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Auxiliar de Apoyo a Operaciones (Dos Posiciones) NPSA3

Asunción

  • Organization: UNDP - United Nations Development Programme
  • Location: Asunción
  • Grade: Administrative support - NPSA-3, National Personnel Services Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
  • Closing Date: 2024-06-19

Background

 La diversidad, la equidad y la inclusión son principios fundamentales en el PNUD: valoramos la diversidad como una expresión de la multiplicidad de naciones y culturas donde operamos, fomentamos la inclusión como una forma de garantizar que todo el personal esté capacitado para contribuir a nuestra misión y garantizamos la equidad y justicia en todas nuestras acciones. Adoptar un enfoque de “no dejar a nadie atrás” en nuestros esfuerzos por la diversidad significa aumentar la representación de las poblaciones desatendidas. 
Se recomienda encarecidamente que presenten su solicitud las personas que se identifiquen como pertenecientes a poblaciones marginadas o excluidas. Obtenga más información sobre cómo trabajar en el PNUD, incluidos nuestros valores e historias inspiradoras  inspiring stories.
El PNUD no tolera la explotación y el abuso sexual, ningún tipo de acoso, incluido el acoso sexual, ni la discriminación. Por lo tanto, todos los/as candidatos/as seleccionados/as se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes.

Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP:  we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
 
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.

Contrato de Acuerdo de Servicios de Personal Nacional (NPSA-National Personnel Services Agreement) basado en condiciones locales.
  • Trabajo de tiempo completo y dedicación exclusiva. 
  • Postulación abierta solamente para nacionales de Paraguay o residentes legales en el país. 
  • Se alienta la postulación de mujeres calificadas.
  • El PNUD está comprometido a alcanzar diversidad laboral en términos de género, nacionalidad y cultura. Individuos de grupos minoritarios y personas con discapacidad son igualmente alentados a postular. Todas las aplicaciones son tratadas con estricta confidencialidad. 
  • El PNUD no tolera abuso sexual o explotación, ningún tipo de acoso, incluyendo acoso sexual y discriminación. Todos/as los/as postulantes seleccionados/as pasan por un estricto chequeo de referencia.
  • Candidatos/as internos del PNUD/ONU bajo otros tipos de contrato podrán aplicar a esta oportunidad.

Anuncio de Vacancia de 2 (Dos) Posiciones: 
Posición # 211296 -Auxiliar de Apoyo a Operaciones 1
Posición # 211297 -Auxiliar de Apoyo a Operaciones 2

Antecedentes

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), es la agencia de la ONU especializada en materia de desarrollo, está presente en más de 170 países y territorios al rededor del mundo. Promueve el cambio y conecta a los países con los conocimientos, la experiencia y los recursos necesarios para que encuentren soluciones innovadoras ante desafíos para mejorar la calidad de vida de sus habitantes y mantener los avances del desarrollo.

La Oficina de País del PNUD en Paraguay es un interlocutor clave del Gobierno en temas de gobernanza, desarrollo inclusivo y medio ambiente y desarrollo sostenible, y trabaja en estrecha cooperación con las partes interesadas en todos los niveles, así como con diferentes donantes para avanzar en el PND y la Agenda 2030. 

A través de este compromiso, la misión del PNUD es contribuir con el crecimiento sostenible mediante el fortalecimiento de las instituciones democráticas y representativas del país, la superación de las inequidades sociales y el respeto al ambiente en el marco del Desarrollo Humano.

Esta situación, impulsa a que el PNUD cuente con una estructura bien definida y la capacidad para dar respuesta a los colaboradores internos y externos desde la Unidad de Operaciones.

El/la Auxiliar de Apoyo a Operaciones deberá brindar apoyo a las diferentes áreas que conforman la Unidad de Operaciones, de forma eficiente para la gestión de procesos de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.

Alcance del trabajo

  1. Apoyar la realización de procesos de recursos humanos, adquisición de bienes y contratación de servicios para el PNUD y Proyectos.
  2. Mantener permanentemente actualizado y organizado el archivo de las áreas de recursos humanos, adquisiciones y finanzas con los antecedentes de cada transacción y proceso. 
  3. Control de las órdenes de compra de la Oficina.
  4. Procesamiento de pagos de la oficina y agencias a los cuales el PNUD brinda apoyo. 
  5. Seguimiento a la aprobación de pagos y aseguramiento de cobro por parte de proveedores.
  6. Gestionar el alta de proveedores al sistema corporativo cuando sea requerido.
  7. Realización de microcompras desde el área de servicios generales.
  8. Recepción de legajos entregados por la Unidad de Programa para su procesamiento por parte de las áreas de recursos humanos, adquisiciones, finanzas y servicios generales.
  9. Realización de gestiones oficiales y trámites que sean requeridos fuera de la Oficina como ser gestión de documentos ante Cancillería, transporte de documentos oficiales, pagos en ventanilla, compras realizadas con caja chica y otros similares. 
  10. Apoyar en cualquier otra actividad que sea designada por su supervisor.
  11. Las funciones y atribuciones contenidas en el presente TdR son enunciativas y no limitativas.

