Associado/a de Aquisições

1. Serviços de apoio a aquisições transnacionais

2. Planejamento de aquisições, requisições e abastecimento

3. Processos de licitação

4. Administração de contrato

5. Gerenciamento de equipes

6. Construção e Compartilhamento de conhecimento

Sob a orientação e a supervisão direta do Oficial de Aquisições do Escritório do Brasil e em coordenação com a equipe de Aquisições da MCO (Multy Country Office), o(a) Associado(a) de Aquisições é responsável pela prestação eficaz de serviços de aquisição de Bens, Projetos, Obras e Serviços relacionados à infraestrutura (construção, obras civis), empregando as melhores práticas em aquisições públicas internacionais, de acordo com as regras e regulamentos de aquisições do UNOPS e com o gerenciamento adequado do grau de riscos envolvidos na aquisição.

Ele/ela analisa e interpreta as respectivas regras e regulamentos do UNOPS e a legislação local em vigor e fornece soluções para uma ampla gama de questões e aspectos relacionados aos processos de aquisição de construção.

Em particular, ele/ela realizará as atividades descritas abaixo:

Executa uma variedade de atividades de suporte de aquisição transacional, garantindo a conformidade com as regras, regulamentos, políticas e estratégias do UNOPS, incluindo o seguinte:

• Planejamento de compras; estudos de mercado para identificação de potenciais fornecedores; definição de requisitos gerais e específicos de antecedentes de fornecedores/empreiteiros: revisão desde o ponto de vista de aquisições das condições dos serviços a contratar (fornecimento de bens, serviços de consultoria, obra), incluindo especificações técnicas/termos de referência, requisitos de qualidade, requisitos de equipamentos (equipe técnica, materiais, máquinas, etc.) e demais aspectos relacionados aos parâmetros de contratação;

• Incorporação das etapas necessárias para inserir a sustentabilidade no processo de compras.

• Integralidade das submissões aos Comitês de Contrato e Propriedade (CPCs).

• Completude da documentação para preparação / processamento de Pedidos de Compra, Contratos, LTAs ou suas Emendas.

• Fornecimento de pesquisas / dados solicitados sobre o fornecimento de mercado por meio da realização de pesquisas de mercado de rotina para determinar as fontes de suprimentos, usando fontes internas e externas;

• Montagem / aprimoramento e manutenção da base de dados de fornecedores locais, garantindo atualização regular dos dados.

• Bancos de dados de informações, todos os arquivos e registros de compras atualizados e mantidos.

• Relatórios de status gerados, conforme necessário.

• Disponibilidade de todos os documentos de suporte para fins de auditoria e revisão. 

Suportar administrativa e tecnicamente os processos de planejamento, requisições / aquisições e suporte de sourcing do escritório, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Colaboração com o pessoal e gerentes de projetos na preparação de seu plano de aquisições, adjudicação, administração e monitoramento de todos os assuntos relacionados a aquisições para a área geográfica / atividade de projeto determinada.

• Manutenção e atualização de processos de acompanhamento de compras de projetos e fornecimento de feedback sobre pedidos de compras ao escritório solicitante;

• Disponibilização de propostas à entidade solicitante sobre modalidades de fornecimento de bens, obras e serviços, incluindo prazos de contratação para cada etapa;

• Revisão de requisições para integridade;

• Revisão  de especificação adequada e completa de equipamentos e materiais, Job Profiles e Statement of Works para RFP, RFQ e ITB, garantindo liberação / aprovação pelas respectivas unidades das solicitações.

• Ligação constante com fornecedores e consignatários até que a entrega segura das mercadorias seja alcançada.

• Redação de cartas, memorandos, e-mail, etc .; monitoramento do progresso e ligação com fornecedores durante todo o ciclo de compras; investigação e resolução de problemas pós-aquisição e de relatórios de progresso em questões de aquisições;

• Comunicação formal e efetiva relacionada a perguntas de projetos, clientes, empresas, etc., em relação a questões relacionadas com aquisições

• Elaboração de relatórios  sobre questões de compras;

• Si es requerido o necesario Articulação com a unidade de logística ou projetos no recebimento de mercadorias, equipamentos e serviços visando a obtenção de relatório de entrega adequado, RIR (Relatório de Recebimento e Inspeção), ou certificados pertinentes e realização do inventário adequado.

