Supply Chain Associate

N'Djamena

  • Organization: IOM - International Organization for Migration
  • Location: N'Djamena
  • Grade: Administrative support - GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Legal - Broad
    • Logistics
    • Supply Chain
  • Closing Date:

Job Description

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal candidates are considered first-tier candidates.

Context

Sous la supervision générale du Resources Management Officer (RMO) au Tchad et la supervision directe du (de la) Responsable de la Chaîne d'Approvisionnement, le/la titulaire du  poste  sera chargé (e) d'organiser les activités d'achats, y compris l'obtention de cotation, les appels d'offres, l'achat et la livraison de fournitures et de matériel de bureau et d'équipement, et de fournir un soutien logistique et administratif aux projets, ainsi que de préparer les demandes de paiement, les rapports et l'encodage.

Responsibilities

  1. Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau.
  2. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s)  fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
  3. Recevoir toutes les demandes d'achats et d'approvisionnements et s'assurer qu'elles sont toutes approuvées avant de procéder à l'achat en utilisant la matrice d'autorisation de l'OIM applicable au Bureau.
  4. Traiter les demandes d'achat (PR), les demandes de devis (RFQ) avec le(s) fournisseur(s), préparer les résumés d'analyse des offres (BAS) puis la préparation finale du bon de commande (PO) via le système PRISM en utilisant le module de gestion du matériel (MM). S'assurer que les bons de commande sont remis aux fournisseurs et aux vendeurs et que leur signature est obtenue.
  5. S'assurer que tous les achats sont effectués conformément aux règles de l'OIM en matière de passation de marchés et mettre en œuvre des mécanismes appropriés pour éviter la fraude et assurer la transparence en complément des règles et règlements de l'OIM en matière de passation de marchés.
  6. Fournir une liste de contrôle mensuelle sur les engagements ouverts et assurer le suivi avec les collègues concernés pour garantir la fermeture en temps voulu de tous les PR et PO dans le système PRISM.
  7. Gérer des services d'achat rentables dans le domaine des contrats et des accords à long terme (LTA) en soutien aux opérations de l'OIM Bénin.
  8. S'assurer que les actifs (OIM et bénéficiaires) sont créés dans PRISM par le biais de MM avant la passation de marché et acquis et transférés, désactivés une fois le projet terminé.
  9. Conseiller les assistants de projet et les managers sur les offres collectées et les meilleurs biens/services à acquérir.
  10. Assurer le suivi avec les fournisseurs et veiller à la livraison en temps voulu des fournitures et matériaux demandés et tenir le personnel du projet concerné informé de l'état de la livraison.
  11. Coordonner avec l'unité de réception les biens/services à recevoir et obtenir les bons de livraison et les factures satisfaisants de l'unité de réception.
  12. Maintenir un système de classement efficace pour tous les documents, rapports et dossiers d'achat, offres, soumissions, etc. et s'assurer qu'il est régulièrement mis à jour.
  13. Compiler avec l'aide du NPLO une base de données complète sur les vendeurs, les prestataires de services, les entrepreneurs fiables qui pourraient être utilisés au Bénin et mener des examens semestriels de la performance des fournisseurs, identifier les opportunités de fournisseurs spécialisés et mettre en œuvre des processus d'accréditation des fournisseurs, le cas échéant.
  14. Coordonner avec le Département des Finances pour s'assurer qu'avant la commande finale et la livraison de l'équipement/matériel, le code du projet, le code du compte et la ligne budgétaire ont été déterminés.
  15. Tenir un registre des fournitures de bureau et effectuer des inventaires périodiques pour s'assurer que la papeterie et les produits de nettoyage sont réapprovisionnés en temps voulu.
  16. Fournir une assistance logistique aux projets, y compris, mais sans s'y limiter, en identifiant les lieux appropriés pour les formations/ateliers, en aidant les assistants de programme à préparer et à compiler le matériel de formation, etc.
  17. Préparer les contrats de service selon les besoins et s'assurer que le département LEG de Genève a examiné et approuvé les accords/contrats avant leur signature.
  18. Assurer la liaison avec les fournisseurs et les fabricants pour la réparation et la garantie des équipements endommagés.
  19. Coordonner les tâches du chauffeur.
  20. Planifier, organiser et coordonner les besoins en transport du bureau d'appui du Bénin et assurer une allocation efficace et efficiente des véhicules de l'OIM et des transports loués.
  21. Entreprendre d'autres tâches qui peuvent être assignées de temps en temps et qui sont proportionnelles au poste.

Qualifications

Education
  • Diplôme universitaire en administration des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe délivré par un établissement d'enseignement accrédité, avec trois (3) ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine des achats et de la logistique.
  • Diplôme d'études secondaires d'un établissement d'enseignement accrédité, avec cinq (5) ans d'expérience professionnelle pertinente.
  • Une certification en approvisionnement, en logistique ou en gestion de la chaîne d'approvisionnement est un avantage.
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.
 
Experience
  • Connaissance approfondie des politiques, règles et réglementations de l'OIM en matière d'approvisionnement et de logistique.
  • Une expérience de l'exécution de tâches liées aux achats et à la gestion de la chaîne d'approvisionnement avec un an dans un système des Nations Unies ou une organisation multiculturelle sera un atout.
  • Excellentes compétences en communication et en négociation.
  • Capacité démontrée à maintenir l'intégrité dans l'exercice des responsabilités qui lui sont confiées.
  • Capacité à porter une attention particulière aux détails, à prendre des initiatives et à travailler avec un minimum de supervision.
  • Connaissances informatiques, y compris les applications MS Office telles que Word, Excel, etc.
  • Une expérience professionnelle avec le module d'approvisionnement SAP est un atout.
Languages
  • Pour tous les candidats, la maîtrise du Français et de l’Anglais est requise (Oral et écrit).
  •  L’Arabe local ou toutes autres langues parlées seraient considérés comme un atout.
IOM’s official languages are English, French and Spanish.
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
 
Required Competencies
 
IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.
 
Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these three values:
  • Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
  • Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
  • Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
  • Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
  • Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)
  • Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
  • Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
  • Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
  • Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
  • Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
Managerial Competencies – behavioural indicators (Level 1) (applicable only if position is with direct reports)
  • Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
  • Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
  • Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
  • Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
  • Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.
Notes
  1. Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
  2. This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
  3. This post is subject to local recruitment. Only those holding a valid residence and work permit for the country where this position is based will be eligible for consideration.
  4. Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of residency, visa, and authorizations by the concerned Government, where applicable.
  5. IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
  6. IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
  7. IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM online recruitment system. The online tool also allows candidates to track the status of their application.
For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info

Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)
Initial Contract Duration: 6 months
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-5
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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