Associé(e) Administrative - G6 Travel, Events & Protocol focal point

CONTEXTE :

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire mondiale qui lutte contre la faim dans le monde entier. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche affamer et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, peuvent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :

Pour appuyer son Bureau de Brazzaville, le PAM recherche un(e) associé (e) Administratif (ive) capable d’aider à l'adoption et au maintien de pratiques administratives efficaces axées sur les besoins des bénéficiaires des services et l'utilisation optimale des ressources. Le titulaire doit effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

Sous la Supervision générale du Responsable de l'unité ou du Chargé (e) de l'administration, ou de son ou sa suppléant(e), l’assistant Administratif (ve) doit assumer la responsabilité de la bonne mise en œuvre de diverses procédures et activités nécessitant qu’il interprète dans une certaine mesure les orientations et pratiques standard à sa disposition. Il doit pouvoir recommander des lignes d’action à ses collègues à divers échelons et peut assigner des tâches à d’autres membres du personnel d’appui.

L’assistant(e) Administratif (ive) (Gestion de voyage, évènement et Protocol) sera responsable de :

1. Procéder aux réservations des vols commerciaux en faveur du personnel PAM et à l'achat des billets 14 jours avant le début des voyages
2. Créer /vérifier le Trip Doc pour le voyageur et soumission aux Finances pour paiement, dès approbation des plans de missions
3. Rappeler au staff pour la soumission de leur TECs er procéder à la clôture des Trip Document
4. Générer, analyser et soumettre les rapports mensuels sur le Travel de tout le Pays
5. Paiement de toutes les factures d'achat de billets d'avion dans un délai de 30 jours
6. Recevoir les relevés du Travel Agent et procéder aux réconciliations au plus tard le 10 du mois suivant
7. Réserver les chambres d’hôtel pour le staff PAM en mission officielle en RCO et selon la politique du PAM
8. Jouer le rôle de point focal pour les ateliers organisés au CO impliquant les déplacements de staff des bureaux de terrain
9. Recevoir, accompagner et saluer les délégations officielles et les invites du gouvernement.
10. Aider a organiser l’accueil et d’autres arrangements logistiques pour les délégations en visite et les invites du gouvernement.
11. Assurer la liaison avec le bureau régional ou le siège concernant les visiteurs internationaux.
12. Préparer des réunions avec les responsables locaux en coordination avec le ministère des affaires étrangères, d’autres agences des Nations Unis ou d’autres personnes.
13. Coordonner avec le MINAFET pour obtenir les visas pour les invites et préparer les documents nécessaires.
14. Fournir une assistance protocolaire pour les activités du chef du bureau et d’autres hauts représentants du bureau selon les besoins.
15. Organiser les déplacements extérieurs des missions (hébergement, visa etc..)
16. Superviser la gestion des voyages et des évènements pour le RCO.
17. Accomplir toutes autres tâches recommandées par le superviseur.