Realiza ou supervisiona o suporte técnico aos processos licitatórios, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Preparação de listas de contratados / fornecedores adequados para compras de valor acima dos montantes designados para aprovação do oficial designado;

• Elaboração e emissão de EOI, RFQ, ITB, RFP ou outros documentos de licitação conforme necessário, garantindo sua conformidade com os modelos aprovados pelo UNOPS ou buscando liberação legal em caso de ajustes necessários;

• Juntamente com os clientes do programa / operações solicitantes, apoiar a revisão e avaliação das licitações ou propostas recebidas e a preparação da análise para adjudicações de contratos menos complexas e para apresentação ao Comitê correspondente ou outro órgão estatutário designado;

• Preparação do Comitê, ou órgão designado, envio junto com o programa / componente operacional solicitante.

Oferece suporte à administração eficiente de contratos, com foco na obtenção dos seguintes resultados:

• Acompanhamento de assinatura de contratos por fornecedores;

• Emissão de Ordens de Compras e Contratos no sistema  ERP e obtenção das devidas aprovações;

• Divulgação de anúncios de contratos e adjudicações;

• Organização e manutenção de arquivos;

• Apoio ao monitoramento de contratos de Bens, Obras e/ou Serviços. Isto inclui apoio no monitoramento e controle de contratos, gestão de contratos (incluindo aditivos e cancelamentos) dentro dos sistemas internos do UNOPS, entre outras responsabilidades.

• Apoiar e facilitar, conforme solicitado pelo Oficial de Aquisições do Escritório do Brasil, o engajamento e o fornecimento de resultados e serviços de alta qualidade da equipe por meio de um planejamento de trabalho eficaz, gestão de desempenho, coaching e promoção de aprendizagem e desenvolvimento.

• Fornecer supervisão, garantindo a conformidade dos membros da equipe com as políticas e melhores práticas existentes.

• Organizar, facilitar e / ou oferecer iniciativas de treinamento e aprendizagem para o pessoal em aquisições;

• Fornecer contribuições sólidas para redes de conhecimento e comunidades de prática, sintetizando as lições aprendidas e disseminando as melhores práticas em aquisições;

• Coletar feedback, ideias e conhecimento interno sobre processos e melhores práticas e utiliza de forma produtiva. 

• Desempenho de outras tarefas designadas pelo/a supervisor/a.

A obtenção efetiva e bem-sucedida dos resultados pelo/a Associado/a de Compras/Aquisições afeta o desempenho dos principais aspectos das unidades de negócios, atividades de projeto, aquisição e serviços de apoio à gestão de contratos, impactando a implementação oportuna e eficaz dos respectivos serviços e resultados. Isso garante a satisfação do cliente e promove a imagem e credibilidade do UNOPS como um prestador de serviços eficaz em serviços e gestão de projetos. Isso aumenta a posição competitiva do UNOPS como parceiro preferencial em desenvolvimento sustentável e serviços de projeto no país / região atendida.

El/La Asociado/a de Adquisiciones de UNOPS Brasil será responsable de llevar a cabo las siguientes funciones básicas:

1. Servicios de apoyo a adquisiciones transfronterizas

2. Planificación de adquisiciones, solicitudes y abastecimiento

3. Procesos de Licitación

4. Administración de contratos

5. Gestión de equipos

6. Construcción e Intercambio de conocimiento

Bajo la orientación y supervisión directa del/de la Oficial de Adquisiciones de la oficina de Brasil y en coordinación con el equipo de Adquisiciones de la Oficina Multipaís (MCO), el/la Asociado/a de Adquisiciones es responsable de la prestación efectiva de servicios de adquisiciones de Bienes, Proyectos, Obras y Servicios relacionados con la infraestructura (construcción, obras civiles), empleando las mejores prácticas en contratación pública internacional, de acuerdo con las normas y reglamentos de adquisiciones de UNOPS y con una gestión adecuada del grado de riesgos involucrados en la contratación.

Analiza e interpreta las respectivas normas y reglamentos de UNOPS y la legislación local vigente y brinda soluciones a una amplia gama de problemas y aspectos relacionados con los procesos de adquisiciones de construcción.

