Associe(e) administratif (ve) et financier(ère) au PMSU

Office/Unit/Project Description  (max 300 words)

Sous la supervision générale du Directeur Pays Adjoint /Opérations et supervision directe  du PMSU Associate., l’Associe(e) administratif (ve) et financier(ère) , a pour mission principale, en tant qu’ l’Associe (e) administratif (ve) et financier(ère), d’appuyer et assister le PMSU Associate dans ces attributions.
Il/elle appui le PMSU Associate dans la contribution activement à l’exécution des services financiers du programme permettant une utilisation effective et transparente des ressources financières et l’intégrité des services financiers et à à l’identification des réponses créatives face aux nouveaux défis et opportunités du Programme Pays.
L’Associe (e) administratif (ve) et financier(ère)  travaille en étroite collaboration avec la PMSU associate et les Unités du Programme et des Opérations ainsi que les projets dans l’étude et la préparation des rapports financiers demandés. Il/elle travaillera également avec le Siège pour résoudre des questions complexes relatives aux programmes et aux opérations.
    

3. Scope of Work (5 to 7 items only)

Sous la supervision du PMSU Associate, Il/elle appuie dans la mise en œuvre de la stratégie financière du Bureau et appuie le PMSU Associate dans  le contrôle de gestion des ressources budgétaires intégrées du bureau (Ressources centrales et Autres – Programmes et Opérations). En particulier, il/ elle appuie dans l’analyse agrégée les informations et les rapports de gestion, Appui à la planification et au suivi budgétaire ainsi qu’au suivi de l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG);
Appui au renforcement des capacités nationales en matière de NIM, DIM, exécution ONG, exécution Agences, y compris la mise en œuvre du HACT

3.1.    Appui à la gestion budgétaire et l’exécution financière des projets/programmes (NIM, DIM, ONG,)  

•    Appui à l’’identification de goulots d’étranglement et mettre en œuvre de mesures idoines conformes aux procédures 
•    Appui dans l’analyse de la fiabilité des demandes d’avances de fonds trimestrielles NIM et ONG et de leur conformité avec les procédures et réglementation du PNUD en matière de gestion des avances NIM
•    Suivi de l’évolution de la situation globale des dépenses des programmes et projets à travers QUANTUM ; 
•    Appui à l’élaboration de rapports réguliers et ponctuels sur la situation des ressources programmatiques du programme ;
•    Appui au suivi périodique des Dashboard et des exceptions, identification des solutions en collaboration avec le superviseur ;
•    Assurance de l’archivage des documents précis au PMSU, tels que les CDR signés par les directeurs de projet, la liste des inventaires trimestriel signés par les directeurs des projets ; les rapports trimestriels DIM, les non-cost extension.

3.2.    Appui au renforcement des capacités nationales et de celles du PNUD en matière de gestion des projets/programmes du PNUD sous modalités d’exécution NIM, DIM, ONG et AGex;

-    Appui au renforcement des capacités du NIM conformément aux manuels de gestions des projets et programmes et aux recommandations des études macro/micro du processus d’Harmonisation des modalités de transfert de cash du Système des Nations Unies (HACT);
-    Appui au renforcement du DIM conformément aux exigences du PNUD et du cadre de contrôle interne du Bureau ;
-    Appui au renforcement de l’exécution ONG, conformément aux exigences de la modalité, y inclus l’assurance du diagnostic des capacités.
-    Appui à la mise en place du Standard Operating Procedure (SOP) du Bureau Pays en collaboration avec la Division des Opérations et du programme ; l’assurance de conformité des opérations des projets de développement avec le SOP.

3.3.    Appui à la gestion orientée sur les résultats du Programme Pays

-    S’assurer que les budgets enregistrés dans QUANTUM sont conformes aux PTAs signés avec la contrepartie nationale ;
-    Appui à la préparation et au suivi des évaluations des programmes, des Audits annuels des programmes et projets NIM, et des Audits intégrés du Bureau Pays ;
-    S’ assurer que les partaiaires  ont mis en oeuvre les recommandations des audits ;
    
4.    Institutional Arrangement

L’Associe (e) administratif (ve) et financier(ère) au PMSU rapportera dans ses fonctions directement au PMSU Associate

5. Competencies
    

Core
Obtenir des résultats :       NIVEAU 1 : Planifier et surveiller son propre travail, prêter attention aux détails, livrer un travail de qualité dans les délais impartis  
Penser de manière innovante :       NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, pragmatique dans la résolution de problèmes, apporte des améliorations   
Apprenez en continu :       NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires  
Adaptez-vous avec agilité :       NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté et l'incertitude, fait preuve de souplesse   
Agir avec détermination :        NIVEAU 1 : Fait preuve d'entrain et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant  
Engagement et partenariat :       NIVEAU 1 : Fait preuve de compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives  
Favoriser la diversité et l'inclusion :       NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, faire face à la discrimination   
Gestion des personnes (Insérer sous la phrase standard si le poste a des subordonnés directs.)
NA
Compétences transversales et techniques (insérer jusqu'à 7 compétences) 
Domaine thématique    Nom    Définition

6.    Minimum Qualifications of the Successful NPSA

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.

7.       The following documents shall be required from the applicants:

1. Personal CV or P11, indicating all past positions held and their main underlying functions, their durations (month/year), the qualifications, as well as the contact details (email and telephone number) of the Candidate, and at least three (3) the most recent professional references of previous supervisors. References may also include peers.
2. A cover letter (maximum length: 1 page) indicating why the candidate considers him-/herself to be suitable for the position.
3. Managers may ask (ad hoc) for any other materials relevant to pre-assessing the relevance of their experience, such as  reports, presentations, publications, campaigns or other materials.

8.   Annexes to the TOR

1. Links to any relevant (non-confidential) materials that may help candidates gain a better understanding of the office/unit/project context.
2. Organigram of the office/unit/project indicating the position of the function (for internal use only).