Assistant(e) de suivi (Tadjourah et Ali-Sabieh), SC4 - 3 postes

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

A PROPOS DU PAM DJIBOUTI

La stratégie du PAM à Djibouti est alignée sur Djibouti Vision 2035 et prend en compte les stratégies régionales de l'Union africaine, en particulier l'Agenda 2063 et la Déclaration de Malabo sur la croissance agricole accélérée, et les stratégies sous-régionales de l'IGAD. Il est également aligné sur le PNUAD pour 2018-2022 et s'appuie sur les recommandations pertinentes de l'examen stratégique Faim zéro. La lutte contre la pauvreté est une voie majeure pour lutter contre l'insécurité alimentaire à Djibouti. Le potentiel agricole est limité, mais les secteurs de l'agriculture, de l'élevage et de la pêche offrent des opportunités d'assistance directe aux ménages ruraux exposés à l'insécurité alimentaire et à la malnutrition.

Les deux piliers de la stratégie du PAM sont les suivants :

• Fournir un emploi équitable aux femmes et aux hommes dans les ménages les plus vulnérables ; 

• Utiliser des filets de sécurité pour assurer l'accès à une assistance qui répond aux besoins de base, y compris pour la sécurité alimentaire.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le/la titulaire du poste devra être en mesure de travailler avec un minimum de supervision. On attend du/de la titulaire qu'il/elle produise des travaux techniques et des rapports structurés et précis. Il/elle aura la charge de donner des orientations sur les pratiques courantes à d'autres membres du personnel et à des partenaires travaillant dans son domaine d'activité (suivi & évaluation). Le titulaire travaillera sous la supervision conjointe du/de la Chef de sous-bureau et du/de la Chef de l’unité RAM.

OBJECTIF DU POSTE

Assurer des activités de suivi dans la zone d'intervention considérée, produire et transmettre des rapports pour aider à mener des programmes d'assistance de manière efficace.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)

Suivi
1.    Vérifier les mouvements et les distributions planifiés d'articles alimentaires ou non alimentaires et communiquer les problèmes ou les écarts constatés au ou à la responsable hiérarchique, afin de trouver une solution diligente et de s'assurer que la quantité distribuée et les opérations de distribution sont conformes aux normes du PAM.
2.    Gérer les fichiers d'information et les documents relatifs au plan de suivi, comme l’enregistrement des mouvements des produits et les listes de vérification concernant les programmes, afin d'aider à livrer et à distribuer les articles alimentaires et non alimentaires de manière efficace.
3.    Regrouper les données relatives aux programmes d'assistance conformément aux orientations claires qui ont été données, afin de faciliter l'examen des programmes et la prise de décisions en connaissance de cause.
4.    Assurer la liaison avec les partenaires coopérants et le personnel du PAM afin d'obtenir des informations et des observations susceptibles d'être utilisées pour faciliter l'examen des programmes et améliorer les services.
5.    Recevoir et regrouper les observations et les informations transmises par les partenaires coopérants et les bénéficiaires, afin de détecter des problèmes éventuels et de favoriser la conduite d'opérations efficientes.
6.    Donner aux partenaires coopérants des orientations sur les pratiques opérationnelles ainsi que sur les outils et les méthodes de suivi appliquées par le PAM pour les aider à effectuer des tâches d'autosurveillance et contribuer à rendre le PAM visible dans les zones d'intervention.
7.    Établir des rapports de mission pour décrire la mise en œuvre des programmes.
8.    Appliquer les processus et les procédures qui ont été définis pour la fourniture de l'assistance alimentaire d'urgence.

