DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Poste : Assistant(e) Logistique
Unité : Chaîne d’Approvisionnement (Supply Chain)
Lieu d’affectation : Pointe Noire
Supervision directe : Chargé(e)/Chef(fe) de la Logistique
Type & durée du contrat : Contrat de Service (06 mois)
Date de début : 01/12/2025

1) Contexte et justification

Dans le cadre du renforcement des opérations logistiques, l’Assistant(e) Logistique appuie la planification des besoins, la gestion budgétaire FTC, le cycle PR/PO, le traitement des factures et la tenue de la documentation dans les systèmes SAP (dont WINGS au PAM), afin d’assurer la conformité, la traçabilité et la célérité des activités de transport et services logistiques.

2) Objectif du poste

Apporter un appui opérationnel et administratif complet aux activités logistiques (transport, services associés, entrepôts), en garantissant : (i) une estimation et un suivi fiables des besoins financiers, (ii) un traitement rapide et conforme des achats et des factures, (iii) une tenue rigoureuse des bases de données, et (iv) une coordination efficace avec les unités concernées.

3) Responsabilités / Attributions principales

1. En coordination avec les responsables des sous-bureaux, établir le plan de dépenses mensuels de fonds pour toutes les activités liées au transport et aux services logistiques associés.

2. Suivre les PR initier sur les fonds FTC selon les différents projets mis en œuvre dans le pays et en assurer le suivi jusqu’à l’approbation finale des PO dans le système.

3. Recevoir, vérifier et traiter toutes les factures liées au transport et services logistiques associés ; suivre le traitement des paiements par les Finances.

4. Suivre et comptabiliser tous les paiements liés au transport et aux services logistiques, ainsi que les dépenses liées aux réservations de fonds.

5. Participer et assurer la liaison avec le Programme, l’Administration, les bureaux auxiliaires et l’Entrepôt pour garantir une budgétisation et une saisie précises des données de dépenses FTC.

6. Faire l’analyse trimestriel du budget FTC et soumettre pour approbation au Chef de la Logistique et au directeur pays via le bureau régional.

7. Tenir à jour le registre de facturation et produire des rapports réguliers sur les activités logistiques, selon les besoins.

8. Maintenir la base de données de suivi des factures logistiques (ITS), avec un statut actualisé de façon hebdomadaire (réception, validation, paiement).

9. Maintenir des dossiers adéquats de dépôt et de comptabilité de tous les paiements logistiques (physiques et électroniques).

10. Appliquer les procédures et recommandations visant à améliorer le suivi et le traitement des factures ; informer les Finances et la Logistique de tout problème à résoudre.

11. Travailler en étroite collaboration avec Commodity Accounting et l’unité BPO pour un suivi approprié des données relatives au FTC.

12. Assurer l’utilisation appropriée de SAP pour toutes les activités liées au traitement des factures et des engagements.

4) Livrables attendus

• Prévisions mensuelles de fonds logistiques consolidées et validées.

• PR/PO logistiques initiés et suivis jusqu’à approbation, avec journal de suivi à jour.

• Tableau de bord factures (réception → paiement) à jour ; dossiers d’archivage complets.

• Notes de revue budgétaire FTC et rapports logistiques périodiques transmis dans les délais.

• Registre des améliorations de processus (actions correctives et préventives) mis à jour.

5) Indicateurs de performance (KPIs)

Les indicateurs ci-dessous serviront à évaluer la performance et la qualité des résultats :

Indicateur

Cible / Standard

Délai moyen PR → PO (achats logistiques)

≤ 10 jours ouvrés (selon complexité)

Taux de factures payées < 30 jours après réception conforme

≥ 90 %

Exactitude des besoins de fonds (écart prévision vs. Dépenses)

Écart ≤ 10 %

Taux d’archivage conforme et traçable

≥ 95 % des dossiers complets

Ponctualité et complétude des rapports logistiques

100 % dans les délais convenus

6) Profil recherché (qualifications & compétences)

• Diplôme post-secondaire en logistique, administration, comptabilité, gestion ou domaine apparenté.

• Expérience pertinente (3–5 ans) en appui logistique, gestion de factures/paiements, PR/PO et suivi budgétaire (idéalement en contexte humanitaire).

• Maîtrise d’Excel et des bases de données de suivi ; connaissance des systèmes/procédures WFP souhaitée (SAP, IPSAS, FTC).

• Connaissances en Commodity Accounting et archivage électronique.

• Rigueur, sens de l’organisation, respect des délais, attention aux détails, intégrité ; excellente coordination et communication écrite/orale en français (anglais atout).

7) Relations de travail

Collaboration étroite avec : Logistique (transport/entrepôts),BPU, Finances, Programme, Administration/Management Service

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

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REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.