Functional Responsibilities
Bajo la supervisión general de el/la Asociado de Gestión de la Cadena de Suministro y guía directa de el/la Especialista de Gestión de Cadena de Suministro, el/la Asistente Administrativo/a , será responsable de realizar actividades necesarias para una debida gestión de los contratos de proveedores adjudicados en los procesos de adquisición. El/la Asistente Administrativo/a deberá asegurar además la debida coordinación con el personal técnico del proyecto y las áreas de soporte de la oficina.
Las actividades comprendidas en esta asignación serán las siguientes:
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Apoyar en el seguimiento del control y registro de las garantías de cumplimiento entregadas por los proveedores.
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Apoyar en el seguimiento del control y registro de contratos y enmiendas de adquisiciones de insumos y/o dispositivos médicos.
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Apoyar en el seguimiento y gestión de los contratos, el cual permita conocer al equipo de la unidad el estado de cada contrato/ orden de compra de forma global y a diferentes niveles de detalle, incluyendo el estado de las entregas, modificaciones, cálculo y notificaciones de multas, cálculo de retenciones y pagos realizados; elevando las alertas necesarias de forma preventiva y dirigiéndose al personal indicado.
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Apoyar en el proceso de coordinación de entregas entre el asociado y el proveedor, realizando las comunicaciones necesarias entre ambas partes
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Apoyar en el proceso de recepción y revisión de la documentación enviada por los proveedores para el trámite de los pagos correspondientes; asegurando que la información contenida sea correcta, el cumplimiento de lo establecido en el contrato/órdenes de compra
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Apoyar en el proceso de enmienda de los contratos con proveedores, recopilando los documentos necesarios y transfiriendo la solicitud pertinente al área de adquisiciones.
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Compartir información a las áreas/personas correspondientes sobre el historial de desempeño de los proveedores; y de esta forma permitir el establecimiento de patrones de desempeño que sean considerados para futuras adjudicaciones.
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Apoyar en actividades de fortalecimiento al proveedor en lo referente al proceso de la cadena de suministro, participando en la logística de talleres de capacitación y buenas prácticas., Ingreso de la información con calidad y prontitud en las matrices de seguimiento a los contratos.
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Apoyar en el archivo y codificación de la documentación de los procesos de gestión de contratos, permitiendo los registros físicos y digitales que se requieran.
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Actualizar de manera periódica y en forma la información requerida en OneUNOPS para la debida diligencia de los procesos de gestión de contratos.
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Apoyar a el/la Asociado en Gestión de la Cadena de Suministro en las actividades generales de la unidad y otras que le sean asignadas.
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Mantener una comunicación adecuada y fluida a lo interno y externo del proyecto.
Education/Experience/Language requirements
A. Educación
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Se requiere finalización de estudios secundarios, preferiblemente bachiller o técnico en área administrativa, perito mercantil o bachiller técnico profesional en contaduría y finanzas.
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Título universitario a nivel de licenciatura preferiblemente en una de las siguientes carreras universitarias: Administración de Empresas, Contaduría Pública, Finanzas, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines es deseable y podrá sustituir años de experiencia.
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De manera similar, un diploma técnico en área relevante podrá sustituir algunos de los años de experiencia exigidos
B. Experiencia laboral
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Se requiere contar con un mínimo de cuatro años de experiencia, dependiendo de las credenciales académicas, en alguna de las siguientes áreas: apoyo administrativo ,apoyo financiero y/o apoyo en cadena de suministro, de preferencia en organismos internacionales o agencias del Sistema de las Naciones. (describir detalladamente en su aplicación)
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Contar con experiencia en administración documental y/o administración de contratos (administrativa y financiera) y/o manejo de datos. (describir detalladamente en su aplicación)
Se valorará:
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La experiencia en una o más de las siguientes áreas: administración, contabilidad, adquisiciones, finanzas, logística y monitoreo, proyectos/empresas de infraestructura, proyectos/empresas del sector salud.
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El manejo de los paquetes de oficina (preferiblemente G Suite o MS Office a su vez) y herramientas de análisis de datos.
C. Idiomas:
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Es requerido el conocimiento del idioma español (oral y escrito).
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Conocimiento del idioma inglés nivel intermedio (oral y escrito).
Recuerde compartir en la carta su motivación para sumarse al equipo de de UNOPS en el puesto publicado, sus intereses y habilidades. Adicionalmente nos gustaría conocer cuales son sus vivencias, pensamientos y reflexiones sobre los valores de Naciones Unidas: Inclusión, Integridad, Humildad y Humanidad.
Para más información sobre los Valores de ONU, ver documento adjunto: Marco de Valores y Comportamientos de UN