidad de años de experiencia laboral relevante

• Para bachilleres: 4 años de experiencia relevante archivística o bibliotecología, procesos de recolección, organización y catalogación de información cualitativa. 
• Para personas con título profesional con 1 año de experiencia en archivística o bibliotecología, procesos de recolección, organización y catalogación de información cualitativa

Habilidades requeridas

• Capacidad para trabajar bajo presión y bajo la limitación de plazos y resultados mostrando iniciativa, dinamismo y proactividad;
• Aptitud e interés por trabajar en equipo en un entorno multicultural;
• Fuertes habilidades de expresión escrita y oral y capacidad real para formular ideas de manera clara y concisa;
• Apertura mental y disposición para demostrar adaptabilidad y flexibilidad en el trato con los colegas;
• Pedagogía y deseo de ser parte de un marco de transferencia de habilidades.

Habilidades y competencias deseadas 

• Confidencialidad en el manejo de documentación oficial
• Atención al detalle, en el registro, indexación, asociación documental y tiempos de conversación
• Valoración y custodia de los archivos activos e inactivos

Idiomas requeridos

• Se requiere perfecto dominio del Español hablado y escrito.