Assistant.e à la gestion de l’administration

Details

Mission and objectives

Le Programme alimentaire mondial des Nations unies est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM fournit des solutions dans la lutte pour mettre fin à la faim et à la malnutrition aiguës. Il s'efforce d'atteindre d'abord les plus démunis, les personnes souffrant le plus d'insécurité alimentaire et les personnes mal nourries. Le double mandat du PAM lui permet d'avoir des objectifs de développement dans ses réponses humanitaires, et d'aligner les interventions de relèvement précoce et de développement en conséquence. Grâce à ce double mandat, l'expérience du PAM dans les contextes humanitaires et de développement lui a permis d'établir des forces et des capacités uniques pour renforcer la résilience en matière de sécurité alimentaire et de nutrition, notamment dans les contextes de crises prolongées.

Context

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) soutient les efforts du Gouvernement Mauritanien pour l’atteinte de l’ODD 2 « Faim Zéro » d’ici 2030. En cohérence avec son mandat, le PAM se concentre sur un double objectif consistant à sauver des vies et préserver les moyens d’existence tout en promouvant les capacités de résilience, tant au niveau national que local. Les orientations du Plan Stratégique Pays 2019-2022 posi- tionnent l’ensemble des activités du PAM en appui à la mise en place d’un « système national de protection sociale réactif aux chocs », seul à même d’instituer des mécanismes efficaces et concertés de préparation et de réponse en matière de sécurité alimentaire et de nutrition. A Bassikounou, le PAM partage les locaux au sein du compound UN avec 4 autres agences des Nations Unies, à savoir l’UNICEF, OIM, BIT et le PNUD

Task description

Sous la direction du Chef du Sous-Bureau de Bassikounou et avec l'appui technique de l’unité Admin/Fi- nance et Ressources Humaines de Nouakchott, l’assistance aura pour responsabilité les taches sui- vantes : Administrations: • Coordonner avec l’UNICEF qui gère le compound afin de s’assurer que les locaux occupés par le PAM sont maintenus en état optimal ; • Être responsable de fournitures de bureau, de voyages (missionnaires internes et externes), et du parc automobile, etc. et signaler au superviseur toute anomalie quant à l’accomplissement co- hérent et opportun des services, afin d'assurer un environnement de travail sûr et confortable pour le personnel du PAM ; • Etiqueter tous les équipements, les inventorier deux fois/an et tenir à jour le registre manuels pour des fins d’intégration des données dans le système ; • Veiller à la gestion efficace, transparente et en temps opportun de carburant et établir les rapports mensuels de consommation pour une prise de décisions en cas de besoin ; • Etablir, enregistrer et archiver à temps les documents administratifs de voyages (ordres de mission, autorisations de voyage, visas de sécurité, etc.) suivant les procédures ; • Répondre à une gamme de requêtes liées à la fourniture de services administratifs afin de soutenir la résolution des problèmes quotidiens ; • Coordonner les activités de personnel travaillant sous sa supervision, notamment les chauffeurs pour s'assurer que les objectifs individuels et d'équipe sont atteints conformément au plan de per- formance ; • Vérifier l’état des bâtiments et installations afin de relever tous besoin en matière d’entretien et/ou de réhabilitation, • Se familiariser avec les contrats administratifs pour le suivi des prestations d’entretiens et de gar- diennage de locaux et d’entretiens des équipements ; • Former et conseiller le personnel en matière d'interprétation des procédures administratives afin d'assurer la cohérence et l'efficacité des services fournis ; Finances: • Gérer la petite caisse et les avances opérationnelles par des écritures comptables et rapports fi- nanciers corrects et produits en temps opportun ; • Vérifier avant tout paiement l’exactitude et la conformité des factures reçues suivant les bons de commande et/ou contrats de service ou autres documents pour s’assurer que les achats des biens de consommation et services sont proprement autorisés et que les biens commandés ont été reçus et les services bien rendus ; • Préparer périodiquement les réconciliations et rapports financiers de la petite caisse et avances opérationnelles et s’assurer de leur classement, y compris les justificatifs ; • Apporter un soutien technique et procédural au personnel du PAM en cas de nécessité pour les voyages et les remboursements des dépenses ; Ressources Humaines: • Veiller à la présence effective du personnel au bureau suivant les procédures internes ; • Fournir une assistance au personnel nouvellement recruté et affecté au bureau (connaissance et intégration, etc.) • Veiller et assurer le suivi des dossiers du personnel avec le Bureau de Pays ; • Vérifier et suivre les fiches de présence mensuelles du personnel, demandes de congés, congés spéciaux, formulaires de demande de remboursement des frais médicaux, et autres formulaires en rapport avec les ressources humaines ; • Préparer et suivre le plan annuel et demandes de congés du personnel ; • Fournir l’assistance à tout personnel en cas de voyage et de remboursement des dépenses ; • Assurer le secrétariat des réunions du personnel ; • Archiver électroniquement et sur papier tous les dossiers et/ou toutes autres pièces ; La staff pourra également assurer d’autres tâches en fonction des priorités définies par la Direction. . Résultats attendus : o Répondre en temps réel et de façon efficiente aux requêtes de l’administration o Exécuter et appliquer des processus, procédures et politiques appropriés qui soutiennent des ser- vices de l’administration efficaces et efficients