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Réceptionniste-Agent de liaison NPSA2

Algeria

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Algeria
  • Grade: Administrative support - NPSA-2, National Personnel Services Agreement
  • Occupational Groups:
  • Closing Date: Closed

III.         Champ d'application

 

  • Fournir un service d’accueil et de communication téléphonique de qualité ;
  • Maintenir la liste du personnel et le registre des visiteurs ;
  • Assurer la liaison entre les agents de sécurité de la société de gardiennage et l'UNDSS pour assurer la coordination et la communication efficace en matière de sécurité
  • Contribuer à la distribution du courrier arrivée  ;
  • Faire le monitoring de tous les visiteurs ; les assister et les orienter. Fournir aux visiteurs des informations exactes relatives au PNUD/ONU.
  • Assurer le suivi et Coordonner avec l’associée administratif la maintenance et l’entretien des systèmes CCTV, contrôle d’accès, centrale incendie et extincteurs.
  • Fournir un soutien logistique lors des exercices d'évacuation ou d'autres simulations de sécurité, en coordination avec les agents de sécurité de la société de gardiennage et l’UNDSS

 

IV.  Arrangement institutionnel

 

Le poste est placé sous la responsabilité de l'assistant administratif du PNUD. 

 

Impact des résultats 

 

Les résultats clés auront un impact sur l’accueil à la réception du bureau et des services téléphoniques en terme de qualité et d’exactitude du travail accompli. L’entrée de données exactes, la présentation d’information et l’approche orientée vers les clients rehausse la capacité du SNU et du PNUD dans la provision de services administratifs de qualité.

 

V. Compétences

 

 

Core
Achieve Results: LEVEL 1: Plans and monitors own work, pays attention to details, delivers quality work by deadline
Think Innovatively: LEVEL 1: Open to creative ideas/known risks, is pragmatic problem solver, makes improvements 
Learn Continuously: LEVEL 1: Open minded and curious, shares knowledge, learns from mistakes, asks for feedback
Adapt with Agility: LEVEL 1: Adapts to change, constructively handles ambiguity/uncertainty, is flexible 
Act with Determination:  LEVEL 1: Shows drive and motivation, able to deliver calmly in face of adversity, confident
Engage and Partner: LEVEL 1: Demonstrates compassion/understanding towards others, forms positive relationships
Enable Diversity and Inclusion: LEVEL 1: Appreciate/respect differences, aware of unconscious bias, confront discrimination 

Cross-Functional & Technical competencies (insert up to 7 competencies) 

Thematic Area Name Definition
Business Management  Communication Ability to communicate in a clear, concise and unambiguous manner both through written and verbal communication; to tailor messages and choose communication methods depending on the audience Ability to manage communications internally and externally, through media, social media and other appropriate channels
Business Management  Customer Satisfacion/Client Management  Ability to respond timely and appropriately with a sense of urgency, provide consistent solutions, and deliver timely and quality results and/or solutions to fulfil and understand the real customers' needs. Provide inputs to the development of customer service strategy. Look for ways to add value beyond clients' immediate requests. Ability to anticipate client's upcoming needs and concerns.
Administration and Operations  Documents and records management

Overall document (hard or electronic) management; registry and retention policy including storing and archiving 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.           Qualifications:

 

Niveau d'études minimum requis

L'enseignement secondaire est requis.

 

Expérience professionnelle requise Un minimum de deux ans (avec l'enseignement secondaire) d'expérience professionnelle pertinente et progressive dans une fonction similaire est requis.
Compétences requises
  • L'expérience et la compréhension des processus et des méthodes de travail liés au poste sont requises.
  • Bonne maîtrise des outils informatiques (Windows, Office) et des moyens audiovisuels et de communication (internet, courrier électronique, téléconférence).

 

 

Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences
  • Expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.), 
  • Expérience avec le PNUD ou les Nations Unies est un atout
  • Une expérience dans le domaine de la sécurité est souhaitable. 

 

 

Langue(s) requise(s) Maîtrise du français et de l’arabe est requise 
Certificats professionnels requis N/A

 

7.       Documents requis:

 

  1. CV personnel ou P11, indiquant tous les postes occupés précédemment et leurs principales fonctions, leur durée (mois/année), les qualifications, ainsi que les coordonnées (adresse e-mail et numéro de téléphone) du/ de la candidat.e, et au moins trois (3) références professionnelles les plus récentes de superviseurs précédents. Les références peuvent également inclure des collègues.
  2. Une lettre de motivation (1 page maximum) indiquant les raisons pour lesquelles le/la candidat/e considère qu'il/elle est apte à occuper le poste
  3.  Les superviseurs peuvent demander (de manière ad hoc) tout autre document pertinent pour évaluer la pertinence de l'expérience du/de la candidat.e, tels que des rapports, des présentations, des publications, ou d'autres supports.
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