Mécanisme de retour d’information (CFM)
9.    Faire remonter toutes les questions des bénéficiaires qui utilisent les différents canaux de gestion des plaintes, en traitant chaque bénéficiaire avec respect et politesse, dans le respect du principe de confidentialité et en tenant compte de la sensibilité des personnes. 
10.    Garantir la confidentialité et la sécurité de toutes les plaintes reçues.
11.    S'assurer que tous les commentaires et plaintes reçus sont classés, enregistrés dans la base de données et traités de manière diligente à travers les canaux appropriés jusqu'à ce que chaque problème soit résolu et chaque dossier soit clos.
12.    Envoyer des rapports internes et précis à la personne responsable concernée. Les rapports seront soumis de manière hebdomadaire ou quotidienne selon l'urgence de la plainte et seront accompagnés de recommandations mensuelles, si nécessaire.
13.    Soutenir l'équipe de communication dans la diffusion de documents de communication appropriés qui encouragent l'utilisation des mécanismes de retour d’information ou la transparence.
14.    Effectuer d'autres tâches connexes selon les besoins et/ou à la demande du superviseur
 

CADRE DE LEADERSHIP COMPORTEMENTS

Montrer l'exemple en faisant preuve d'intégrité
•    Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM - Démontrer et encourager les autres à respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.
•    Respecte les autres et valorise la diversité - Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif, et encourage les autres à faire de même.
•    Reste concentré et calme sous la pression - Reste concentré et calme sous la pression et encourage les autres à faire de même
•    Fait preuve d'humilité et de volonté d'apprendre - Fait preuve d'humilité et de volonté d'apprendre et de partager ses connaissances, en recherchant fréquemment un retour d'information et en y donnant suite, et en saisissant les occasions de se perfectionner.

Obtient des résultats et respecte ses engagements
•    Fournit des résultats pour un impact maximal - Se tient et/ou tient les autres responsables de la fourniture des résultats.
•    Déléguer de manière appropriée - Obtenir des résultats par rapport aux tâches déléguées et demander des conseils et du soutien si nécessaire.
•    S'adapte facilement au changement - Réagit facilement au changement en ajustant son travail si nécessaire

Favorise l'inclusion et la collaboration
•    Est ouvert à tous et collabore - Favorise le travail d'équipe ouvert à tous et la sécurité psychologique en partageant les idées et en soulevant ouvertement les problèmes
•    Donne un retour d'information constructif et en temps utile - Favorise le développement des autres en donnant un retour d'information constructif et en temps utile
•    Construit et partage de nouvelles perspectives - Écoute attentivement les autres pour saisir, apprendre, construire et partager de nouvelles perspectives.

Applique la réflexion stratégique
•    Communique et réalise la vision du PAM - Réalise la vision du PAM et est capable d'expliquer comment ses objectifs soutiennent cette vision
•    Adopte la curiosité et de nouvelles façons de faire les choses - Fait preuve de curiosité et propose de nouvelles façons de faire les choses, le cas échéant.
•    Analyse et évalue les données - Recueille des données et partage ses connaissances pour éclairer la prise de décision au sein de l'équipe.
•    Tient compte de l'impact des décisions - Met en œuvre les décisions et pose des questions pour en comprendre l'impact sur des objectifs plus larges.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Formation:    Diplôme de fin d’études secondaires. Un diplôme d’étude supérieur serait un atout.

Experience: Au moins 4 ans d'expérience, dont 2 dans le domaine concerné, sont souhaitables.
Connaissances linguistiques:    Maîtrise du français oral et écrit. Une bonne connaissance des langues locales est requise. Une bonne connaissance de l'anglais est un atout.

LES EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L'ENTRÉE DANS LA FONCTION

•    Excellente capacité de communication, de coordination et de rédaction.
•    Expérience de l'analyse des données sur les produits et les effets directs.
•    Connaissance générale des systèmes et des normes du PAM en matière de suivi et d'évaluation.
•    Expérience pertinente en matière de responsabilité, notamment dans les mécanismes de gestion des plaintes.

TERMES ET CONDITIONS

Type de contrat : Contrat de service, SC-4

Unité/Division : Programme

Lieu d'affectation (ville, pays) : Tadjourah et Ali Sabieh, Djibouti 

Durée : 1 an renouvelable (Sur la base de performances satisfaisantes, des besoins organisationnels et de la disponibilité des fonds)

DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES

Date limite de dépôt des candidatures : 07 avril 2024

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Le PAM a une approche de tolérance zéro à l'égard des comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. La fausse déclaration des informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou la résiliation de l'emploi.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l'application de la loi pour qu'elles prennent les mesures appropriées.