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ONU Mujeres: Asistente Administrativo/a, Ciudad de Panamá, Panamá, SB3-5 Service Contract

Panamá

  • Organization: UNWOMEN - United Nations Entity for Gender Equality and the Empowerment of Women
  • Location: Panamá
  • Grade: Consultancy - SB-3 (SC6/SC7), Service Contract, Local Contractors Agreement
  • Occupational Groups:
    • Operations and Administrations
    • Administrative support
    • Women's Empowerment and Gender Mainstreaming
  • Closing Date: 2025-02-19

I. Organizational Context

La entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las mujeres, ONU Mujeres, basándose en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación en contra de las mujeres y las niñas; por el empoderamiento de las mujeres, y para lograr la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, por los derechos humanos, en las acciones humanitarias, en la paz y seguridad.

La Oficina Regional de ONU Mujeres para las Américas y el Caribe, en colaboración con la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) implementa el proyecto “Transformando las economías. Hacia el Reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado en América Latina y el Caribe”. El proyecto tiene por objetivo aumentar la autonomía económica y bienestar de las mujeres de América Latina a través de su acceso a políticas y sistemas integrales de cuidado. Para ello, a nivel regional, el proyecto trabaja en la generación de conocimiento aplicable y el posicionamiento público sobre políticas y sistemas integrales de cuidados en América Latina y el Caribe. A nivel nacional, el proyecto se implementa en Perú, Ecuador, México, Panamá y República Dominicana, fortaleciendo las capacidades nacionales y locales para proporcionar servicios e infraestructuras de cuidados en su nivel nacional y subnacional como impulso hacia la construcción de un Sistema Nacional de Cuidados, poniendo especial énfasis en la generación de prácticas inspiradoras en el nivel local. 

En su cometido, el proyecto busca fortalecer la cooperación Birregional entre América Latina y Caribe con Europa aprovechando el impulso que la política exterior feminista de ambas regiones está dando al desarrollo de políticas y sistemas integrales de cuidados.

ONU Mujeres busca contratar un/a asistente administrativo/a, con base en Panamá, para brindar asistencia administrativa y operativa tanto en la implementación del proyecto de cuidados, así como en las actividades generales del área de empoderamiento económico. La persona seleccionada deberá contar con un perfil administrativo-financiero sólido y será responsable de la gestión, administración y seguimiento financiero y programático de las actividades del proyecto a nivel regional. Asimismo, apoyará la implementación de actividades a nivel local, nacional y regional, en coordinación con los equipos administrativos asignados en esos ámbitos, y colaborará en otras tareas que puedan ser requeridas por el área de empoderamiento económico.

Objetivo y alcance:

Bajo la supervisión directa del  Coordinador/a de Proyecto, la orientación de la Especialista Regional en Políticas de Empoderamiento Económico y en estrecha colaboración con los equipos técnicos y de operaciones de las oficinas país, el equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la Oficina Regional de ONU Mujeres, el/la Asistente Administrativo/a prestará asistencia administrativa, operativa y logística para la organización, planificación y acompañamiento de la implementación de las actividades programadas del proyecto “Transformando las economías. Hacia el reconocimiento, reducción y redistribución del trabajo doméstico y de cuidados no remunerado en América Latina y el Caribe” de ONU Mujeres, asegurando la articulación y la coherencia de todas las acciones llevadas a cabo en el marco del proyecto, la coordinación operativa y el logro de los resultados.  Deberá igualmente mantener una comunicación y relación con otros actores claves involucrados en el proceso para contribuir al desarrollo de las actividades regionales.       

El/la Asistente Administrativo/a deberá asegurar que las actividades se implementen conforme a lo establecido en el Documento de Proyecto aprobado por ONU Mujeres y el donante, así como con otros documentos de referencia aplicables.

Además, el/la Asistente Administrativo/a apoyará la promoción y gestión del conocimiento, la estrategia de comunicación y se hará cargo de los procedimientos financieros requeridos para la implementación del proyecto.  Por otra parte, se ocupará de coproducir, organizar y administrar la recopilación de documentos y apoyar el levantamiento de las evidencias necesarias para alimentar el sistema de monitoreo y evaluación y hacer seguimiento a los resultados e indicadores del proyecto.

Finalmente, bajo la orientación de la Especialista Regional en Políticas de Empoderamiento Económico y el equipo técnico del área de empoderamiento económico, el/la Asistente Administrativo/a deberá acompañar y apoyar el trabajo del área en lo relativo a las tareas operativas, logísticas, administrativas y financieras que se requieran para la consecución de los objetivos de ONU Mujeres en materia de Empoderamiento Económico.

