Assistant(e) Administratif(ve) et financier(ère) - G5

Introduction

Informations générales sur le contexte dans lequel le/la titulaire travaillera:

          Le Global Skills Programme, mis en œuvre par le Bureau International du Travail (BIT) avec l’appui du Gouvernement de Norvège, vise à renforcer les systèmes de développement des compétences et de l’apprentissage tout au long de la vie dans plusieurs pays, dont le Mali. Il contribue à l’amélioration de la gouvernance des compétences, au financement durable de la formation professionnelle, ainsi qu’à la promotion d’apprentissages de qualité en lien avec la Recommandation 208 de l’OIT.

          Au Mali, le programme est mis en œuvre en étroite collaboration avec le Ministère de l’Emploi et de la Formation Professionnelle, le Fonds d’Appui à la Formation Professionnelle et à l’Apprentissage (FAFPA), ainsi que les partenaires sociaux. Le programme appuie notamment :

•    La mise en place de mécanismes de gouvernance et de financement de la formation professionnelle,
•    Le renforcement des capacités institutionnelles,
•    Le développement d’études nationales sur les systèmes d’apprentissage et leurs modèles d’amélioration.

          Le/la titulaire du poste appuiera l’équipe projet dans la gestion administrative, financière et logistique des activités prévues, en veillant au respect des procédures du BIT. Il/elle assurera le suivi des dépenses, la préparation des documents administratifs et financiers, ainsi qu’un appui aux missions, ateliers et processus de contractualisation.

          Le poste fait partie de l’équipe programme basée au Bureau Pays de l’OIT à Bamako et apporte un soutien direct au Coordinateur du programme SKILLS.

Structure hiérarchique

Supervision directe : Le/la titulaire travaillera sous l’autorité du Coordinateur National du programme SKILLS Mali.
•    Orientation technique : Il/elle recevra des orientations techniques de l’Administrateur/trice Financier/ère du Bureau Pays de l’OIT à Abidjan et du Service Finances/Administration du BIT (ROAF).
•    Collaboration interne : Interaction régulière avec les agents administratifs du Bureau Pays, les responsables RH et finances, ainsi qu’avec les équipes techniques régionales et globales du programme.
•    Collaboration externe : Relations fonctionnelles avec les partenaires nationaux (FAFPA, DNFP, ministères), consultants, prestataires et institutions bénéficiaires.

Fonctions et responsabilités principales

1.    Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens. 

2.    Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.

3.    Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.

4.    Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances. 

5.    Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.

6.    Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.

7.    Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.

8.    Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.

9.    Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.

10.    Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.

11.    S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes.

Langues

Excellente connaissance du français et bonne connaissance pratique du bambara.

Compétences

-    Connaissance et compréhension d’un ensemble complexe de règles, directives et procédures financières et administratives. 
-    Connaissance des procédures propres à l’organisation en matière de préparation de documents et de formulaires administratifs ainsi que pour la création et la tenue à jour des systèmes de classement. 
-    Bonnes facultés d’analyse. 
-    Aptitude à raisonner et à faire preuve de discernement.
-    Aptitude à tenir des registres financiers et à préparer des rapports et des états comptables.
-    Sens des responsabilités et aptitude à prêter attention aux détails. 
-    Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles. 
-    Attitude éthique irréprochable. 
-    Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, par exemple). 
-    Aptitude à évaluer le courrier et les demandes de renseignements afin de décider de la marche à suivre.
-    Aptitude à répondre correctement aux demandes de renseignements liées au travail. 
-    Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches. 
-    Aisance dans la communication orale et écrite. 
-    Aptitude à travailler seul et en équipe. 
-    Faculté d’organisation. 
-    Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers. 
-    Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.