En particular, realizará las actividades que se describen a continuación:

Realiza una variedad de actividades de apoyo a adquisiciones transaccionales, garantizando el cumplimiento de las reglas, regulaciones, políticas y estrategias de UNOPS, incluidas las siguientes:

• Planificación de compras; estudios de mercado para identificar proveedores potenciales; definición de requisitos de antecedentes generales y específicos para proveedores/contratistas: revisión desde el punto de vista de adquisiciones de las condiciones de los servicios a contratar (suministro de bienes, servicios de consultoría, trabajos), incluyendo especificaciones técnicas/términos de referencia, requisitos de calidad, equipos requisitos (equipo técnico, materiales, máquinas, etc.) y otros aspectos relacionados con los parámetros de contratación;

• Incorporación de los pasos necesarios para insertar la sostenibilidad en el proceso de compra.

• Integridad de las presentaciones a los Comités de Contratos y Propiedad (CPC).

• Integridad de la documentación para la preparación/procesamiento de Órdenes de Compra, Contratos, LTA o sus Modificaciones.

• Proporcionar investigaciones/datos solicitados sobre la oferta del mercado mediante la realización de estudios de mercado de rutina para determinar las fuentes de oferta, utilizando fuentes internas y externas;

• Montaje/mejora y mantenimiento de la base de datos de proveedores locales, asegurando la actualización periódica de los datos.

• Bases de datos de información, todos los archivos y registros de compras actualizados y mantenidos.

• Informes de estado generados según sea necesario.

• Disponibilidad de todos los documentos de respaldo para fines de auditoría y revisión.

Apoyar administrativa y técnicamente los procesos de planificación, requisiciones/adquisiciones y soporte de abastecimiento de la oficina, enfocándose en lograr los siguientes resultados:

• Colaboración con el personal y los/a gerentes de proyectos en la preparación de su plan de adquisiciones, adjudicación, administración y seguimiento de todos los asuntos relacionados con las adquisiciones para el área geográfica/actividad del proyecto determinada.

• Mantener y actualizar los procesos de seguimiento de compras de proyectos y proporcionar retroalimentación sobre las solicitudes de compra a la oficina solicitante;

• Presentación de propuestas a la entidad solicitante sobre modalidades de suministro de bienes, obras y servicios, incluyendo los plazos de contratación para cada etapa;

• Revisión de solicitudes de integridad;

• Revisión de especificaciones adecuadas y completas de equipos y materiales, Perfiles de Trabajo y Declaración de Trabajos para RFP, RFQ e ITB, asegurando la liberación/aprobación por parte de las respectivas unidades de solicitudes.

• Enlace constante con proveedores y consignatarios hasta lograr la entrega segura de la mercancía.

• Escribir cartas, memorandos, correos electrónicos, etc.; monitorear el progreso y actuar de enlace con los proveedores durante todo el ciclo de compras; investigar y resolver cuestiones posteriores a la adquisición e informar sobre los avances en materia de adquisiciones;

• Comunicación formal y efectiva relacionada con consultas de proyectos, clientes, empresas, etc., en relación con temas relacionados con adquisiciones.

• Elaboración de informes sobre cuestiones de compras;

• De ser necesario, coordinación con la unidad logística o proyectos en la recepción de bienes, equipos y servicios con el fin de obtener el correspondiente informe de entrega, RIR (Receipt and Inspection Report), o certificados pertinentes y realizar el inventario correspondiente.

Brinda o supervisa soporte técnico a los procesos de licitación, enfocándose en la obtención de los siguientes resultados:

• Preparación de listas de contratistas/proveedores adecuados para compras de valor superior a los montos designados para su aprobación por el funcionario designado;

• Preparación y emisión de EOI, RFQ, ITB, RFP u otros documentos de licitación según sea necesario, asegurando su cumplimiento con los modelos aprobados por UNOPS o buscando autorización legal en caso de ajustes necesarios;

• Junto con los clientes solicitantes de programas/operaciones, apoyar la revisión y evaluación de ofertas o propuestas recibidas y la preparación de análisis para adjudicaciones de contratos menos complejos y para su presentación al Comité correspondiente u otro organismo estatutario designado;

• Preparación de la presentación del Comité, u organismo designado, junto con el programa/componente operativo solicitante.

