Portfolio Coordination and Planning Specialist

Tunisia

Organization: UNDP - United Nations Development Programme
Location: Tunisia
Grade: Level not specified - Level not specified
Occupational Groups:
- Operations and Administrations
- Project and Programme Management
- Managerial positions
Closing Date: Closed

Background

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.

UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Ancré dans le programme pays du PNUD (2021-2025), et s'appuyant sur les leçons de son portefeuille ODD16+ (2018-2023), ainsi que sur une analyse des vulnérabilités, de la dynamique des parties prenantes et des capacités, le PNUD, en collaboration avec ses partenaires nationaux, a développé un nouveau portefeuille, intitulé, "La gouvernance en tant que levier du développement socio-économique en Tunisie". Il engagera les institutions, la société civile et le secteur privé à tirer parti d'une gouvernance redevable et efficace pour accélérer le développement socio-économique par le biais d'une approche intégrée basée sur les zones qui place les personnes au centre des solutions locales. L'intervention du portefeuille part du principe qu'une société juste, sans corruption, et où les personnes vulnérables sont incluses dans la recherche de solutions à travers des partenariats entre les institutions publiques, la société civile et le secteur privé, pourrait accélérer les progrès vers la Vision 2035 de la Tunisie et son Plan de développement national 2023-2025.

Afin de soutenir les efforts du gouvernement pour mettre en œuvre des réformes prévues et à maîtriser les défis susmentionnés, le portefeuille proposé vise à contribuer au développement durable en Tunisie, et cela à travers un appui aux résultats escomptés suivants :

Effet 1 : La transparence et la redevabilité sont effectivement renforcées afin de prévenir la corruption aux niveaux local et national et de promouvoir la prestation équitable de services de qualité à la population.
Effet 2 : Les droits des personnes vulnérables au développement local et à une vie décente sont garantis grâce à un accès inclusif aux services et aux opportunités économiques.
Effet 3 : Les personnes ont accès à leurs droits et renforcent leur confiance dans des services de sécurité et de justice plus réactifs, centrés sur les personnes et respectueux des droits humains.
Effet 4 : Données produites et analysées pour assurer une gestion adaptative, une programmation de qualité et un renforcement des résultats du programme.

Position Purpose

Le PNUD adopte une approche de portefeuille afin de répondre à l'évolution des besoins opérationnels et de tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Il s'agit d'une reconnaissance de la nature interconnectée des risques et des crises de développement auxquels le monde est confronté et qui nécessitent la constitution d'équipes pluridisciplinaires en vue d'une réponse intégrée et systémique. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler au sein d'unités, de fonctions, d'équipes et de projets dans des équipes pluridisciplinaires afin d'améliorer et de permettre la collaboration horizontale.

Dans ce cadre, le PNUD recrute un.e Spécialiste de la coordination et de la planification pour coordonner et gérer l’éxecution des activités relevant du Effet 4 du portefeuille. Spécifiquement, le.la spécialiste de la coordination et de la planification du portefeuille gérera les activités liées à a) la génération de données et l'analyse de l'engagement stratégique, l'impact sur le développement et la gestion adaptative du portefeuille ; b) facilitation de l'adoption de l'approche territoriale et l'apprentissage et la gestion adaptative dans l'ensemble du portefeuille, ainsi que la mise en place d'un système de planification et de S&E ; c) Assurer une stratégie de communication et d'engagement à l'échelle du portefeuille et la mise en œuvre d'actions clées.

Le.la spécialiste de la coordination et de la planification agira sous la direction du RR/DRR et sous la supervision directe du représentant.e résident.e adjoint.e, en veillant à ce que toutes les fonctions principales soient exécutées en étroite collaboration avec l'équipe de coordination du portefeuille.

Duties and Responsibilities

Coordonner et assurer l'élaboration de plans conjoints efficaces ainsi que la mise en œuvre des actions de l’Effet 4 du portefeuille:

Gérer la planification des actions liées à l’Effet 4, y compris la formulation et les révisions périodiques du plan de travail annuel (PTA) et du budget, des plans de ressources humaines et d’achat, en coordination avec les équipes travaillant sur l’Effet 4, le portefeuille et du programme et des opérations du bureau;
En collaboration avec l'équipe de coordination du portefeuille, élaborer le plan de travail annuel de l’Effet 4, le calendrier annuel des rencontres des parties prenantes pour le portefeuille et veiller à ce qu'elles soient organisées en temps voulu (par exemple, gouvernance, apprentissage, consultation et réunions techniques) ;
Assurer le développement de plans de mise en œuvre détaillés et superviser leur exécution afin de garantir la pertinence globale et la réalisation des activités liées à l’analyse des données, à l'apprentissage, au suivi, l'évaluation et à la communication compte tenu desdélais et coûts spécifiés dans le plan de travail annuel et le budget, et selon respect des règles du PNUD, de ses procédures de gestion de programmes, des normes et des attentes des parties prenantes nationales ;
Orienter, conseiller et superviser le personnel travaillant sur l’Effet 4 relatif aux données et gestion de l'information, l'apprentissage, le suivi et l'évaluation et les fonctions de communication ;
Assurer la bonne exécution des activités administratives liées à la mise en œuvre de l’Effet 4, y compris l’achat d’équipements et de services, des, la préparation des termes de référence, l'achèvement des processus contractuels, le recrutement/sélection des consultant.e.s et des expert.e.s, et la gestion des accords financiers/transactions et leur autorisation correcte, en coordination avec le spécialiste des finances et des rapports du portefeuille et les équipes d'opérations du bureau;
Réviser techniquement et assurer la qualité des documents produits par l'équipe chargée des résultats 4, en veillant, le cas échéant, à l'intégration des conseils techniques et des contributions de l'équipe de coordination du portefeuille ; et
Veiller à ce que les interventions de l’Effet 4 intègrent la notion d’égalité entre les genres, dans la mesure où le contexte local le permet

