Auxiliar de Administración (Recepcionista)

• Coordinar y organizar las tareas relativas a la recepción, registro y envío de documentos; incluyendo la atención de llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos oficiales, entre otros;
• Apoyar a la sección de archivo en la clasificación, registro y archivo de toda la correspondencia saliente y entrante de la oficina; por proyecto, asociado o proveedores de bienes y servicios, según se establezca;
• Gestión de las llamadas telefónicas: recepción, atención, traslado y seguimiento cuando corresponda;
• Llevar el control y registro de los seguimientos de la Oficina (procesos, correspondencia enviada, acciones administrativas, etc.);
• Mantener un registro actualizado y/o directorio telefónico de todas las contrapartes del Gobierno y de las Agencias, Fondos, Programas del Sistema de Naciones Unidas y proveedores relacionados con la administración;
• Apoyar en la gestión de la reproducción de documentos, incluyendo cuando esta se realiza externamente a la oficina;
• Solicitar y devolver la documentación que se solicita al archivo externo de las oficinas;
• Apoyar a la Dirección de la oficina en la organización de documentos oficiales.

• Apoyo en agenda de reuniones y registro de minutas cuando sea necesario;
• Mantener actualizada la reserva de las salas de reuniones;
• Apoyar la logística de viajes nacionales e internacionales, reservas, itinerarios y programas de misión;
• Apoyar en la logística de armado de talleres y cursos presenciales.

• Apoyo para mantener la existencia de suministros e insumos básicos para los miembros del área;
• Recepción de facturas, emisión de contraseña para pago;
• Asistencia a los diferentes procesos de adquisiciones cómo: compras menores, recepción de ofertas y fianzas e ingreso de suppliers , llevando un control y registro correspondiente, cuándo sea requerido;
• Asistencia para llevar un registro actualizado del inventario de bienes, de las diferentes adquisiciones hechas por la oficina;
• Cualquier otra asignación de tareas inherentes al cargo que le sean requeridas por el/la supervisor/a.

• Es requerido como mínimo un diploma de escuela secundaria o su equivalente.
• Estudios universitarios o un título universitario a nivel Técnico o de Licenciatura (Equivalente a Technical/Professional Diploma or Bachelor degree) preferiblemente en Administración de Empresas, Contaduría Pública o carreras afines serán considerados, y puede sustituir algunos de los años de experiencia requeridos.

• Se requiere un mínimo de tres años de experiencia desempeñando funciones de recepcionista y/o gestiones administrativas;
• Se requiere experiencia en manejo de herramientas de escritorio (Google Suite o Microsoft Office, a su vez).

Será Valorada:

• Experiencia en Organismos de cooperación internacional, multinacionales y/o agencias del Sistema de Naciones Unidas.

• Se requiere fluidez del Idioma español.
• Deseable conocimiento intermedio del idioma inglés.
• Deseable conocimiento del idioma maya.

• Este rol se desempeñará en la Oficina de UNOPS en Guatemala, localizada actualmente en la zona 10 de la Ciudad de Guatemala. 
• El trabajo es 100% presencial, 5 días a la semana (lunes-viernes). 
• La oficina no brinda estacionamiento, sin embargo, existen parqueos cercanos que, en caso de ser requerido, deberá ser pagado de forma personal e individual.
• A UNOPS le gustaría garantizar que todos/as los/as candidatos/as puedan desempeñarse lo mejor posible durante el proceso de evaluación.  Si es seleccionado/a y necesita asistencia adicional durante el proceso de selección (como ajustes razonables) informe a la persona responsable de recursos humanos cuando reciba la invitación.