Logistics Assistant (Commodity Accounting), G5

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. Il s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans distinction de race, de couleur, d'origine nationale, d'origine ethnique ou sociale, d'information génétique, de sexe, d'identité et/ou d'expression sexuelle, d'orientation sexuelle, de religion ou de croyance, de statut VIH ou de handicap.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées !

A PROPOS DU PAM DJIBOUTI

La stratégie du PAM à Djibouti est alignée sur Djibouti Vision 2035 et prend en compte les stratégies régionales de l'Union africaine, en particulier l'Agenda 2063 et la Déclaration de Malabo sur la croissance agricole accélérée, et les stratégies sous-régionales de l'IGAD. Il est également aligné sur le PNUAD pour 2018-2022 et s'appuie sur les recommandations pertinentes de l'examen stratégique Faim zéro. La lutte contre la pauvreté est une voie majeure pour lutter contre l'insécurité alimentaire à Djibouti. Le potentiel agricole est limité, mais les secteurs de l'agriculture, de l'élevage et de la pêche offrent des opportunités d'assistance directe aux ménages ruraux exposés à l'insécurité alimentaire et à la malnutrition.

Les deux piliers de la stratégie du PAM sont les suivants :

• Fournir un emploi équitable aux femmes et aux hommes dans les ménages les plus vulnérables ; 

• Utiliser des filets de sécurité pour assurer l'accès à une assistance qui répond aux besoins de base, y compris pour la sécurité alimentaire.

CONTEXTE ET OBJECTIF DE LA MISSION

Mettre en œuvre les processus et les activités de logistique et de la chaîne d'approvisionnement standard bien définis afin de permettre une livraison efficace des biens et des services pour toutes les modalités de livraison.

RESPONSABILITÉS/RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive)

1.    Travailler sur les entrées de données dans les systèmes corporatifs du PAM, en s'assurant qu'elles sont exactes et que les passifs et les actifs sont comptabilisés à tout moment.
2.    Servir de point focal pour la saisie des données dans les systèmes du PAM et assurer la communication en temps utile des préoccupations relatives aux transitions.
3.    Exécuter les transactions et veiller à ce qu'elles soient effectuées conformément aux processus opérationnels standard et aux lignes directrices de l'organisation.
4.    Servir de point focal pour les bureaux et préparer les entrées du système pour les inventaires physiques, y compris la vérification et la réconciliation dans le système avant la date limite de clôture.
5.    En étroite liaison avec le programme du CO, servir de point focal pour les rapprochements trimestriels et annuels entre LESS et COMET. 
6.    Contribuer à l'élaboration du rapport annuel par pays et de tout autre cycle de rapport requis.
7.    Être responsable du suivi des activités de comptabilité des produits de base dans des bureaux de zone spécifiques et veiller à ce que les données relatives aux stocks soient exactes.
8.    Préparer et diffuser les ventes de stocks (interne) et soutenir les transactions. Effectuer des entrées de données précises et en temps voulu dans le système d'entreprise du PAM afin de garantir la continuité des activités.
9.    Assurer le suivi de la confirmation des lettres de voiture et de l'inclusion des données dans les systèmes du PAM.
10.    Aider à la gestion des utilisateurs et des lieux de stockage dans les systèmes d'inventaire du PAM.
11.    Assurer la liaison avec l'équipe de planification des transports pour la délivrance en temps utile des documents de transport tels que les STO/LTI aux transporteurs pour les transferts lorsque cela est nécessaire.
12.    Rassembler les données et contribuer à la préparation de rapports précis et opportuns sur les activités logistiques, afin de contribuer à la cohérence des informations relatives aux distributions de nourriture et aux registres d'inventaire.
13.    Fournir un soutien régulier à toutes les unités logistiques afin de s'assurer que les données sont maintenues à jour dans le système LESS.
14.    Contrôler la qualité des données et prendre des mesures correctives pour rectifier les données mal saisies et veiller à ce que les temps d'arrêt soient réduits au minimum.
15.    Fournir des analyses de données et des rapports sur les mouvements de stocks et assurer un suivi en cas de désalignement.
 