II. Key Functions and Accountabilities

1. Brindar apoyo administrativo y logístico siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo y dar seguimiento a las tareas administrativas y logísticas necesarias para el desarrollo de las actividades previstas en el proyecto y otras que puedan estar relacionadas con el área de empoderamiento económico;
  • Apoyar en el desarrollo de acciones para recoger, organizar, sistematizar y consolidar información en un formato de Plan Anual de Trabajo de forma que permita la identificación y seguimiento de actividades, hitos, procesos responsables, tiempos, lugares y resultados, así como el seguimiento a la ejecución del presupuesto de todas las actividades contempladas en dicho Plan;
  • Apoyar los procesos de viaje del equipo de empoderamiento económico, garantizando su exactitud y cumplimiento en tiempo oportuno, y el seguimiento de estos hasta su conclusión - organización de viajes y reservas de hotel, preparación de autorizaciones de viaje, gestión de los desplazamientos a través de las plataformas de Naciones Unidas, tramitación de solicitudes de visados, documentos de identidad y otros documentos. Recopilar información y cálculo de viáticos (DSA), agencias de viajes y otras encuestas administrativas.  Crear plantillas y formularios F-10 para que las misiones organizadas tramiten el pago de dietas; 
  • Preparar y recopilar documentos administrativos y plantillas relativas a la gestión de pagos, anticipos y viajes (órdenes de compra (PO), Non-PO, requisiciones, solicitudes de viajes) para el área de empoderamiento económico, garantizando la exactitud y el cumplimiento de los plazos;
  • Brindar apoyo administrativo al área de empoderamiento económico en el desarrollo y control de tiempos sobre gestión de contratos, selección de personal (apoyar en la preparación de términos de referencia, anuncio de vacantes, Quantum, lista larga, lista corta, entrevistas etc.) solicitudes de cotización y otras especificaciones para la contratación de bienes y servicios, de acuerdo con las necesidades del proyecto, así como apoyo en el seguimiento del proceso de selección y solicitud de contratación;
  • Mantener actualizado el sistema de archivo y bases de datos del proyecto de cuidados;
  • Asistir en tareas relacionadas o cualquier otra tarea asignada por la Coordinadora del Proyecto y la Especialista Regional de Políticas de Empoderamiento Económico.

2. Apoyar la gestión financiera requerida para la implementación del proyecto siguiendo las normas y procedimientos de ONU Mujeres.

  • Llevar a cabo las tareas financieras y contables requeridas por el proyecto de cuidados (gestión de pagos, gastos de fondos, control presupuestal, desembolsos, etc.);
  • Dar seguimiento a las actividades relacionadas con la financiación y presupuesto del proyecto de cuidados a través de la herramienta de software Quantum y otras que puedan estar relacionadas con el área de empoderamiento económico;
  • Velar por la exactitud y pertinencia de los documentos justificativos de los pagos y los informes financieros;
  • Mantener el sistema de control interno de los gastos, incluidas las medidas correctivas oportunas sobre los comprobantes no contabilizados, incluidos los comprobantes con errores de comprobación presupuestaria, las excepciones de correspondencia y los comprobantes no aprobados;
  • Mantener un sistema de archivo adecuado de los registros y documentos financieros, tanto en papel como en formato electrónico;
  • Actualizar regularmente las hojas de cálculo de control financiero del proyecto de cuidados;
  • Ayudar en la preparación y revisión de los acuerdos de financiación y la documentación de apoyo, en caso de ser necesario;
  • Elaborar informes de gestión periódicos sobre la situación de los recursos financieros del proyecto de cuidados y apoyar la preparación de gráficos financieros estadísticos, tablas e informes obteniendo datos de diversas fuentes.

3. Proporcionar apoyo administrativo y logístico en la organización de conferencias, talleres, reuniones con partes interesadas y otros eventos del programa.

