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Project Assistant - NPSA5

Tunisia

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Tunisia
  • Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date: Closed

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Le Projet d’Assistance Électoral Tunisie II (PAET II) du PNUD est établit sur la base de l’expérience et du travail réalisés par le projet Soutien au processus électoral en Tunisie (SPELTU) crée en 2011 et le Projet d’Assistance Électoral Tunisie I (PAET I) crée en 2015. Aligné sur les objectifs du Plan stratégique du PNUD et du Plan cadre d’Aide au développement des Nations Unies (UNDAF), du Programme de pays (CPD) du PNUD et du Plan d’Action du Programme de pays (CPAP) du PNUD, les interventions du projet PAET II cherchent à renforcer les processus démocratiques qui contribuent à la consolidation de l’unité nationale tunisienne, en augmentant la participation politique dans les processus électoraux inclusifs et transparents et en consolidant le rôle des médias dans la transition démocratique. 
En conséquence, le document du projet PAET II est élaboré dans le but de fournir des intrants nécessaires pour atteindre les principaux résultats suivants:

1. Renforcement de l'efficience, de la transparence et de l'efficacité de la gestion et de l'administration électorales grâce à l'amélioration des capacités institutionnelles, à la numérisation et aux réformes législatives
2. Renforcement de l'inclusivité du processus électoral grâce à la participation des groupes vulnérables et marginalisés 
3. Rôle efficace des médias audiovisuels et numériques dans le processus électoral 
 
Dans ce contexte, le PNUD à travers le projet PAET II assistera la contrepartie nationale dans l’évaluation, panification et promotion des partenariats en vue de soutenir les élections, le développement des capacités nationales et l’obtention des connaissances à partir des expériences mondiales, assurant qu’un cadre électoral approprié est en place, l’achat des biens et services en cas de besoins, et la communication et le rapportage des résultats aux acteurs nationaux et internationaux ainsi que la société tunisienne au sens le plus large.

Duties and Responsibilities

Sous la supervision directe du Conseiller Technique Principal (CTP), l’assistant (e ) du projet fournit un appui dans l'exécution de la gestion logistique et administrative des opérations du projet. L’assistant (e ) du projet travaille en étroite collaboration avec le personnel des différentes composantes du projet, du Service d'appui aux projets, des Opérations.
 
Responsabilités : 
 
Fournir un appui efficace à la gestion du projet, et au suivi: 
• Mettre en œuvre les activités du Projet dont la responsabilité lui a été confiée conformément au plan d'action; 
• Enregistrer des données dans Quantum liées à la mise en œuvre et au suivi des activités ;
• Appuyer l’équipe du Projet dans le suivi et production de différents rapports ;
• Élaborer des documents d’information, des mémoires et des présentations liées aux activités du Projet ; 
• Fournir les informations et le soutien aux missions d’audit ; 
• Réaliser toutes autres activités pouvant permettre l’atteinte des résultats du Projet. 
 
Fournir un appui logistique à l'organisation des activités et événements du projet en se concentrant sur les résultats suivants:
• Créer les réquisitions sur Quantum en relation avec le Plan de Travail Annuel (PTA) et en assurer le suivi auprès des services concernés ; 
• Organiser et suivre les missions sur le module « Travel Expenses » de Quantum, 
• Aider le personnel de différentes composantes du projet dans la préparation des notes logistiques des évènements du projet ; 
• Aider le personnel des différentes composantes du projet dans toutes les questions administratives 
• Appuyer la préparation des missions : les réservations de billets, les paiements des frais de subsistance, les autorisations de voyage, security clearance ; 
• Participer aux événements organisés par le projet et assurer la coordination avec les différents intervenants (hôtels, consultants, participants, etc.) 
• Assurer la préparation des requêtes de paiement du projet en se concentrant sur les résultats suivants : 
• Vérifier les autorisations de voyage, les dossiers de remboursements de l'équipe du projet et des partenaires ;
• Contrôler toutes les pièces justificatives étayant les paiements avant d'établir les demandes de paiements ; 
• Préparer les demandes de paiements pour tous les clients du projet (fournisseurs, les consultants, les experts nationaux, les ONG et les OSC); 
• Faire la relance pour les factures non reçues en vue de procéder à leurs paiements ; 
• S'assurer de la conformité des Opérations avec les règles, règlements et politiques du PNUD.
 
