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Senior Manager chef de projet HCR

Bujumbura

  • Organization: IRC - International Rescue Committee
  • Location: Bujumbura
  • Grade: Mid level - Mid level
  • Occupational Groups:
    • Project and Programme Management
    • Managerial positions
  • Closing Date: Closed

Contexte et brève historique de l’IRC

Basée à Bujumbura avec des antennes provinciales à Muyinga, Ruyigi et Gitega, l’IRC est l'une des plus grandes ONG au Burundi. Elle a pour objectif de fournir de l’aide d’urgence, des services de développement et de réintégration après les conflits, de travailler pour la protection des droits de la personne humaine et de défendre les personnes déracinées ou touchées par les conflits violents et l'oppression. L'IRC a ouvert son bureau au Burundi en 1996, répondant aux besoins urgents des personnes déplacées, en mettant l'accent sur l'assainissement de l'eau, les programmes de santé environnementale et la protection des enfants vulnérables. Avec la fin de la guerre civile burundaise en 2006 et le retour des réfugiés burundais qui en a résulté, l'IRC a fait un premier pas vers les programmes de reconstruction post-conflit.

L’IRC met en œuvre des programmes qui cherchent à satisfaire les besoins des groupes vulnérables, y compris les réfugiés et rapatriés, dans les secteurs de la Protection de l’Enfance, de la Protection et État de Droits (PED), et de la Protection et Autonomisation des Femmes et des Filles (PAF).  IRC Burundi a également un programme de relèvement économique et développement (ERD) en réponse à l'aggravation de la situation économique et de la sécurité alimentaire.

C’est dans cette optique que l’IRC, avec l’appui financier de l’UNHCR va exécuter un projet de Renforcement de la protection des enfants, des personnes plus vulnérables et des capacités communautaires pour la réduction des risques de violences sexuelle et sexiste dans le milieu des réfugiés dans les camps de Musasa et Kinama et l’optimisation de la gestion logistique.

Responsabilités

  • Sous la supervision directe du Coordinateur des Operations, le chef de Projet du Programme LSP sera basé à Bujumbura et aura comme tâches et responsabilités ci-après :

Programme LSP

  • Collecte, analyse et synthèse des rapports de tous les secteurs du LSP : Entrepôts, Carburant, Garage, à Bujumbura et dans les Sites ;
  • Préparer des rapports du Programme à envoyer au bailleur et aux programmes IRC ;
  • S’assurer de la ponctualité dans la transmission des rapports du Programme LSP ;
  • Représenter, en cas d’empêchement l dans des réunions avec le bailleur, des réunions des opérations et des Programmes ;
  • Coordonner les opérations du programme LSP pour le bon service auprès du HCR et de tous les partenaires opérationnels ;
  • Appuyer les activités des programmes sur instigation de la Directeur/trice Adjoint/e des Programmes ;
  • Effectuer des missions d’appui sur le Terrain ;
  • Faire le suivi de la mise en application et du respect des termes et des procédures standard opérationnelles ;
  • Assurer la supervision des Data Encoder (FMS, PMS) ;
  • Archiver les données de LSP ;
  • Préparer les formations et les réunions techniques de coordination du secteur LSP ;
  • Participer à des réunions du Programme LSP et produire les comptes rendus/ procès-verbaux ;
  • Elaborer tous les outils de présentations du programme sous MS Powerpoint, Adobe InDesign, Visio, Publisher, Photoshop, etc… ;
  • Conduire des évaluations et des contrôles inopinés dans le garage, Warehouse et carburant sur base mensuelle;
  • Coordonner la réalisation des inventaires cycliques sur toutes les bases.

Programme PAF, CP et PROL

  • Assurer la qualité technique de toute la programmation PAF, CP et PROL avec l’appui des TAs, managers des secteurs ;
  • Assurer un leadership technique et de gestion pour les programmes PAF, CP et Prol conformément aux meilleures pratiques et à la politique IRC ;
  • Favoriser un environnement de travail collaboratif et positif – un environnement qui encourage l'apprentissage et la croissance professionnelle des équipes WPE, CP et PROL ;
  • Veiller à ce que des systèmes éthiques et solides de collecte de données et de gestion de l'information soient en place pour une analyse, une planification, une évaluation et un plaidoyer appropriés contre les Violences faites aux femmes et filles ;
  • Concevoir et diriger en étroite collaboration avec l’officier senior une évaluation de la protection dans les camps de Kinama et Musasa, selon les besoins, afin de déterminer les lacunes et les besoins en matière de protection et d'éclairer le développement du programme;
  • Développer et entretenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes, notamment les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations Unies, les ONG internationales et locales et d'autres acteurs concernés.

