OVERVIEW

Post Number : PAX 321

Grade : G-4

Parent Sector : Priority Africa and External Relations Sector (PAX)

Duty Station: Paris

Job Family: General Administrative Support

Type of contract : Fixed Term

Duration of contract : 2 years, renewable

Recruitment open to : Internal and external candidates

Application Deadline (Midnight Paris Time) : 11-JAN-2023

UNESCO Core Values: Commitment to the Organization, Integrity, Respect for Diversity, Professionalism

Long Description

(Seuls les candidats ayant le droit de travailler en France peuvent postuler à ce poste).

RESUME DES FONCTIONS DU POSTE

Au sein du Secteur de la Priorité Afrique et des Relations extérieures, l'Unité du Protocole est chargée de veiller au respect des règles protocolaires appliquées à l'UNESCO et à la mise en œuvre de l'Accord de Siège relatif aux immunités et privilèges diplomatiques.


Sous l'autorité du Sous-Directeur général pour la Priorité Afrique et des Relations extérieures (ADG/PAX), et la supervision du Chef du Protocole, l'Assistant/e du Protocole répondra aux Assistants principaux de Protocole et apportera son soutien au personnel de l'Organisation et aux membres des Délégations permanentes accréditées auprès de l'UNESCO sur toute question relative aux activités de l'Unité du Protocole, des privilèges et immunités diplomatiques.

Long Description

L'Assistant/e du Protocole sera chargé/e d'effectuer les tâches suivantes:

  • Accueil téléphonique et mise à disposition des informations aux membres du personnel, aux Délégations permanentes accréditées auprès de l'UNESCO, concernant les visas, titres de séjour spéciaux, Laissez-passer des Nations Unies et autres questions relatives aux activités de l'Unité du Protocole.
  • Réception des dossiers soumis au Protocole, concernant les demandes de titres de séjour spéciaux, de visas, des immatriculations diplomatiques, des laissez-passer des Nations Unies.
  • Première vérification de la conformité des dits dossiers avant transmission aux collègues concernés pour nouvelle vérification et examen.
  • Enregistrement des données relatives aux titres de séjour spéciaux et aux laissez-passer des Nations Unies dans le système SAP.
  • Classement et archivage des dossiers sous forme numérique et papier.
  • Appui aux suivi des dossiers en cours de traitement par l’équipe du Protocole.
  • Rédaction des projets de notes à destination des partenaires de l'UNESCO.
  • Traitement des demandes de visas de court séjour pour des personnes invitées par l'Organisation au Siège à Paris, à l'occasion des conférences organisées par l'UNESCO.
  • Apporter assistance aux Délégations permanentes ainsi que leurs membres dans leurs besoins variés liés aux compétences de l’équipe du Protocole.
COMPETENCES (Fondamentales / Managériales) Accountability (C) Communication (C) Innovation (C) Knowledge sharing and continuous improvement (C) Planning and organizing (C) Results focus (C) Teamwork (C) Professionalism (C) - For detailed information, please consult the UNESCO Competency Framework. QUALIFICATIONS REQUISES


Formation

  • Enseignement secondaire, technique ou professionnel complété.  


Expérience professionnelle

  • Au moins trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente au sein d’une organisation internationale, d’une mission diplomatique, ou des domaines connexes.


Aptitudes & Compétences

  • Capacité à communiquer oralement et par écrit, en français et en anglais, avec des équipes multiculturelles.
  • Discrétion, autonomie, esprit d'initiative, souci de la précision.
  • Capacité d'organisation et de coordination.
  • Aptitude à analyser les problèmes et à les résoudre.
  • Sens de l'intégrité, de la confidentialité.
  • Bonne présentation et sens du relationnel.
  • Capacité à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun, réactivité, diplomatie, rigueur et esprit d'équipe.
  • Maîtrise des outils informatiques Microsoft Office.

Langues

  • Excellente connaissance (orale et écrite) du français ou de l'anglais et bonne connaissance de l'autre langue.
QUALIFICATIONS SOUHAITABLES


Formation

  • Formation/certification en administration, gestion de bureau et/ou dans le domaine des relations internationales, ou dans tout autre domaine connexe.

Expérience professionnelle

  • Expérience dans un environnement international.


Aptitudes & Compétences

  • Connaissance du fonctionnement du système des Nations Unies or international organizations.
  • Connaissance des questions de protocole international.
  • Connaissance et prise en compte des enjeux politiques.
  • Capacité à travailler/traiter efficacement et avec tact avec une variété d'intervenants dans un environnement multiculturel.


 Langues

  • Connaissance d'une autre langue officielle de l'UNESCO (arabe, chinois, espagnol ou russe).
SALAIRES ET INDEMNITES

Les traitements de l’UNESCO se composent d’un traitement de base et d’autres prestations pouvant inclure, le cas échéant : 30 jours de congé annuel, allocations pour charge de famille, assurance maladie, régime de retraite, etc

Le traitement annuel de départ pour ce poste est de l’ordre de 34 100 Euro €.

Pour plus d'informations sur les salaires et indemnités, veuillez consulter notre Guide sur les salaires et indemnités au personnel.

TPROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le site Web de l'UNESCO Carrières. Aucune modification ne peut être apportée à la candidature soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l’avis de vacance de poste et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien basé sur les compétences. 

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par e-mail, etc. pour l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à une vérification des références sur la base des informations fournies.

Footer

L’UNESCO rappelle que la considération dominante dans le recrutement du personnel doit être la nécessité d’assurer à l’Organisation les services de personnes possédant les plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité. L’UNESCO applique une politique de tolérance zéro à l’égard de toute forme de harcèlement. L’UNESCO s’est engagée à atteindre et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité des genres parmi les membres de son personnel dans toutes les catégories et à tous les niveaux. En outre, l’UNESCO est résolue à atteindre une diversité de personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les candidatures de ressortissants d’États membres non et sous-représentés (veuillez cliquer ici pour la dernière mise à jour) sont particulièrement bienvenues et vivement encouragées. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones, ainsi que les personnes handicapées, sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus grande confidentialité. Une mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés sur des postes internationaux.

L’UNESCO ne prend de frais à aucune étape du recrutement.

At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.