Veiller au bon fonctionnement des services avec les prestataires et à la gestion des équipements du projet en se concentrant sur les résultats suivants : 
• Assurer le suivi des contrats avec les prestataires dans le cadre des services généraux 
• Veiller aux mouvements des équipements au sein de l'équipe et à une gestion rationnelle des consommables du projet;
• Assurer la bonne tenue de l'inventaire physique des actifs et des stocks conformément aux exigences du PNUD;
• Assurer l'enregistrement des biens reçus sur Quantum;
• Coordonner le planning de déplacements du conducteur ainsi le calendrier d'entretien du véhicule
• S'assurer que toutes les dépenses effectuées sont en conformité avec le budget; 
• Assurer le partage des connaissances et la gestion d'information : 
• Se tenir informé(e) des activités du projet et du contexte dans lequel le projet fonctionne; 
• Fournir des mises à jour régulières et des rapports sur le travail accompli ainsi que le degré d'avancement.
• Assurer le suivi des absences de l’équipe du projet (leave monitor); 
• Assurer le suivi des renouvellements de contrats de service de l'équipe du projet dans les délais requis ; 
• Organiser les archives et la documentation du projet 
• Faire la synthèse des enseignements tirés et des meilleures pratiques en relation avec les questions de programme et d’opérations;
• Exécuter toute autre tâche demandée par l’équipe de gestion du projet.
 
Résultats:

Les résultats escomptés de l'exercice de ces fonctions sont les suivants :
• Organisation en temps voulu des événements ;
• Un appui opérationnel, administratif et financier soit fourni en temps réel et avec la qualité requise,
• L'équipe du projet fonctionne efficacement et sans difficulté.
• Les informations et les connaissances en matière opérationnelle, administrative et financière sont
disponibles, comme requis.

Impact des résultats:

• Tous les principaux résultats sont d'une importance cruciale pour le projet afin de lui permettre de
fonctionner et de mettre en œuvre ses activités avec l'efficacité et l'efficience requises. En l'absence
de ces résultats, le projet ne serait pas capable de se conformer aux règles et règlements du PNUD
ni en mesure d'atteindre ses objectifs.
 

Competencies

CORE:
  • Achieve Results: Niveau 1: Planifie et surveille son propre travail, porte une attention particulière aux détails, livre un travail de qualité dans les délais,
  • Think Innovatively: Niveau 1: Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations,
  • Learn Continuously: Niveau 1: Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des retours,
  • Adapt with Agility: Niveau 1: S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible,
  • Act with Determination: Niveau 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant,
  • Engage and Partner: Niveau 1: Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, noue des relations positives,
  • Enable Diversity and Inclusion: Niveau 1: Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter les discriminations.
Cross-Functional & Technical competencies: 

Business Management

Working with Evidence and Data:
• Capacité à inspecter, nettoyer, transformer et modéliser des données dans le but de découvrir des informations utiles, d'éclairer des conclusions et d'appuyer la prise de décision

Digital Awareness and Literacy:
• Capacité et propension à adopter rapidement de nouvelles technologies, soit en saisissant habilement leur utilisation, soit en comprenant leur impact et en donnant aux autres les moyens de les utiliser au besoin

Communication:
• Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté à la fois par la communication écrite et verbale ; pour adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public. 
• Capacité à gérer les communications internes et externes, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.

Monitoring:
• Capacité à fournir aux gestionnaires et aux principales parties prenantes des commentaires réguliers sur la cohérence ou l'écart entre les activités prévues et réelles et la performance et les résultats du programme

Technical - Finance:

Budget management: 
• Capacité à soutenir les aspects budgétaires du processus de planification du travail, l'élaboration et la gestion des budgets d'équipe

Administration & Operations:

Event Management:
• Soutenir les projets avec la gestion des événements, y compris l'identification des lieux, l'hébergement, la logistique, la restauration, le transport et les décaissements en espèces, etc.

 
Required Skills and Experience

Education:
  • Diplôme d’Études secondaires complétés requis OU un diplôme universitaire en gestion de l'administration, de comptabilité, des finances ou dans une discipline connexe sera dument considéré, mais pas une obligation. 
Experience:
  • Un minimum de 5 ans (avec un diplôme d'études secondaires), OU 2 ans (avec le diplôme universitaire) d'expérience professionnelle pertinente et diversifiée en administration, comptabilité, finance, gestion de projet ou tout domaine pertinent.

Required skills and competencies:

  • Au minimum 1 expérience pertinente dans les services d’appui administratif, financier ou programmatique au sein d’une organisation internationale de développement. 
  • Bonne connaissance de l'outil informatique (MS Word, Excel, Outlook) et capacité à utiliser les outils de gestion informatiques et finances (ERP). 
  • Une expérience avec le PNUD sera très appréciée. 
  • La parfaite maîtrise des procédures de Quantum serait un atout.

Desired additional skills and competencies:

  • Très bonnes capacités rédactionnelles en langue française.
  • Capacité à travailler en équipe. 
  • Capacité de vulgariser les connaissances.

Required Language(s) (at working level):

  • Parle couramment le français et l'arabe.
  • La connaissance en anglais sera un atout. 


Disclaimer 

 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Non-discrimination
 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  
 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 
 
Scam warning
 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
This vacancy is now closed.
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