Acuerdo Institucional

El/la Auxiliar de Apoyo a Operaciones estará bajo la supervisión directa de la Gerente de Operaciones y coordinará tareas diarias con los Asociados/as de Finanzas, Recursos Humanos, Adquisiciones y Servicios Generales. 

Competencias      

Competencias básicas

Lograr Resultados: NIVEL 1 - Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad en el plazo previsto.

Pensamiento Innovador: NIVEL 1  -Está abierto a ideas creativas/riesgos conocidos, es pragmático en la resolución de problemas, realiza mejoras .

Aprendizaje Continuo: NIVEL 1 - Tiene la mente abierta y es curioso, comparte sus conocimientos, aprende de los errores, pide opiniones.

Adaptación con Agilidad: NIVEL 1 -Se adapta a los cambios, maneja constructivamente la ambigüedad/incertidumbre, es flexible .

Actuar con Determinación: NIVEL 1 - Muestra empuje y motivación, es capaz de actuar con calma ante la adversidad, tiene confianza en sí mismo.

Compromiso y Colaboración: NIVEL 1- Demuestra compasión/comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.

Permitir Diversidad e inclusión: NIVEL 1- Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, se enfrenta a la discriminación.

Competencias Transversales y Técnicas 

Business Management / Comunicación:  Capacidad para comunicarse de forma clara, concisa y sin ambigüedades tanto a través de la comunicación escrita como verbal; adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función a la audiencia. Capacidad para gestionar la comunicación interna y externa, a través de los medios de comunicación, las redes sociales y otros canales apropiados

Business Management / Satisfacción del Cliente: Capacidad para responder oportuna y adecuadamente con sentido de urgencia, proporcionar soluciones coherentes y ofrecer resultados y/o soluciones oportunas y de calidad para satisfacer y comprender las necesidades reales de los clientes. Aportar información para el desarrollo de estrategia al cliente. Buscar cómo añadir más allá de las peticiones inmediatas de los clientes.

Business Management / Gestión de Recursos: Capacidad de asignar y utilizar los recursos de forma estratégica o táctica de acuerdo con los principios de responsabilidad e integridad.

Business Management / Gestión de Proyectos: Capacidad de planificar, organizar, priorizar y controlar los recursos, procedimientos y protocolos para alcanzar los objetivos específicos.

Business Management / Monitoreo: Capacidad para proporcionar información periódica sobre la coherencia o discrepancia entre las actividades planificadas y las reales y el rendimiento y los resultados del programa.

 

Calificaciones Mínimas de un NPSA

Educación académica mínima requerida
  • Estudios secundarios concluidos es requerido.
Años mínimos de Experiencia laboral relevante
  • Mínimo 3 años (con estudios de secundaria). 
  • Experiencia específica en el área de administración/operaciones de al menos 2 años.
  • Experiencia de trabajo con organismos internacionales será considerado un valor agregado
Habilidades y Competencias Requeridas
  •     Buen manejo en el conocimiento de herramientas informáticas (Word, Excel, power point, etc.), con especial énfasis en planillas de cálculos y procesamiento de datos. Será considerado un valor agregado contar con conocimientos del sistema corporativo de Naciones Unidas.
Habilidades y Competencias Deseables
  • Deseable al menos 1 (una) experiencia de trabajo con Organismos Internacionales o Proyectos Sociales en el área de administración/operaciones.
  • Conocimiento y experiencia con plataformas de gestión ERPs. Conocimiento del sistema Atlas o QUANTUM será valorado. 
Idiomas requeridos
  • Fluidez del español es requerido.
  • Conocimiento de inglés técnico básico, es altamente deseable 
Certificados Profesionales
  • Se valorarán talleres, seminarios o cursos relacionados al área de administración/operaciones u áreas afines.

 
 
Disclaimer
 
 
Under US immigration law, acceptance of a staff position with UNDP, an international organization, may have significant implications for US Permanent Residents. UNDP advises applicants for all professional level posts that they must relinquish their US Permanent Resident status and accept a G-4 visa, or have submitted a valid application for US citizenship prior to commencement of employment. 
 
UNDP is not in a position to provide advice or assistance on applying for US citizenship and therefore applicants are advised to seek the advice of competent immigration lawyers regarding any applications.
 
Applicant information about UNDP rosters
 
Note: UNDP reserves the right to select one or more candidates from this vacancy announcement.  We may also retain applications and consider candidates applying to this post for other similar positions with UNDP at the same grade level and with similar job description, experience and educational requirements.
 
Non-discrimination
 
UNDP has a zero-tolerance policy towards sexual exploitation and misconduct, sexual harassment, and abuse of authority. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks, and will be expected to adhere to these standards and principles.  
 
UNDP is an equal opportunity and inclusive employer that does not discriminate based on race, sex, gender identity, religion, nationality, ethnic origin, sexual orientation, disability, pregnancy, age, language, social origin or other status. 
 
Scam warning
 
The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.
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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.