Procurement Assistant

UNDP works in more than 170 countries and territories. It is one of the leading multilateral development agencies contributing to the eradication of poverty and the reduction of inequality and exclusion. It supports national processes to accelerate progress in human development.
Its main areas of intervention are focused on:
- Inclusive growth and sustainable development
- Participatory governance and social cohesion
- Environmental resilience and disaster risk reduction, and
- Human capital development

In Chad, UNDP works to improve inclusive growth, governance, environmental sustainability and human capital, addressing inequalities and building resilience to natural disasters and prolonged humanitarian vulnerabilities. The program is based on the idea that strong and credible governance institutions capable of managing development and conflict are the foundation for solid and inclusive economic progress, and that growth cannot be sustained without economic diversification and appropriate management of natural resources, including through extractive industries.

Les Services Généraux du Programme des Nations Unies pour le Développement (UNDP), dans le souci d’améliorer la qualité de son service archivage physique et électronique, documentaire, de traitement des processus des achats, des correspondances internes et externes ainsi que l’orientation des demandeurs de service, envisage recruter deux (2) volontaires des Nations Unies nationaux en qualité des assistants au Procurement pour son efficacité. C’est ainsi, que le chef de la section a reçu l’aval du Senior Management pour lancer le processus du recrutement.
En résumé, le service de Procurement (approvisionnement) garantit que tous les achats et contrats sont effectués de manière efficace, transparente et conforme aux normes internationales, afin de maximiser l'impact des projets de développement. A ce titre, il joue un rôle clé dans l’acquisition de biens et services nécessaires à la mise en œuvre des projets de développement, en ce focalisant sur les principales fonctions :
1. Acquisition de biens et services
• Achat d’équipements, matériels et fournitures (ex. véhicules, ordinateurs, kits humanitaires).
• Passation de marchés pour des services (ex. consultants, entreprises de construction, services de formation).
2. Gestion des appels d’offres et contrats
• Lancement des appels d’offres nationaux et internationaux.
• Évaluation des soumissions et attribution des contrats selon des principes de transparence et de concurrence.
• Suivi de l’exécution des contrats et gestion des performances des fournisseurs.
3. Conformité aux politiques et procédures du PNUD
• Application des règles de passation des marchés du PNUD et des Nations Unies (ex. équité, responsabilité et transparence).
• Respect des standards éthiques et lutte contre la corruption dans les marchés publics.
4. Appui aux projets et aux partenaires
• Accompagnement des équipes programmes et des partenaires nationaux dans l’acquisition de biens et services.
• Formation et renforcement des capacités en passation de marchés.
5. Gestion des risques et optimisation des coûts
• Identification des risques liés aux achats et mise en place de stratégies d’atténuation.
• Recherche de fournisseurs compétitifs et optimisation des coûts pour une meilleure efficacité budgétaire.

Sous la supervision directe du Procurement Spécialiste ou son représentant délégué, les volon-taires des Nations Unies seront chargé(e)s de:

Appui à la Gestion des Achats, de la Logistique et de l’Archivage
• Appuyer l’unité dans la conduite des achats (micro-achats, RFQ, ITB, RFP, IC), l’organisation des ateliers/séminaires, l’organisation des voyages (demande de visa, ordre de mission, achat des billets d’avion…) et la conduite des inventaires
• Préparer les notes verbales de demande d’exonération de douanes
• Tenir le registre des nomenclatures des RFQ, ITB, RFP, contrat IC..etc.
• Réaliser un état des lieux du flux et de la gestion des documents,
• Recueillir les attentes, besoins et contraintes des utilisateurs desdits services en faisant face à la multiplication des documents et des informations et en identifiant les différentes sources des documents,
• Partage des difficultés rencontrées dans les tâches de classement

Sécurisation des informations et des documents
• Dissocier classement et rangement
• Adopter une méthode de classement simple, évolutive, consensuelle et fiable
• Choisir les moyens et outils de classement adaptés
• Harmoniser classement papier et classement virtuel
• Élaborer un plan de classement/rangement informatisé rigoureux et attractif
• Concevoir ce plan en visant un accès rapide pour chaque utilisateur
• Adopter un archivage efficace
• Identifier les documents à conserver et ceux à détruire
• Organiser l’espace ou la salle des archives
En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés :
• Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre.
• Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil.
• Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles.
• Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc.
• Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arri-vés dans le pays d’affectation;
• Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Résultats attendus :

• Conduite efficace et efficiente des achats
• Meilleure organisation des voyages
• Archivage efficace des documents
• Documents inutiles détruits
• Demandeurs de services généraux satisfaits
• Difficultés rencontrées dans les tâches de classement sont identifiés
• Un rapport sur les résultats concernant le volontariat pour la paix et le développement pendant l’affectation, comme par exemple le nombre de volontaires mobilisés, la partici-pation aux activités et la contribution au développement des capacités.