Asistente de Programas

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

El presente anuncio corresponde a una vacante actualmente disponible en la ciudad de Bogotá. Sin embargo, se busca establecer una lista de candidatos calificados (roster) que puedan ser considerados para futuras oportunidades en otras ciudades donde se presenten necesidades operativas.

Aquellos candidatos que cumplan con los requisitos, previa evaluación de su perfil y experiencia, podrán ser incluidos en el roster de elegibles, el cual se mantendrá vigente por un periodo de hasta 24 meses. La inclusión en el roster no garantiza una contratación inmediata, pero permitirá contactar a los candidatos en caso de surgir nuevas vacantes relevantes.

TÍTULO DEL CARGO: Asistente de programas

UNIDAD: Programas

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá, Colombia

DURACIÓN DEL CONTRATO: Seis (6) meses, prorrogable sujeto a desempeño y disponibilidad de recursos.

MODALIDAD CONTRACTUAL: Service Contract (SC)

NIVEL: SC-4

CONTEXTO ORGANIZACIONAL:

El Programa Mundial de Alimentos (WFP) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a los Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 haciendo uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

LINEA DE REPORTE Y SUPERVISIÓN

Bajo la supervisión de la Oficial de Programas - Activity Manager del SO2, Oficial de Capital Humano, el/la Asistente de programas brindará soporte administrativo y operativo tanto a la Oficial de Programas como a las áreas programáticas que conforman el equipo del SO2, de manera transversal. En particular, apoyará la ejecución del convenio con la Fundación Rotaria. Su rol consiste en asegurar que las tareas administrativas, la gestión documental, la coordinación con socios cooperantes y la operación interna del equipo se desarrollen de forma eficiente, oportuna y alineada con los sistemas, estándares y políticas del PMA.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

• Proporcionar apoyo a la gestión de proyectos para garantizar que las diversas actividades se realicen dentro de los objetivos establecidos, siguiendo las políticas y procedimientos del PMA.

• Apoyar la recopilación, revisión y análisis de datos e información para la elaboración de documentos e informes, garantizando su integridad en los sistemas institucionales, y detectando discrepancias simples como información faltante, que deberán ser reportadas oportunamente para facilitar la toma de decisiones operacionales.

• Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes. 

• Brindar apoyo al equipo SO2 en la gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias, incluyendo el seguimiento de plazos internos, recordatorios, acciones programadas y el cumplimiento de metas asignadas, así como la solicitud, consolidación y verificación de información proveniente de las áreas programáticas para la preparación de reportes, informes y otro tipo de documentos.

• Monitorear y actualizar el estado de documentación pendiente, así como gestionar los vencimientos, renovaciones y expiraciones de contratos y convenios.

• Apoyar al equipo de Gestión de Socios en la revisión programática de las legalizaciones enviadas por los socios cooperantes en el marco de los convenios vigentes.

• Responder por el mantenimiento de los sistemas y archivos tanto físicos como electrónicos del SO2, velando por el cumplimiento de los procedimientos y estándares institucionales relacionados con el manejo documental, asegurando el mantenimiento, categorización e integridad de los sistemas y archivos, así como la disponibilidad precisa y oportuna de la información para las funciones correspondientes.

APOYO ADMINISTRATIVO AL CONVENIO CON LA FUNDACIÓN ROTARIA:

• Prestar apoyo administrativo al Project Manager y a los líderes de componente del convenio con la Fundación Rotaria para lo que requieran (reuniones, documentos, seguimiento, coordinación), así como con las tareas administrativas relacionadas con la implementación del convenio o proyectos conexos.

• Hacer seguimiento de los compromisos del convenio (cronogramas internos, entregables administrativos, memoria de soportes) y recordar plazos.

• Preparar y consolidar documentos, presentaciones, informes de avance, actas, anexos, según requerimientos del convenio.

OTRAS RESPONSABILIDADES DEL CARGO: 

• Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.

• Apoyar en la elaboración de indicadores o cuadros de control para aspectos administrativos del SO2 o del convenio.

• Organizar agendas, reuniones y eventos de la oficina SO2 (físicos o virtuales), incluyendo reservaciones de espacios, logística, coordinación de participantes, elaboración de agendas y distribución de convocatorias

• Realizar otras tareas que le sean asignadas por su supervisor/a en el marco de su esfera específica de responsabilidad.

CUALIFICACIONES Y EXPERIENCIA ESTÁNDAR MÍNIMAS:

Formación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título profesional universitario en Administración, Ciencias Sociales, Contaduría Pública, Finanzas, o campo afín (o al menos estudios superiores con experiencia comprobable).

Experiencia:  

• Cuatro (4) años mínimo de experiencia en apoyo administrativo a programas, y experiencia en tareas administrativas en organizaciones de cooperación, ONG, organismo internacional o sector público.

• Experiencia en gestión documental, uso de sistemas institucionales, coordinación con socios, organización de eventos, apoyo a múltiples interlocutores.

• Deseable experiencia previa en oficinas de organismos internacionales o experiencia con convenios con fundaciones o socios externos.

Conocimientos:

• Excelentes habilidades de organización, priorización y manejo del tiempo

• Uso de computadores y office para el procesamiento de textos, uso de Microsoft office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) manejo intermedio de bases de datos. 

• Manejo de plataformas para gestión documental.

• Buen nivel de redacción en español, con capacidad de revisar correspondencia, actas, informes.

• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima. 

• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.

• Atención al detalle, proactividad, confidencialidad en el manejo de información.

• Flexibilidad para adaptarse a cambios de prioridades, trabajar bajo presión cuando sea necesario.

• Deseable conocimiento de políticas institucionales del PMA, normas administrativas, procedimientos internos.

Idiomas:

• Español: fluido (oral y escrito).

• Inglés: nivel intermedio (capaz de redactar correspondencia básica, interpretar documentación).

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).

• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Please make sure you upload your professional CV in the English language

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

• Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time

• Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application

• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.