Senior Registration Assistant

E (most hardship)

Non Family with Residential LocationNon Family with Residential Location

Nouakchott, Mauritania

GS5

General Service

Reason

Regular > Regular Assignment

No

2023-10-02

September 22, 2023Senior Registration Assistant Organizational Setting and Work Relationships The Senior Registration Assistant is a member of the Registration team. The incumbent is responsible for supporting all activities related to registration, which may also include functions related to reception, filing and data management. S/he provides counselling to, and responds to queries from, asylum seekers and refugees regarding UNHCR's registration procedures and their rights and entitlements. S/he liaises closely with protection staff and partners to ensure timely identification and referral of persons of concern (POC) for protection follow up. The Senior Registration Assistant may assist in compiling and analysing information related to registration activities in the Operation. The incumbent may provide interpretation and/or translation services in cases for which s/he has the required language competencies. All UNHCR staff members are accountable to perform their duties as reflected in their job description. They do so within their delegated authorities, in line with the regulatory framework of UNHCR which includes the UN Charter, UN Staff Regulations and Rules, UNHCR Policies and Administrative Instructions as well as relevant accountability frameworks. In addition, staff members are required to discharge their responsibilities in a manner consistent with the core, functional, cross-functional and managerial competencies and UNHCR¿s core values of professionalism, integrity and respect for diversity. Duties - Assist in the implementation of registration strategies and methodologies for POC. - Conduct registration interviews when required in accordance with registration standards and guidance. - Provide counselling to, and responds to queries from, asylum seekers and refugees regarding UNHCR's registration procedures and their rights and entitlements. - Maintain accurate and up-to date records and data related to all individual registration cases. - Identify persons with specific needs and ensure timely referral to protection follow-up as required. - Collaborate with protection staff and/or partners in the delivery of assistance and programming, including provision of identity and entitlement documentation. - Draft correspondence and reports relating to registration activities in the Operation, when required - Provide statistics and draft reports related to registration data, as requested. - Act as interpreter and translator when needed. - Refer cases to other units within the office and to implementing partners as necessary. - Draft and submit reports and statistics related to registration. - Perform other related duties as required. Minimum Qualifications Education & Professional Work Experience Years of Experience / Degree Level G5 - 2 years relevant experience with High School Diploma; or 1 year relevant work experience with Bachelor or equivalent or higher Field(s) of Education Not applicable Certificates and/or Licenses Social Science Statistics Mathematics Information Technology (Certificates and Licenses marked with an asterisk* are essential) Relevant Job Experience Essential Good computer skills, particularly in data management. Desirable Training in basic principles of international protection. Experience in working with UNHCR proGres software. Functional Skills *DM-Data Management PG-Programme Management (programme cycles and reporting standards) DM-Data Collection and Analysis RG-Registration SoPs Design/Implementation TR-Training - Virtual and face to face IT-IT Refugee Systems & Applications *IT-Computer Literacy (Functional Skills marked with an asterisk* are essential) Language Requirements For International Professional and Field Service jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English. For National Professional jobs: Knowledge of English and UN working language of the duty station if not English and local language. For General Service jobs: Knowledge of English and/or UN working language of the duty station if not English. All UNHCR workforce members must individually and collectively, contribute towards a working environment where each person feels safe, and empowered to perform their duties. This includes by demonstrating no tolerance for sexual exploitation and abuse, harassment including sexual harassment, sexism, gender inequality, discrimination and abuse of power. As individuals and as managers, all must be proactive in preventing and responding to inappropriate conduct, support ongoing dialogue on these matters and speaking up and seeking guidance and support from relevant UNHCR resources when these issues arise. This is a Standard Job Description for all UNHCR jobs with this job title and grade level. The Operational Context may contain additional essential and/or desirable qualifications relating to the specific operation and/or position. Any such requirements are incorporated by reference in this Job Description and will be considered for the screening, shortlisting and selection of candidates.

Compte tenu de la situation prolongée des réfugiés dans le pays et de l'évolution vers des réponses à plus long terme et axées sur le développement, et conformément au Pacte mondial pour les réfugiés, l'opération s'engage de plus en plus avec des acteurs du développement tels que l'Union européenne, la Banque mondiale et le GIZ. Il convient de noter que le pays a été éligible au sous guichet de financement de la Banque mondiale pour les réfugiés (IDA 18) et que quatre projets seront mis en œuvre dans la wilaya du Hodh Chargui (WASH, santé, filets de sécurité sociale et urbanisation).