Apoya la administración eficiente de contratos, enfocándose en lograr los siguientes resultados:

• Seguimiento de la firma de contratos por parte de proveedores;

• Emitir Órdenes de Compra y Contratos en el sistema ERP y obtener las aprobaciones necesarias;

• Divulgación de anuncios de contratos y adjudicaciones;

• Organización y mantenimiento de archivos;

• Soporte para el seguimiento de contratos de Bienes, Obras y/o Servicios. Esto incluye apoyo en el seguimiento y control de contratos, gestión de contratos (incluidas modificaciones y cancelaciones) dentro de los sistemas internos de UNOPS, entre otras responsabilidades.

• Apoyar y facilitar, según lo solicitado por el/la Oficial de Adquisiciones de la oficina de Brasil, la participación y entrega de resultados y servicios del equipo de alta calidad a través de una planificación del trabajo efectiva, gestión del desempeño, capacitación y promoción del aprendizaje y el desarrollo.

• Proporcionar supervisión, garantizando el cumplimiento de los miembros del equipo con las políticas y mejores prácticas existentes.

• Organizar, facilitar y/o ofrecer iniciativas de capacitación y aprendizaje para el personal de adquisiciones;

• Proporcionar contribuciones sólidas a redes de conocimiento y comunidades de práctica, sintetizando lecciones aprendidas y difundiendo mejores prácticas en adquisiciones;

• Recopile comentarios, ideas y conocimientos internos sobre procesos y mejores prácticas y utilícelos de forma productiva. 

• Realización de otras tareas que le asigne el/la supervisor/a.

• É necessária a conclusão do ensino médio. 

• Serão aceitos/as candidatos/as que possuam título universitário preferivelmente em Direito, Economia, Comércio Exterior, Administração, Relações Internacionais, Engenharias, Arquitetura ou áreas relacionadas é desejável. 

b. Experiência profissional 

• É necessário, no mínimo, dependendo das credenciais acadêmicas, seis (6) anos de experiência relevante na prestação de serviços de suporte a aquisições em organizações públicas ou corporativas nacionais e/ou internacionais.

• É necessário pelo menos um (1) ano de experiência adicional relevante em suporte a aquisições e/ou consultoria de obras em organizações públicas nacionais e/ou internacionais. 

• É altamente desejável ter certificação relevante em gestão de compras e cadeia de suprimentos (CIPS ou similar).

• É desejável ter alguma experiência em organizações internacionais ou no sistema das Nações Unidas.

• É necessário ter proficiência em computadores e pacotes de software de escritório (MS Office) e experiência no manuseio de sistemas de gerenciamento baseados na Web.

c. Idiomas 

• Exige-se fluência oral e escrita em português;

• É essencial o conhecimento prático do inglês e/ou espanhol.

• O conhecimento de outro idioma oficial do UNOPS é uma vantagem.

d. Ambiente de trabalho

Essa função é desempenhada principalmente no escritório do UNOPS Brasil, atualmente localizado no SRTVS 701, Bloco O, número 110, Edifício Multiempresarial, salas 718 a 723, Asa Sul, em um esquema principalmente presencial, vindo 3 vezes por semana ao escritório.

O escritório conta com um espaço de estacionamento, que pode ser utilizado uma vez por semana (sujeito à disponibilidade de vagas). O escritório tem uma política de trabalho flexível.

e. Requisitos do cargo

• O cargo requer a capacidade de elaborar relatórios utilizando ferramentas informáticas, como Google Sheets e Google Docs;

• É necessário preparar relatórios de progresso sobre os projetos usando o Google Slides e fazer apresentações pessoalmente e virtualmente por videoconferência;

• O cargo requer contato telefônico e presencial com diversas pessoas relacionadas aos projetos;

• É necessário planejar, elaborar e dar treinamentos aos colaboradores do projeto presencialmente e/ou por videoconferência.

f. Carta de motivação

Embora seu currículo mostre suas habilidades, experiência e treinamento, também estamos ansiosos para saber mais sobre seus interesses e motivações. Portanto, convidamos você a enviar uma carta de apresentação junto com sua candidatura à vaga. Não se esqueça de compartilhar na carta sua motivação para se juntar à equipe do UNOPS na posição anunciada, seus interesses e habilidades. Além disso, gostaríamos de conhecer sua perspectiva sobre os Valores da ONU: Inclusão, Integridade, Humildade e Humanidade.

Para obter mais informações sobre os Valores da ONU, consulte o Quadro de Valores e Comportamentos em anexo.