CADRE DE LEADERSHIP COMPORTEMENTS

Montrer l'exemple en faisant preuve d'intégrité
•    Respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM - Démontrer et encourager les autres à respecter les valeurs, les principes et les normes du PAM.
•    Respecte les autres et valorise la diversité - Valorise la diversité en utilisant un langage respectueux et inclusif, et encourage les autres à faire de même.
•    Reste concentré et calme sous la pression - Reste concentré et calme sous la pression et encourage les autres à faire de même
•    Fait preuve d'humilité et de volonté d'apprendre - Fait preuve d'humilité et de volonté d'apprendre et de partager ses connaissances, en recherchant fréquemment un retour d'information et en y donnant suite, et en saisissant les occasions de se perfectionner.

Obtient des résultats et respecte ses engagements
•    Fournit des résultats pour un impact maximal - Se tient et/ou tient les autres responsables de la fourniture des résultats.
•    Déléguer de manière appropriée - Obtenir des résultats par rapport aux tâches déléguées et demander des conseils et du soutien si nécessaire.
•    S'adapte facilement au changement - Réagit facilement au changement en ajustant son travail si nécessaire

Favorise l'inclusion et la collaboration
•    Est ouvert à tous et collabore - Favorise le travail d'équipe ouvert à tous et la sécurité psychologique en partageant les idées et en soulevant ouvertement les problèmes
•    Donne un retour d'information constructif et en temps utile - Favorise le développement des autres en donnant un retour d'information constructif et en temps utile
•    Construit et partage de nouvelles perspectives - Écoute attentivement les autres pour saisir, apprendre, construire et partager de nouvelles perspectives.

Applique la réflexion stratégique
•    Communique et réalise la vision du PAM - Réalise la vision du PAM et est capable d'expliquer comment ses objectifs soutiennent cette vision
•    Adopte la curiosité et de nouvelles façons de faire les choses - Fait preuve de curiosité et propose de nouvelles façons de faire les choses, le cas échéant.
•    Analyse et évalue les données - Recueille des données et partage ses connaissances pour éclairer la prise de décision au sein de l'équipe.
•    Tient compte de l'impact des décisions - Met en œuvre les décisions et pose des questions pour en comprendre l'impact sur des objectifs plus larges.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Éducation:    Diplôme d'études secondaires. Un certificat d'études post-secondaires dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.

Expérience:    

• Expérience de l'utilisation des systèmes d'entreprise pour surveiller les expéditions en cours, les informations sur les pipelines, les réclamations d'assurance et les stocks alimentaires.
• Expérience de l'analyse de données (sur les matières premières, les fonds, etc.) et de la rédaction de rapports.
• Expérience dans la mesure de la performance des fournisseurs de services par rapport à des indicateurs clés de performance définis.
• Expérience de l'aide à la préparation de documents contractuels.
• Expérience dans la prestation d'un soutien technique aux entreprises dans le domaine des systèmes d'entreprise.

Traduction:    Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue de l'ONU en usage dans le lieu d'affectation et dans la langue du lieu d'affectation, si elle est différente.
 

LES EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L'ENTRÉE DANS LA FONCTION

•    A facilité la communication avec des équipes techniques (nutrition, analyse et cartographie de la vulnérabilité, etc.).
•    A contribué à la mise en œuvre de programmes.
•    A observé ou facilité des discussions sur l’action à mener.

TERMES ET CONDITIONS

Type de contrat : Contrat à durée déterminée G5

Unité/Division : Chaîne d'approvisionnement/Logistique

Lieu d'affectation (ville, pays) : Djibouti, Djibouti

Durée : 1 an renouvelable (Sur la base de performances satisfaisantes, des besoins organisationnels et de la disponibilité des fonds)

DATE LIMITE POUR LES CANDIDATURES

Date limite de dépôt des candidatures : 07 avril 2024

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Le PAM a une approche de tolérance zéro à l'égard des comportements tels que la fraude, l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l'abus d'autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par des tiers. Les candidats sélectionnés devront également fournir des informations supplémentaires dans le cadre de l'exercice de vérification. La fausse déclaration des informations fournies lors du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou la résiliation de l'emploi.

Le PAM ne demandera aucun paiement à aucun stade du processus de recrutement, y compris au stade de l'offre. Toute demande de paiement doit être refusée et signalée aux autorités locales chargées de l'application de la loi pour qu'elles prennent les mesures appropriées.