Key Duties and Accountabilities |
1.) Assure la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants : |
| - Conformité totale des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU / PNUD.
- Fourniture de contributions à la préparation des plans de travail de l'équipe administrative axés sur les résultats.
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2.) Assure le fonctionnement efficace et efficient du bureau, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants : |
| - Contacts avec les visiteurs et le personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, agir en tant qu'interprète si nécessaire et / ou rédiger des procès-verbaux.
- Compilation et préparation de documents d'information et de présentation, de discours, d'informations de base et de documentation pour les réunions et les missions.
- Aider à la préparation de la correspondance et du matériel d'information et coordonne la distribution du rapport annuel ou d'autres documents de communication.
- Traduction de correspondances simples, si nécessaire.
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3.) Assure un appui administratif et logistique efficace, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants : |
| - Reçoit les employés et examine toute la correspondance entrante ; priorise la correspondance nécessitant une action urgente.
- Gère un système de classement de la correspondance et assure le suivi pour assurer des réponses rapides aux requêtes des appelants.
- Tient à jour le calendrier des rendez-vous du spécialiste de l'Ombudsman conformément à ses horaires et engagements en stricte conformité avec le besoin de confidentialité.
- Aider à préserver la confidentialité de toutes les informations échangées et conservées par le Bureau, y compris l'élimination appropriée des documents confidentiels
- Aider avec l'entrée de données dans la base de données de gestion des cas de l'Unité.
- Rôle d'un acheteur dans Atlas et préparation des bons de commande pour les activités de voyage.
- Appui à l'organisation des processus de passation des marchés, y compris la préparation des RFQ, ITB ou documents RFP, réception des devis, offres ou propositions, leur évaluation préliminaire. Préparation des PO.
- Organisation des réservations de voyage et d'hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d'identité et autres documents.
- Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites. Communique avec les organisateurs de réunions / bureaux de pays en face à face et virtuels pour la logistique des voyages et la configuration de l'itinéraire. Aider le coordinateur de la formation à organiser le matériel de formation et les webinaires.
- Collecte d'informations pour DSA, agences de voyages et autres enquêtes administratives, soutien à l'organisation de services communs.
- Organisation du transport des véhicules, entretien régulier des véhicules et assurance.
- Vérification et enregistrement du journal quotidien du véhicule et de la consommation d'essence, mise à jour et entretien du rapport d'historique du véhicule.
- Gardien pour la gestion des fournitures de bureau, y compris le maintien de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie selon les besoins du personnel et la tenue d'un journal de distribution.
- Maintenance du système de classement assurant la conservation des documents confidentiels.
- Extraction de données de diverses sources.
- Recherche et récupération de données statistiques à partir de sources internes et externes ; préparation de graphiques, tableaux et rapports statistiques.
- Suivi des délais, engagements pris, actions entreprises et coordination de la collecte et remise des rapports au chef d'unité.
- Aider à la préparation et à l'examen des propositions / exigences financières.
- Coordonner avec les bureaux et le siège pour collaborer sur des projets et assurer l'échange d'informations.
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4.) Fournit un appui à l'entretien des bureaux et à la gestion des actifs, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants : |
| - Tenue de registres sur la gestion des actifs, préparation de rapports.
- Maintenance des fichiers et des enregistrements relatifs à la maintenance du bureau
- Appui à l'entretien des locaux communs et des services communs
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5.) Soutenir le renforcement des connaissances et le partage des connaissances dans le bureau pays, en mettant l'accent sur l'atteinte des résultats suivants : |
| - Participation à la formation du personnel des opérations / projets sur l'administration.
- Des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
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The incumbent performs other duties within their functional profile as deemed necessary for the efficient functioning of the Office and the Organization |
Supervisory/Managerial Responsibilities: None |
