Programme Assistant

Lima

  • Organization: IOM - International Organization for Migration
  • Location: Lima
  • Grade: Administrative support - GS-4, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date:

Job Description

Bajo la supervisión general del Jefe de Misión de la OIM Perú, y la supervisión directa del Coordinador de Programa (Response and Recovery), el titular del puesto apoyará en la implementación y monitoreo de los proyectos y actividades a cargo de esta unidad, y de la misión en general.

Responsibilities

  1. Brindar apoyo en la implementación de actividades y proyectos del área de Programas y de la misión.
  2. Asistir en las distintas fases de ejecución de los proyectos, incluyendo el seguimiento físico y financiero básico de las actividades, gestión de información, tareas logísticas y administrativas, revisión de documentos, apoyo en la circulación de términos de referencia, proceso de pagos, y preparación de versiones preliminares de reportes.
  3. Apoyar en la recopilación de información interna, y en la preparación de reportes, oficios y ayudas memorias, manteniendo la documentación organizada y accesible (gestión documentaria en la nube).
  4. Brindar apoyo en la coordinación con actores internos y externos, como otras agencias de Naciones Unidas, contrapartes de gobierno y organizaciones de la sociedad civil, siguiendo las indicaciones del supervisor.
  5. Apoyar la preparación logística y administrativa de reuniones internas y externas, seminarios, talleres, ceremonias o actividades similares.
  6. Colaborar en la recopilación de datos básicos para las actividades de monitoreo y evaluación que la misión considere pertinentes.
  7. Mantener actualizados registros e instrumentos de seguimiento de proyectos y actividades de Programas de la misión.
  8. Brindar apoyo operativo en la implementación de actividades de salud, incluyendo coordinación logística de evaluaciones, referencia de casos, actividades comunitarias y atención en primer nivel.
  9. Apoyar tareas administrativas y logísticas relacionadas con nuevas actividades en áreas como vigilancia comunitaria, salud intercultural, cambio climático y salud, según se indique.
  10. Realizar otras tareas de apoyo administrativo y operativo que le sean asignadas por su supervisor.

Qualifications

Education
  • Título de licenciatura en carreras de la salud, o campos relacionados, de una institución académica acreditada con 2 años de experiencia laboral; o,
  • Diploma de estudios secundarios con experiencia laboral mínima de 4 años
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.
 
Experience
  • Experiencia brindando apoyo administrativo o logístico en la implementación de proyectos.
  • Experiencia en apoyo a la organización de reuniones o comunicaciones con instituciones públicas, privadas o de la sociedad civil.
  • Será valorada la experiencia laboral previa en el Sistema de Naciones Unidas, otras agencias de cooperación internacional u organizaciones de la sociedad civil;
Skills
  • Familiaridad con la gestión de procesos administrativos, logísticos y financieros;
  • Habilidad organizacional, gestión del tiempo para cumplir con plazos y tareas rutinarias.
  • Atención al detalle y actitud orientada a soluciones en la ejecución de actividades.
  • Excelentes aptitudes interpersonales, capacidad para trabajar de manera colaborativa y en equipo.
  • Capacidad para adaptarse a procedimientos establecidos y trabajar de manera eficiente en entornos operativos.
  • Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, MS Teams).
Languages
  • Español: Nativo (oral y escrito)
  • Inglés: Intermedio (oral y escrito)
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
 
Required Competencies

El/la candidato/a deberá demostrar los siguientes valores y competencias:

Valores - todos los miembros del personal de la OIM deben cumplir y demostrar estos cinco valores:
  • Inclusión y respeto por la diversidad: respeta y promueve las diferencias individuales y culturales; fomenta la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.
  • Integridad y transparencia: mantiene altos estándares éticos y actúa de manera consistente con los principios / reglas de la organización y los estándares de conducta.
  • Profesionalismo: Demuestra capacidad de trabajar de manera competente y comprometida y ejerce un juicio cuidadoso para enfrentar los desafíos cotidianos.
  • Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
  • Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas en su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias basicas – behavioural indicators (Level 1)
  • Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve colaboración efectiva dentro y entre las unidades para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
  • Entrega de resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio; orientado a la acción y comprometido a lograr los resultados acordados.
  • Gestionar y compartir conocimientos: Busca continuamente aprender y compartir conocimientos.
  • Responsabilidad: Se responsabiliza por alcanzar los objetivos de la Organización y asume la responsabilidad de sus acciones y trabajo.
  • Comunicación: Contribuye a una comunicación clara y abierta; explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora 
Notas
  1. Cualquier oferta realizada al/la candidato/a en relación con este aviso de vacante está sujeta a la confirmación de fondos.
  2. Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en distintos duty stations. Las personas recomendadas permanecerán elegibles durante 24 meses para ser nombradas en una posición similar.
  3. Este puesto está sujeto a reclutamiento local. Solo serán consideradas las personas que cuenten con permiso de residencia y trabajo válidos en el país donde se basa la posición.
  4. El nombramiento estará sujeto a la certificación de aptitud médica, así como a la verificación de residencia, visa y autorizaciones por parte del Gobierno correspondiente, cuando aplique.
  5. La OIM mantiene una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los propósitos y objetivos de las Naciones Unidas y de la OIM, incluyendo la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, religión, origen étnico o discapacidad.
  6. La OIM no cobra ninguna tasa en ninguna etapa de su proceso de contratación (postulación, entrevista, tramitación, capacitación u otros). La OIM no solicita información relacionada con cuentas bancarias.
  7. La OIM solo acepta postulaciones debidamente completadas y enviadas a través del sistema en línea de reclutamiento de la OIM. Esta herramienta también permite a las personas candidatas hacer seguimiento del estado de su postulación.
  8. La contratación de la persona seleccionada está sujeta a la validación de referencias y a la aprobación médica. Se requiere contar con el certificado de vacunación contra la COVID-19 completo y/o la programación de la segunda y/o tercera dosis, así como la verificación de residencia, visa y autorizaciones por parte del gobierno local, en caso corresponda.
For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info

Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)
Initial Contract Duration: 6 months
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-4
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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