Secretario/a de Departamento

Introducción

El Departamento de Protección Social (SOCPRO) es responsable de promover una mayor cobertura y eficacia de la protección social para todos a través de sistemas de protección social universales, adecuados, integrales y sostenibles, incluidos los pisos, en consonancia con la Recomendación sobre los pisos nacionales de protección social, 2012 (núm. 202), el Convenio de la OIT sobre la seguridad social (norma mínima), 1952 (núm. 102) y otras normas de la OIT en materia de seguridad social. 

El Departamento de Protección Social consta de cuatro unidades: la Unidad de Política Social (SOC/POLICY); la Unidad de Programación, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS); la Unidad de Finanzas Públicas, Actuariado y Estadísticas (SOC/PFACTS); y la Unidad de Servicios Actuariales (SOC/ASU).

El puesto está ubicado en la Unidad de Programación, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS). La Unidad SOC/PPKS es responsable de apoyar eficazmente la gestión de las operaciones del Departamento, coordinar la comunicación y difusión de los conocimientos sobre protección social y prestar apoyo técnico y operativo al Programa emblemático de la OIT sobre la creación de pisos de protección social para todos. El/La titular coordinará el apoyo secretarial y administrativo para el Departamento, y proporcionará apoyo secretarial y administrativo al Director del Departamento y a la Unidad de Programación, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS). 

El puesto reportará al Jefe de SOC/PPKS bajo la orientación general del Director de SOCPRO.

Funciones específicas

1. Como Secretario/a del Departamento, coordinar el trabajo del resto del personal administrativo y de secretaría del Departamento. Esto incluye garantizar una distribución equitativa del trabajo entre el personal administrativo, proporcionar orientación sobre normas y reglamentos, comprobar según sea necesario el trabajo del personal administrativo y la incorporación del nuevo personal administrativo.
2. Realizar tareas de secretaría/administración para el Director de Departamento. Mantener la agenda del Director de Departamento y organizar citas con funcionarios de dentro y fuera de la OIT. Asistir a las Reuniones de Dirección semanales y preparar sus Actas para distribuirlas a todo el personal del Departamento.
3. Analizar, registrar, asignar y hacer el seguimiento de todo el correo entrante al Departamento, incluida la gestión de la cuenta de correo electrónico del Departamento. Realizar el seguimiento para garantizar el cumplimiento de los plazos.
4. Mantener y actualizar la lista del personal de SOCPRO y la lista del Equipo Técnico Global de Protección Social, así como la versión en línea de esta lista en la plataforma de protección social. 
5. Mantener el plan de viajes y ausencias del personal del Departamento (por ejemplo, vacaciones anuales/bajas por enfermedad, teletrabajo, vacaciones en el país de origen/licencias parentales). 
6. Realizar tareas de secretaría/administración para la Unidad de Programación, Asociaciones e Intercambio de Conocimientos (SOC/PPKS). Actuar como secretario de licencias para SOC/PPKS.
7. Llevar a cabo todas las transacciones necesarias en IRIS, como autorizaciones de viaje y solicitudes de reembolso de gastos de viaje, órdenes de compra, solicitudes de compra, etc., incluidos los cálculos, la solicitud de fondos y la realización de pagos, así como el seguimiento de la tramitación de las solicitudes de pago y otras medidas de seguimiento cuando sea necesario. Proporcionar orientación y apoyo a otros usuarios de IRIS en el Departamento. Proporcionar apoyo administrativo al Oficial de Control de Fondos cuando sea necesario. 
8. Iniciar acciones para la contratación o el traslado de personal, expertos y consultores. Esto incluye la preparación de acciones relativas al personal (PA), la introducción de información sobre contratos en la base de datos, la redacción de correspondencia y el mantenimiento de archivos.
9. Proporcionar apoyo administrativo para la organización de reuniones/retiros/seminarios departamentales celebrados en Ginebra o afuera, de conformidad con las políticas y procedimientos de la OIT. Esto incluye coordinar el apoyo de las tareas administrativas/secretariales y del personal, preparar los presupuestos, coordinar el viaje y el alojamiento de los participantes, pagar las dietas, contratar y pagar a las personas de recursos, redactar la correspondencia relativa, preparar las cartas de invitación, organizar los visados/la autorización de seguridad/los arreglos de hotel para el personal de la OIT y los visitantes externos, organizar los servicios logísticos, incluidos la ubicación, el catering, etc.
10. Mantener y organizar las atribuciones de la oficina del Departamento. Solicitar espacio de oficina o salas de reuniones para el personal del Departamento, y visitantes/reuniones. 
11. Cargar contenidos en la página web oficial del Departamento, así como en su plataforma de protección social.
12. Realizar otras tareas pertinentes que se le asignen.