 

Coordination des Sites pour les activités programme et LSP

  • Restez au courant de toutes les questions de programmation et servir de principal point de contact en matière de programmation et de coordination des sites;
  • Visiter périodiquement les sites en vue de vérifier la mise en œuvre des activités du programme et LSP et de s'assurer que les besoins logistiques et programmatiques sont satisfaits;
  • Faire un suivi des questions de programmation sur demande du personnel de programme;
  • Faire des recommandations à l’endroit des Coordinateurs (basés à Bujumbura) DDP et au Directeur Pays, en cas de besoin, en vue d'améliorer la qualité du programme (WPE, CP et PROL) et de LSP et de sa mise en œuvre;
  • Contribuer à l'élaboration de la proposition, les rapports des donateurs et à la planification stratégique sur demande.

Collaboration avec les Opérations

  • En collaboration avec le Coordinateur des Opérations, assurer le suivi des questions de logistique à la demande du personnel de terrain basé dans les différents sites;
  • S'assurer que le système d'achat est conforme aux exigences d’IRC et des donateurs;
  • Assurez que les procédures d’entrepôt d’IRC sont suivies de façon appropriée et produire un rapport au moins une fois par mois;
  • Superviser la gestion et la sécurité de tout le matériel de bureaux et des entrepôts sur toutes les bases y compris Bujumbura;
  • Assurez que les procédures de gestion des Actifs (Asset) d’IRC sont bien suivies de façon appropriée et proposer des stratégies de remplacement ou de mise en vente des équipements obsolètes.


Finances

  • Assurer le maintien de mécanisme et contrôles internes;
  • Approuver les documents financiers dans les limites de ses attributions;
  • S’assurer que toutes les politiques et procédures financières sont strictement observées et respectées;
  • Assurer la mise en œuvre des recommandations des Audits internes et externes.

Administration et planification

  • Restez au courant de toutes les questions de programmation et servir de principal point de contact en matière de programmation et de coordination des sites pour le programme (WPE, CP et PROL) et LSP;
  • Organiser l’accueil et/ou les visites du personnel d’IRC, des partenaires et des Bailleurs de fonds, Donateurs, ou tout autre visiteur dans le Pays dans le cadre du projet HCR comprenant WPE, CP, PROL et LSP;
  • Procéder à des réunions de planification et assurer la coordination de toutes les activités y relatives;
  • Participer à toutes les réunions tel que recommandé par le Directeur Pays ou les autres.

Suivi et évaluation

  • Servir de point focal pour la publication de l’information au niveau des Indicateurs du projet (WPE, CP, PROL et LSP) ;
  • Produire des rapports périodique (mensuels, trimestriels, annuels, …) de suivi des indicateurs ;
  • Effectuer des missions de suivi-Evaluation sur l’instigation du Directeur Pays/Coordinateur des opérations /Directrice Adjoint des Programmes et/ou du Grant & Partnership Coordinator et produire des rapports à cet effet.

Grants & Partnerships

  • Participer à l’élaboration des descriptifs de projets et des plans de travail ;
  • Suivi de l’utilisation du budget du projet ;
  • Participer à l’élaboration des rapports trimestriels, semestriels et annuels ;
  • Exécuter toute autre tâche lui assignée par son superviseur.

Communication

  • Point focal pour la liaison entre le Projet et les Opérations IRC ;
  • Participer aux réunions périodiques de communication de l’IRC ;
  • Faire le suivi des calendriers périodiques de communication ;
  • Elaborer tous les outils de communication du projet HCR dans le cadre de L’IRC global;
  • Exécuter toute autre tâche lui assignée par son superviseur.

Coordination & Représentation

  • Développer et entretenir activement des relations de travail efficaces avec les principales parties prenantes, notamment les donateurs, les acteurs gouvernementaux, les agences des Nations Unies, les ONG internationales et locales et d'autres acteurs concernés;
  • Veiller à ce que les préoccupations et les défis du terrain soient portés à la connaissance des parties prenantes concernées afin de promouvoir des normes et des procédures qui systématisent la manière dont les programmes sont mis en œuvre et coordonnés au niveau du terrain;
  • Mener un plaidoyer de haut niveau auprès des agences homologues, du gouvernement et d'autres parties prenantes pour promouvoir la fourniture de services de réponse inclusifs et de haute qualité contre les violences faites aux femmes et filles.

Supervision et développement du personnel

  • Entretenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l'équipe, en promouvant un fort esprit d'équipe et en fournissant une supervision et des conseils pour permettre au personnel de réussir dans leurs postes ;
  • Assurer la supervision des Seniors officiers LSP Bujumbura, Ruyigi, Muyinga et le Senior Officier WPE, CP, PROL;
  • Diriger en étroite collaboration avec l’officier senior le recrutement du personnel PAF, CP et PBS, en coordination avec les RH, la direction et les unités techniques CP, PAF et PROL;
  • Garantir des opportunités de formation et de renforcement continu des capacités du personnel en matière de compétences techniques et de gestion de projet.
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