Oficial Cadena de Suministro

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Responsabilidades:

Supply Chain

• En coordinación con el supervisor, realizar y documentar el análisis de precios y costos en relación con las gestiones de adquisición para el IRC; El análisis de precios generalmente tomará la forma de comparación de cotizaciones, precios de mercado u otros índices. El análisis de costos debe asegurar que cada elemento del costo es razonable, permisible bajo las regulaciones del IRC y de los donantes, y aceptable para el proyecto basado en el beneficio relativo. 

• Garantizar un control adecuado de la gestión de las adquisiciones de bienes y servicios de acuerdo con las políticas y procedimientos del IRC.

• Facilitar los aspectos de adquisición, de la planificación del programa y las próximas necesidades de recursos de adquisición.

• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal del IRC; Garantizar que todos los suministros, servicios y equipos requeridos se entreguen a tiempo. Esto incluye la comunicación rutinaria, la coordinación y la planificación con el personal solicitante pertinente en relación con sus pedidos.

• Coordinar con los departamentos de finanzas, administración y programas para garantizar la integración de los controles internos, el pago puntual a los proveedores y una documentación de apoyo completa y auditable.

• Gestiona, monitorea y hace seguimiento a gestión de activos, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.

• Garantiza que se utilizan los formatos dispuestos por la organización para cada proceso de la cadena de suministros incluidos almacén, flota y activos respectivamente

• Garantiza que se siguen los procedimientos, políticas y estándares en la ejecución de cada paso de la cadena de suministros.

• Gestiona, monitorea y hace seguimiento a gestión de flota alquilada, incluida actualización, reporte mensual y sugerencias de acción.

• Garantiza que todos los documentos relacionados con cadena de suministros (copias electrónicas e impresas) se guarden organizados y estén actualizados. Debe acompañar el fortalecimiento de la estrategia de gestión documental de IRC Colombia y el cumplimiento de la estructura diseñada a nivel general.

• Informa oportunamente cualquier desviación en el proceso de adquisición, lo identifica y documenta, en coordinación con su supervisor sugiere los pasos a seguir de acuerdo con las regulaciones de IRC.

• Cualquier otra función relacionada con el rol, asignado por el supervisor para lograr los objetivos.

Administración:

• Apoyar la representación interna y externa de la Dirección de País, recibiendo a visitantes y organizando eventos corporativos.

• Asistir a la dirección País en tareas administrativas, incluyendo la gestión de su agenda; Organizar planes de viaje detallados, itinerarios, programas y misiones nacionales e internacionales, y recopilar la documentación para las reuniones con terceros.

• Lleva control de solicitudes de tiquetes en Colombia con la agencia de viajes local.

• Coordinar transportes locales para viajeros nacionales e internacionales.

• Gestiona los contratos de arrendamiento de oficinas y de los apartamentos del personal expatriado.

• Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

Requisitos:

• Título profesional en Administración, Logística, Ingeniería, campo de negocios o carreras afines.

• 1-3 años de experiencia específica en tareas de compras, logística, almacén (cadena de suministros).

• Habilidades fuertes de desempeño organizacional, refiere a capacidad de interactuar efectivamente con personal internacional y nacional.

• Nivel intermedio de inglés oral y escrito.

• Manejo avanzado de herramientas ofimáticas de Microsoft.

• Comprensión de ética en procedimientos de adquisición, y cumplimiento de regulaciones de donantes.

• Tiene capacidad demostrada para realizar múltiples tareas y procesar información en acción para no retrasar las actividades del programa.

• Le apasiona el trabajo de las ONG’s y tiene un pensamiento positivo con una actitud de "hacerlo posible y trabajar en equipo".

• Usted es confiable y flexible, autodidacta y trabaja bien bajo presión y limitaciones de tiempo

• Disponibilidad para viajar al campo según se requiera.

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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