  • Proporcionar apoyo administrativo y logístico para la planificación y organización de misiones, eventos, conferencias, talleres, formaciones, reuniones técnicas, seminarios, entre otras actividades que se realicen durante la implementación del proyecto de cuidados;
  • Apoyar la organización de eventos de ONU Mujeres, incluyendo la adquisición de bienes y servicios requeridos (lugar de eventos, catering, materiales, etc.), la preparación de documentos (cartas de invitación, agendas, notas logísticas, guías para las moderaciones etc.), envío de invitaciones y seguimiento de la participación, coordinación con socios, participación en eventos para garantizar su correcto desarrollo, toma de notas, asistencia a participantes, entre otras actividades;
  • Asistir en la preparación de reuniones técnicas y de partes interesadas (equipo de empoderamiento económico y el equipo de operaciones de la Oficina Regional de ONU Mujeres, contrapartes de gobierno u otros, asesores/as y expertos/as técnicos, representantes de la academia y sociedad civil, entre otras), incluyendo la preparación de agendas y materiales de apoyo, levantando actas, minutas, informes sobre acuerdos asumidos, estado de avance del proyecto o cualquier otra tarea relacionada que se solicite;
  • Brindar soporte en la organización de las reuniones del Grupo de Trabajo Operativo (OWG) una vez al mes (o según se considere necesario) para dar seguimiento de las actividades diarias del proyecto sobre cuidados.

4. Apoyar la promoción, la gestión del conocimiento y los esfuerzos de comunicación

  • Apoyar la implementación de la estrategia de comunicación y de difusión de resultados del proyecto sobre cuidados;
  • Asistir a él/la Coordinador/a Regional de Proyecto en la elaboración del orden del día de los eventos, presentaciones y materiales básicos de comunicación cuando sea necesario;
  • Prestar el apoyo administrativo necesario para favorecer el intercambio de conocimientos en la región en materia de cuidados con las redes de conocimientos y comunidades de prácticas y análisis;
  • Proporcionar información básica a los socios y partes interesadas en el programa sobre eventos y actividades.
  • Apoyar a él/la Coordinador/a Regional de Proyecto a preparar insumos técnicos (presentaciones, datos relevantes, resúmenes, etc.), informes y documentación necesaria para la implementación del proyecto sobre cuidados y presentarlos a los tres mecanismos de gobernanza del Proyecto (Comité Directivo regional (RSC); Comité Directivo Nacional (NSC) y Grupo de trabajo operativo (OWG).

5. Reportes, Monitoreo y evaluación.

  • Asistir en la aplicación de la estrategia inicial de monitoreo del proyecto que permita hacer el seguimiento de indicadores y resultados y lograr la medición del impacto;
  • Apoyar la compilación de insumos y documentos, levantar evidencias que contribuyan a la sistematización y monitoreo de los resultados y al seguimiento de los indicadores vinculados con el trabajo de ONU Mujeres en el país y las actividades del proyecto sobre cuidados;
  • Prestar apoyo en el seguimiento financiero de la ejecución del proyecto;
  • Apoyar la elaboración de los informes de progreso trimestrales y anuales internos de ONU Mujeres. Incluir dicha información en la Plataforma de Sistema de Monitoreo de Resultados de ONU Mujeres (Results Monitoring System, RMS) en estrecha colaboración con el/la Especialista Regional de coordinación de programas e iniciativas regionales en materia de cuidados, la Especialista regional de políticas de empoderamiento económico, el/la Coordinador/a del proyecto y el equipo técnico del área de empoderamiento económico de la oficina regional;
  • Contribuir a la recopilación de insumos y participar en la elaboración del informe anual y final  para el donante del proyecto sobre cuidados en base a los requerimientos establecidos por la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID) y ONU Mujeres.  Apoyar al área de finanzas de la Oficina Regional y la Oficina Sede de ONU Mujeres en la elaboración del informe financiero y el envío a la Sede para su remisión al donante;   
  • Apoyar en la ejecución de la evaluación interna, a desarrollarse en el año final de implementación en alianza con los socios del proyecto, para establecer el nivel de cumplimiento con los objetivos y resultados previstos, identificar las fortalezas y debilidades de la acción en su conjunto y las estrategias de sostenibilidad para dar continuidad a las acciones implementadas a nivel nacional y regional.

6. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional que se consideren necesarias para el funcionamiento eficaz de la Oficina y de la Organización.

III. Competencies

Core Values: 

  • Integridad profesional
  • Profesionalismo
  • Sensibilidad cultural y diversidad de valores
  • Respeto por la diversidad

Core Competencies:

  • Conocimiento y sensibilidad sobre asuntos de género 
  • Responsabilidad
  • Solución creativa de problemas 
  • Comunicación efectiva 
  • Colaboración inclusiva 
  • Excelentes aptitudes para el trabajo en red y las relaciones interpersonales 
  • Trabajo con contrapartes 
  • Conciencia y sensibilidad respecto al entorno multicultural 

Visite this link para más información sobre el marco de valores y competencias de ONU Mujeres.

