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Spécialiste de l’Administration (NOC) Dakar, Sénégal # A100621

Dakar

  • Organization: UNICEF - United Nations Children’s Fund
  • Location: Dakar
  • Grade: Mid level - NO-C, National Professional Officer - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
  • Closing Date: 2024-05-26

Le (la) titulaire du poste assurera la planification, la coordination des services logistiques, de courrier et la gestion des services généraux dans la maison des Nations Unies.

UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n’abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, de l'espoir

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l'Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l'ONU chargés du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique centrale.  

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l'agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d'Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l'efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.  

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d'une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l'équipe UNICEF CBO (Commun Back Office). 

L'équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, et d'informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s'élargir au fur et à mesure que l’Agenda d'Efficacité de l'ONU se développe.  

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s'efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.  

L'équipe UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

Comment pouvez-vous faire la différence ?  

Résumé des principales fonctions et responsabilités 

Sous la supervision directe du Facility Manager et sous la direction générale du Chef CBO (Common Back Office), le (la) titulaire du poste sera responsable des taches suivantes : 

Gestion de la Réception et des accueils

  • S’assurer de la fluidité et de la circulation dans toute l’enceinte de la Maison des Nations Unies y compris s’assurer que les halls soient soigneusement rangés, propres, et très bien tenus.
  • Garantir une expérience visiteur satisfaisante, incluant un service d'accueil et de réception de qualité.
  • Coordonner avec le personnel de sécurité pour autoriser et gérer l'accès des visiteurs.
  • Assurer la tenue à jour régulière du calendrier de visite du personnel.
  • Communiquer efficacement avec les services internes et les parties prenantes externes sur les derniers protocoles de sécurité pour les visiteurs.

Services Logistiques, Courriers et Envois Diplomatiques

  • Superviser et s’assurer de la bonne gestion des services de réception et de stockage de matériel, marchandise et de courrier.
  • S’assurer de la bonne gestion des prestataires de services commerciaux, être le point focal et s’assurer que leurs besoins sont pris en compte.
  • Superviser la gestion des prestataires de services externes pour la gestion quotidienne du stockage dans les locaux de la Maison des Nations Unies, notamment faire en sorte que les biens soient stockés conformément aux bonnes pratiques de gestion des stocks avec un inventaire approprié et des rapports bien détaillés.
  • S’assurer que la gestion des opérations d'envoi et de réception du courrier et des envois diplomatiques soit efficaces et se déroule selon les normes.
  • Coordonner avec les unités techniques concernées pour les transmissions en s'assurant d'un emballage adéquat et d'un mode d'expédition adéquat, en particulier pour les envois en chaîne du froid.
  • Contribuer à la révision et à la mise à jour des procédures opérationnelles standardisées (SOPs) pour tous les domaines couverts par l'unité administrative, y compris la gestion du stockage, et veiller à la mise en œuvre en temps voulu et correcte de ces SOPs.
  • Effectuer d'autres tâches liées à la logistique assignée.

Gestion des Espaces

  • Superviser les services de nettoyage et d’archivage.
  • Référer toute maintenance nécessaire aux ingénieurs, aux prestataires externes et/ou au département informatique.
  • Veiller à ce que les locaux de bureau soient bien gérés et entretenus.
  • Effectuer des tâches administratives au besoin.

Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l'amélioration des services à la clientèle.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous justifiez des qualifications suivantes...

Éducation        

  • Diplôme universitaire (Master) en gestion des affaires, administration, finance ou tout autre domaine pertinent. 

  • Minimum de cinq ans d'expérience pertinente dans la gestion Administrative, la gestion des affaires, la planification dans un bâtiment institutionnel (Ambassade, Gouvernement, INGO)
  • Solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
  • Excellentes compétences en communication et en relation interpersonnelle, avec la capacité de travailler efficacement avec diverses parties prenantes.
  • Maîtrise des outils informatiques.
  • La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais sont requises. La connaissance d'une langue locale est un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez les 

Valeurs de base

  • Bienveillance
  • Respect
  • Intégrité
  • Confiance
  • Responsabilité
  • Durabilité

Compétences fondamentales 

  • Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (2)
  • Travailler de façon Collaborative (2)
  • Établir et entretenir des partenariats (2)
  • Innover et épouser le changement (2)
  • Pense et agit de manière stratégique (2)
  • S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)
  • Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)
  • Accompagner, Diriger et encadrer le personnel (1)

Pour consulter notre cadre de compétences, veuillez-vous rendre à l'adresse suivante here.

Compétences additionnelles

  • Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
  • Souci du client: S'efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et précise.
  • Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation.
  • Adaptabilité : S'adapte à l'évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.
  • Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB : UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

L'UNICEF est là pour servir les enfants les plus défavorisés du monde et notre main-d'œuvre mondiale doit refléter la diversité de ces enfants. La famille de l'UNICEF s'engage à inclure tout le monde, indépendamment de sa race/ethnie, de son âge, de son handicap, de son identité de genre, de son orientation sexuelle, de sa religion, de sa nationalité, de son milieu socio-économique ou de toute autre caractéristique personnelle.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies à 30 kilomètres du centre de Dakar.

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.