Procurement Assistant
Niamey | Diffa
- Organization: IRC - International Rescue Committee
- Location: Niamey | Diffa
- Grade: Administrative support - Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education
-
Occupational Groups:
- Administrative support
- Procurement
- Closing Date: Closed
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 50 countries and more than 25 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
Sommaire
Sous la supervision du Supply Chain Officer, Le/la Procurement Assistant /te est responsable de la bonne gestion de toutes les fonctions liées à l'approvisionnement au sein du bureau de l'IRC Diffa. La chaîne d'approvisionnement doit être capable d'approvisionner rapidement les Programmes en fournitures, services et équipements en conformité avec les politiques et procédures de l’organisation.
Principales responsabilités
- Veillez à ce que les demandes d’Exonérations soient soumises à temps et bien archivées ;
- Veiller à ce que l'approvisionnement se fasse en conformité avec les politiques de l'IRC et celles des bailleurs de fonds ;
- Se concerter avec le service financier, le service administratif et le département des programmes pour assurer un paiement en temps voulu et des documents de support complets et vérifiables ;
- Veiller à ce qu'un processus d'approvisionnement transparent et réactif soit mis en œuvre et maintenu ;
- Assurer la communication courante, la coordination et la planification avec le personnel/les programmes concerné qui en fait la demande pour ce qui est de la commande et de la livraison de fournitures ;
- Veiller à ce que toutes les fournitures, tous les services et équipements requis soient livrés à temps ;
- Informer le Gestionnaire Achat des problèmes ou des améliorations en matière d'approvisionnement ;
- Demander des cotations auprès des fournisseurs des domaines spécifiques et de façon transparente et concurrentielle ;
- Toutes les autres missions ou tâches déléguées par le Responsable Achat.
Livrables escomptés :
- Créer et/ou maintenir une liste complète des prix pour les marchandises, services et équipements achetés par l'IRC ;
- Maintenir le système de suivi des demandes d'achat sur le logiciel d’achats d’IRC ;
- Transmission des documents (Contrat, Bon de Commande …) pour approbation ;
- Faire la demande de paiements des dossiers fournisseurs et transmettre à la finance pour règlement ;
- Assurer l’archivage des dossiers Achat par T1.
- Avoir Bac+2 dans le domaine logistique ou équivalent au minimum ;
- Avoir une bonne connaissance des procédures et pratiques génériques en matière d'approvisionnement (une expérience au sein de l'IRC ou d'une autre ONG est un plus) ;
- Connaissance de la législation/des principales réglementations locales imposées par les bailleurs de fonds souhaitée ;
- Deux ans d'expérience dans l'approvisionnement, dont au moins un an à un poste similaire ;
- Titulaire d'un permis de conduire en cours de validité ;
- Bonne connaissance de l'anglais oral et écrit ;
- Maîtrise de l'outil informatique, notamment des tableurs.
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
This vacancy is now closed.