FUNCTIONAL COMPETENCIES:

  • Capacidad para administrar y ejecutar procesos y transacciones financieros y contables; 
  • Capacidad para extraer, interpretar y analizar datos y resolver problemas operativos; 
  • Buen conocimiento de las normas y reglamentos financieros; 
  • Conocimiento y manejo de procedimientos institucionales (compras menores de bienes y servicios, viajes, contratación de personal, administración y otros); 
  • Excelente capacidad de organización, planificación de actividades y gestionar volumen de trabajo con enfoque en resultados; 
  • Capacidad para recopilar información y documentos y generar informes y flujos de trabajo;
  • Demostrar habilidades de comunicación oral y escrita incluyendo capacidad de redacción; 
  • Capacidad de construir relaciones con las contrapartes, mantenerles informados de los avances en todo momento; 
  • Capacidad de mantener discreción y confidencialidad; 
  • Excelentes habilidades en el uso de herramientas informáticas; 
  • Capacidad de recibir retroalimentación constructiva en forma positiva; 
  • Disposición para asumir retos y nuevas responsabilidades; 
  • Probada capacidad de trabajo en equipo;
  • Atención al detalle.

IV. Recruitment Qualifications

Education and Certification:

  • Título universitario a nivel de licenciatura es requerido, preferiblemente en Administración de Empresas, Economía, Finanzas, Contabilidad, Ciencias Sociales o disciplinas afines.

Experience:

  • Se requiere al menos 5 años de experiencia demostrada en administración y/o finanzas preferiblemente en apoyo a la implementación de proyectos o programas a nivel nacional o internacional;
  • Experiencia en la preparación de informes financieros sobre gastos y presupuestos es requerida;
  •  Deseable experiencia en la adquisición de bienes y servicios;
  •  Experiencia en la organización de actos públicos y talleres es requerida;
  •  Se requiere experiencia en el uso de herramientas informáticas (MS Word, PPT, etc.) y paquetes de hojas de cálculo (nivel intermedio-alto de Excel).
  • Experiencia en el uso de sistemas ERP preferiblemente Oracle Cloud como Quantum y en sistemas de gestión de proyectos es deseable;
  •  Deseable experiencia trabajando en la promoción de la igualdad de género;
  • Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas, organismos internacionales u ONGs es deseable. 

Languages:

  •  Se requiere fluidez en español y un nivel intermedio de inglés.

La persona a ser contratada debe ser ciudadano/a panameño/a (por nacimiento o naturalización), o extranjero/a con residencia legal permanente y permiso de trabajo válido para permanecer y trabajar en la República de Panamá por la duración del contrato.

Es indispensable cuando ingrese su aplicación en el formulario en línea que incluya la información solicitada en todas las secciones de la base de datos de Quantum (ej. datos generales, educación, experiencia profesional, referencias, preguntas obligatorias, carta motivacional, etc.). Aplicaciones incompletas o sin la información requerida no serán consideradas.

Declaraciones:

En julio 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres. La creación de ONU Mujeres surgió como parte de la agenda de reforma de las UN, reuniendo los recursos y mandata por un mayor impacto. Fusiona y construye en el trabajo importante de cuatro partes distintivas del sistema de UN (DAW, OSAGI, INSTRAW y UNIFEM), que se enfocaban exclusivamente en la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres.

Diversidad e inclusión:

En ONU Mujeres, estamos comprometidos en crear un ambiente diverso e inclusivo de mutuo respeto. ONU Mujeres recluta, emplea, entrena, compensa y promueve independientemente de la raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, habilidades, origen nacional o cualquier otra base cubierta por la ley apropiada. Toda selección de personal y empleo se decide con base en las calificaciones, competencias, integridad y necesidad organizacional.

Si necesita algún acomodo o apoyo razonable para su participación en el proceso de reclutamiento y selección, por favor incluya esa información en su aplicación.

ONU Mujeres tiene una política de cero-tolerancia a conductas incompatible con las metas y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, incluyendo la explotación y abuso sexual, acoso sexual, abuso de autoridad y discriminación. Se espera que todos los candidatos seleccionados se adhieran a las políticas y procedimientos de ONU Mujeres y a los estándares de conducta esperados del personal de ONU Mujeres y, por tanto, pasarán una rigurosa verificación de referencias y antecedentes personales. (El chequeo de los antecedentes incluirá la verificación de credenciales académicas e historia laboral. A los candidatos seleccionados se les puede solicitar que proporcionen información adicional para llevar a cabo la revisión del historial).

 

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Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.