Développer des partenariats stratégiques avec toutes les parties prenantes du portefeuille afin d'assurer la production de données et d'analyses, l'apprentissage et la communication pour assurer une gestion adaptative et l’impact:

Développer et maintenir des relations de travail solides avec tous les partenaires de développement (nationaux, donateurs et Nations unies) impliqués dans la gestion des données et l'analyse, le suivi et l'évaluation, l'apprentissage et la gestion adaptative du portefeuille afin de garantir la réalisationdes objectifs du portefeuille et promouvoir une mise en œuvre de manière inclusive;
Fournir un appui substantiel pour mettre en œuvre les réunions consultatives, Forum stratégique du portefeuille et de l'Effet 4 (à Tunis et/ou dans les régions), notamment en élaborant un ordre du jour, , les présentations de réunions et des procès-verbaux ; coordonner la soumission de documents politiques/analytiques pour les réunions du Forum stratégique, en étroite collaboration avec l'équipe de coordination du portefeuille ; et
Soutenir les efforts de mobilisation des ressources et le développement de projets, notamment en développant des produits à partager avec les partenaires du portefeuille et en soutenant l'engagement du PNUD sur des thématiques pertinentes au portefeuille.

Suivre et assurer le reporting sur les progrès accomplis dans la mise en œuvre des activités liées au résultat 4 et dans la réalisation des objectifs fixés:

Veiller à la finalisation du cadre de résultats détaillé pour le suivi et l'évaluation du portefeuille (objectifs, niveaux de référence, indicateurs) ;
Assurer la mise en œuvre des décisions et recommandations de gestion adaptative issues des boucles d'apprentissage avec les parties prenantes du portefeuille, du forum stratégique et des réunions du conseil d'administration de l’Effet 4 ;
Gérer, suivre et documenter les risques liés au résultat 4 et assurer un conseil proactif au RR/DRR et aux organes directeurs pour la prise de décision sur les actions possibles ;
Assurer la conduite en temps voulu des exercices d'évaluation à mi-parcours et finale du portefeuille, notamment en coordonnant leur conception et en assurant le suivi en temps voulu des évaluations indépendantes ;
Effectuer des visites sur le terrain, le cas échéant, pour vérifier les données, la gestion d’information et les activités d'apprentissage et fournir des mises à jour régulières sur le terrain à la direction du PNUD.
Suivre et coordonner la préparation de tous les rapports relatifs, aux bailleurs et au comité stratégique au niveau du portefeuille, conformément aux exigences du PNUD et des donateurs ;
Coordonner la clôture opérationnelle et financière appropriée du portefeuille et toute exigence liée à l'audit.

Faciliter l'approche d'apprentissage dans l'ensemble du portefeuille, en tant que membre de l'équipe de coordination:

Développer un système et des procédures en matière d'apprentissage au niveau du portefeuille (y compris l'établissement d'une boucle d'apprentissage ; la saisie des enseignements émergents sur les changements contextuels et les implications pour la pertinence du portefeuille, les voies de réalisation, les hypothèses et les groupes bénéficiaires cibles ; et assurer l'examen, l'identification et les décisions sur les adaptations requises par les organes directeurs compétents ;
Participer et assurer des contributions solides aux réseaux de connaissances du PNUD sur la gestion du portefeuille et les questions de programmation du portefeuille, y compris en préparant des rapports pour s'assurer que les connaissances et l'apprentissage sur le portefeuille et sa mise en œuvre sont partagés avec l'ensemble du PNUD et avec les parties prenantes du portefeuille ;
Veiller à ce que les besoins et les possibilités de renforcement des capacités de l'équipe de coordination du portefeuille en ce qui concerne l'apprentissage innovant et les approches en matière de données et de gestion de l'information soient identifiés et veiller à ce qu'une formation appropriée, des ateliers/retraites sur le portefeuille et d'autres activités pertinentes soient organisés et mis en œuvre de manière consultative, avec la participation d'experts techniques et de parties prenantes ;

Le.la spécialiste de la coordination et de la planification sera appelé[e] à exécuter d'autres tâches relevant de son profil fonctionnel et jugées nécessaires au bon fonctionnement du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités de supervision et de gestion :

Le coordinateur du portefeuille supervisera l’analyste des données et de la gestion de l’information, les expert.e.s en suivi et évaluation, l’expert.e en apprentissage et l'expert.e en communication au sein de l'équipe du résultat 4, et travaillera en étroite coordination avec le spécialiste du financement du portefeuille et de l'établissement de rapports