Funciones genéricas

1. Analizar, asignar, controlar, recibir y distribuir correo electrónico, correspondencia y documentos para una unidad de trabajo amplia y diversa, identificar correspondencia compleja o delicada que requiera un tratamiento especial por parte del supervisor o de otras personas. Proponer y controlar las fechas límite asignadas a una serie de entradas coordinadas o secuenciales, necesarias para preparar un producto final dentro de los plazos generales fijados.
2. Establecer prioridades de trabajo, garantizar cargas laborales equitativas a otros miembros del personal de servicios generales, especialmente en épocas de acumulación de trabajo, proponer fechas límites y revisar el trabajo terminado antes de que lo firme el supervisor.
3. Redactar correspondencia general y administrativa en dos idiomas, que requiera un análisis del contenido del asunto. Corregir correspondencia, informes y documentos elaborados por otras personas en lo referente a formato, ortografía y gramática, así como la observancia de las normas administrativas adecuadas. Realizar traducciones aproximadas de correspondencia en otro idioma. Recopilar y encargarse de la pre-edición de documentos oficiales según el formato y las prácticas editoriales aprobadas.
4. Realizar una criba y programar solicitudes de consultas al supervisor. Coordinar y proporcionar una respuesta a nivel de toda la oficina a las consultas más importantes recibidas telefónicamente y por escrito en la propia unidad (en nombre del supervisor). Informar a los otros miembros del personal del contexto y las expectativas relacionadas con la tarea que se está llevando a cabo y que está directamente relacionada con su área de trabajo. Controlar el desarrollo del trabajo y los casos de prioridad administrativa/financiera que incumben al supervisor. Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas de los procedimientos.
5. Estudiar problemas administrativos y de personal que afecten a los miembros de la plantilla y proporcionar información dirigida a resolverlos, así como proporcionar la información pertinente al supervisor y a los especialistas en recursos humanos para que éstos puedan adoptar medidas necesarias. Identificar y preparar la información previa para justificar la necesidad de diseñar procedimientos administrativos nuevos o adaptados a fin de garantizar un control adecuado de las comunicaciones, la correspondencia y la colaboración administrativa en conferencias y reuniones.
6. Procesar los textos de correspondencia y otros documentos utilizando software de varios tipos. Buscar en bases de datos para obtener, recopilar y determinar la importancia de información de gestión actualizada que revista un interés especial para el supervisor.
7. Evaluar y mejorar el funcionamiento de los sistemas de archivo, ya sean manuales o automatizados para garantizar el acceso eficaz del personal a la información. Preparar, resumir y comentar archivos informativos especiales y archivos de planificación de reuniones.
8. Participar en la preparación y el control del presupuesto del departamento actualizando las cuentas del estado de gastos de viaje, pagos contractuales, compromisos futuros ya planificados, etc. Esta tarea incluye la revisión y el uso de sistemas de personal y de finanzas, así como la liquidación de cierto número de documentos administrativos antes de acudir al supervisor para que ejercite su autoridad delegada.
9. Coordinar y prestar servicios de ayuda administrativa en conferencias y reuniones de alto nivel celebradas en Ginebra y fuera de la ciudad, coordinar y controlar el desarrollo de la reproducción de documentos para reuniones, así comoy relacionarse con delegados para coordinar servicios concretos en vistas a colaborar en tareas administrativas/financiera s, y a preparar y distribuir la documentación.

sección opcional (solo si necesario)

Calificaciones requeridas

Educación

Educación secundaria completa.  Formación en un campo pertinente.

Experiencia

Seis años de experiencia pertinente.

Idiomas

Excelente dominio de dos idiomas de trabajo (inglés, francés, español) de la Organización, incluida la capacidad de redactar correctamente en ambas. Un de estos idiomas debe ser el inglés. Se valorará el conocimiento práctico de la tercera lengua de trabajo. 

Competencias

Además de las competencias básicas relacionadas con la OIT, para este puesto se requiere las siguientes competencias:

Competencias técnicas

Excelente capacidad de gestión del tiempo y de supervisión. Capacidad para utilizar programas de tratamiento de textos y correo electrónico. Capacidad para evaluar la correspondencia y las consultas a fin de determinar el mejor curso de acción y determinar los antecedentes y el material de referencia pertinentes para examinar las solicitudes en función de la urgencia y las prioridades. Capacidad para buscar y recuperar información de bases de datos y elaborar informes. Conocimiento de los sistemas informáticos relacionados con el trabajo y conocimiento de los programas necesarios para la actualización de sitios web. Buen conocimiento de las normas y reglamentos que rigen el área de especialización (finanzas, personal, relaciones, publicaciones); buen conocimiento de los programas de trabajo de la organización; buena capacidad de redacción en al menos dos idiomas; buena capacidad de análisis; capacidad demostrada para preparar informes y estadísticas administrativas; capacidad para proporcionar formación y orientación sobre normas y procedimientos administrativos a los miembros del personal subalterno.

Competencias personales
Capacidad para trabajar bien con los compañeros. Capacidad para planificar y organizar el trabajo propio y del personal administrativo/secretarial del Departamento. Capacidad para tomar la iniciativa y priorizar las cargas de trabajo. Discreción en el tratamiento de asuntos confidenciales.  Flexibilidad. Capacidad para trabajar en un entorno multicultural con una actitud y un comportamiento sensibles a las cuestiones de género y no discriminatorios.