En outre, lors du premier Forum mondial des réfugiés (GRF), en décembre 2019, plus de 950 engagements ont été faits par un large éventail de parties prenantes pour soutenir les réfugiés et les pays d'asile, notamment par le gouvernement de la République islamique de Mauritanie. Le gouvernement s'est engagé à (1) inscrire tous les réfugiés à l'état civil, leur délivrer des numéros d'identification nationaux, sécuriser les cartes d'identité nationales, permettre leur inclusion dans les systèmes nationaux ; (2) préparer le projet de loi sur l'asile pour son adoption d'ici 2020 ; (3) assurer l'inclusion des réfugiés dans les services de santé au même titre que les nationaux ; (4) assurer que les réfugiés ont les mêmes conditions d'accès au marché du travail que les nationaux.

Sur cette base et dans le cadre du programme global visant à soutenir le HCR dans son rôle de facilitateur de la mise en œuvre du Pacte mondial sur les réfugiés (GCR) dans le cadre du nexus entre l'humanitaire, le développement et la paix (HDP), commandé par le Ministère fédéral allemand de la coopération économique et du développement, la représentation du HCR en Mauritanie s'est engagée dans un projet commun avec la GIZ. Ce projet vise à renforcer les capacités locales pour une meilleure inclusion socio-économique des réfugiés, des demandeurs d'asile et des membres vulnérables des communautés d'accueil en Mauritanie. Ce projet soutiendra les capacités du gouvernement à mettre en œuvre les engagements pris et à améliorer les solutions pour les réfugiés. À cette fin, le projet vise également à renforcer la capacité du HCR à aider le gouvernement à mobiliser et à coordonner une large réponse des parties prenantes, y compris les acteurs humanitaires, du développement et de la paix, pour répondre aux besoins des demandeurs d'asile et des réfugiés ainsi que des membres vulnérables des communautés d'accueil.

Le projet conjoint GIZ-UNHCR vise à aider les autorités locales ainsi que les partenaires à améliorer l'accès aux services gouvernementaux de base, aux moyens de subsistance respectueux de l'environnement et à la protection sociale des réfugiés, des demandeurs d'asile et des membres vulnérables de la communauté d'accueil. Pour assurer l'inclusion socio-économique des réfugiés, les mécanismes de coordination dirigés par le gouvernement ainsi que les capacités de facilitation du HCR au niveau du nexus seront renforcés tandis que l'apprentissage inter organisationnel sur les réponses globales au niveau du nexus sera accru.

Dans le contexte décrit ci-dessus, le titulaire fournira un soutien technique par le biais de l’enregistrement des personnes relevant du mandat du HCR, l'analyse statistique et des données à travers la maintenance de la base de données et en appuyant la fourniture de l'assistance. Il/elle participera à la planification du projet et à l'élaboration d'outils de suivi spécifiques, tout en veillant à leur alignement sur les outils statistiques internes et les exigences du HCR.

L'associé chargé de la gestion des données sera basé dans le sous-bureau du HCR à Bassikounou et fera rapport au coordinateur du projet conjoint HCR-GIZ ainsi qu'à l'agent de protection du sous-bureau. Le titulaire fera partie d'une équipe spécifique dédiée au projet conjoint avec la GIZ, tout en créant des synergies avec d'autres activités du HCR dans le cadre de l'opération. Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les autres unités techniques et en coordination avec le personnel du GIZ à Nouakchott et sur le terrain.

L'associé chargé de la gestion des données entretiendra des contacts au sein de l'organisation avec les unités et bureaux de terrain et en dehors du lieu d'affectation, ainsi qu'avec les partenaires et autres parties prenantes pour collecter des informations, suivre les activités des programmes et mettre en œuvre les exigences administratives. Dans le cadre du projet conjoint avec le GIZ, le titulaire du poste devra assurer la liaison avec les autres membres du projet basés à Nouakchott et sur le terrain. Le titulaire devra établir de bonnes relations de travail avec ses pairs au niveau national pour faciliter la collecte d'informations et d'autres activités liées à la gestion du projet.

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Operational context

Occupational Safety and Health Considerations:

Nature of Position:

Living and Working Conditions:

 

Additional Qualifications

Skills

DM-Data Collection and Analysis, DM-Data Management, IT-Computer Literacy, IT-IT Refugee Systems & Applications, PG-Programme Management (programme cycles and reporting standards), RG-Registration SoPs Design/Implementation, TR-Training - Virtual and face to face

Certifications

Information Technology - Other, Mathematics - Other, Social Sciences - Other, Statistics - Other

Competencies

Accountability, Analytical thinking, Client & results orientation, Commitment to continuous learning, Communication, Organizational awareness, Planning & organizing, Teamwork & collaboration, Technological awareness

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Compendium

Additional Information

The English version is considered original and authoritative, translation to other language(s) serve the purpose of advertisement of local positions where applicable but are not considered as official translations

French

This position doesn't require a functional clearance