Competencies

UNDP Core Competencies
Obtenir des résultats	NIVEAU 3 : Fixer et aligner des objectifs ambitieux et réalisables pour plusieurs projets, avoir un impact durable
Penser de manière innovante :	NIVEAU 3 : Atténuer de façon proactive les risques potentiels, développer de nouvelles idées pour résoudre des problèmes complexes
Apprenez continuellement:	NIVEAU 3 : Créer et saisir les occasions d’élargir les horizons, de diversifier les expériences
S’adapter avec agilité :	NIVEAU 3 : Initier et défendre le changement de manière proactive, gérer de multiples demandes concurrentes
Agissez avec détermination :	NIVEAU 3 : Penser au-delà des tâches immédiates et des obstacles et prendre des mesures pour obtenir de meilleurs résultats
S’engager et s’associer :	NIVEAU 3 : Sens politique, naviguer dans un paysage complexe, promouvoir la collaboration interinstitutions
Favoriser la diversité et l’inclusion :	NIVEAU 3 : Apprécier les avantages de la main-d’œuvre diversifiée et promouvoir l’inclusion

Cross-Functional & Technical competencies

Thematic Area	Name	Definition
Gestion d’entreprise	Gestion de projet	Capacité à planifier, organiser et contrôler les ressources, les procédures et les protocoles afin d'atteindre des objectifs spécifiques ;
Gestion d’entreprise	Gestion des partenariats	Capacité à établir et à maintenir des partenariats avec de vastes réseaux de parties prenantes, de gouvernements, de partenaires de la société civile et du secteur privé, d'experts et autres, conformément à la stratégie et à la politique du PNUD.
Numérique et innovation	Méthodologies et pratiques agiles	Capacité à gérer des projets et des processus par le biais d'une itération, d'un apprentissage et d'une amélioration continus ; capacité à gérer des équipes interfonctionnelles qui s'organisent elles-mêmes, à favoriser une culture de curiosité et d'apprentissage au sein de l'équipe ; être agile et capable d'improviser et de s'adapter rapidement à des événements imprévus ou à des changements dans les conditions ou le contexte.
Numérique et innovation	Littératie des données	Comprendre le potentiel et les limites de l'innovation fondée sur les données ; être capable d'utiliser un ensemble de sources de données (techniques quantitatives, qualitatives ou en temps réel) afin de mieux comprendre, d'identifier des modèles pour éclairer la prise de décision ou d'identifier des possibilités d'exploration plus poussée.
Gestion d’entreprise	Communication	Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, à la fois par écrit et oralement ; à adapter les messages et à choisir les méthodes de communication en fonction du public ; capacité à gérer les communications en interne et en externe, par le biais des médias, des médias sociaux et d'autres canaux appropriés.
Business Direction & Strategy	System Thinking	Ability to use objective problem analysis and judgement to understand how interrelated elements coexist within an overall process or system, and to consider how altering one element can impact on other parts of the system
Business Management	Portfolio Management	Ability to select, prioritize and control the organization as programmes and projects, in line with its strategic objectives and capacity; ability to balance the implementation of change initiatives and the maintenance of business-as-usual, while optimizing return on investment

Required Skills and Experience

Education:

Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en administration des affaires, administration publique, économie, sciences politiques, sciences sociales ou dans un domaine connexe est requis, ou
Un diplôme universitaire de premier niveau (licence) associé à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante sera pris en considération en lieu et place du diplôme universitaire supérieur.

Experience:

Un minimum de 5 ans (avec un master) ou de 7 ans (avec une licence) d'expérience pertinente au niveau national et/ou international dans la gestion de programmes/projets pour des organisations internationales (agences des Nations unies, ONGI, etc.) est requis;
Une expérience avérée dans la coordination de portefeuilles de programmes couvrant plusieurs volets thématiques est requise, avec une capacité avérée à garder une longueur d'avance en termes de gestion des ressources et du temps nécessaires, en coordination avec les équipes techniques et de gestion ;
Une expérience pratique de la conception ou de la mise en œuvre de portefeuilles de programmes intégrés est requise ;
Une experience dans au moins un des domaines suivants : gestion adaptative ; apprentissage ; programmation par zone ; production de données et d'analyses pour le développement est requise ; une expertise dans deux domaines ou plus est un atout ;
Une expérience dans l'établissement de partenariats solides et de relations de travail entre les organisations internationales et nationales et les parties prenantes du développement est requise ;
Une expérience et une facilité avérée dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique (MS Word, Excel, etc.), de systèmes de gestion basés sur le web tels que ERP (par exemple Quantum) sont requises ;
La maîtrise du français est requise ;
La maîtrise de l’anglais ou de l'arabe est un atout.

Please note that continuance of appointment beyond the initial 12 months is contingent upon the successful completion of a probationary period.

Disclaimer

Important information for US Permanent Residents ('Green Card' holders)

Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment.

UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.

Applicant information about UNDP rosters

Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement. We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.

Non-discrimination

UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.

UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status.

Scam warning

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