Assistant(e) d’appui aux programmes et de liaison

Bamako

  • Organization: IOM - International Organization for Migration
  • Location: Bamako
  • Grade: Administrative support - GS-5, General Service - No need for Higher Education - Locally recruited position
  • Occupational Groups:
    • Administrative support
    • Project and Programme Management
  • Closing Date:

Job Description

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement. 

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. 

Seuls les candidats résidents soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

 
Contexte:

Fondée en 1951, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est l’une des Agences du Système des Nations Unies et la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. 

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifie et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance les candidatures féminines et celles de candidats internes sont considérées comme prioritaire. 

 

Responsibilities

Sous la supervision directe de l’Officier d’Appui aux Programmes et de Liaison, et en coordination avec les unités compétentes du Bureau de l'OIM Mali, le/la titulaire sera responsable de l’appui à l’Unité d’appui aux programmes et de liaison au sein de l’OIM Mali.

En particulier, il/elle devra : 

  • Appuyer les tâches administratives de l'Unité d’Appui aux Programmes et de liaison, impliquant une liaison étroite avec diverses unités organisationnelles et parties externes pour initier les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, surveiller les actions administratives, etc. ;
  •  Fournir un appui administratif et de coordination au  processus de développement de projets et de liaison de la mission, en étroite collaboration avec l’Officier d’Appui aux Programmes et de Liaison ;
  •  Fournir un appui administratif et de suivi au processus d'approbation interne de la mission pour les notes conceptuelles, les propositions de projets, les révisions de projets et les rapports des bailleurs sur le système PRIMA de l'OIM ;
  • Rédiger des correspondances de routine au sein de la mission sur des questions liées à la coordination des projets et des programmes ainsi que de la liaison externe, surtout avec la contrepartie gouvernementale conformément aux directives établies;
  • Préparer, mettre à jour et consolider les données sur la mise en œuvre et le rapportage des programmes et les rapports périodiques ;
  • Tenir des registres précis et à jour de toutes les correspondances, des dossiers de développement de projets et de rapports avec les bailleurs et le gouvernement, ainsi que les informations connexes et les trackers stratégiques de la mission ;
  • En coordination avec les unités compétentes de la Mission,  contribuer à la préparation des documents de visibilité et d'autres supports de mobilisation de ressources ;
  • Soutenir l’Unité de Communication dans ses besoins administratifs et logistiques  ;
  • Toute autre tâche nécessaire qui pourrait leur être confiée .

Qualifications

Education
  • Titulaire d’un diplôme universitaire en sciences politiques ou sociales, en économie du développement ou en gestion  avec 3 ans d’expérience ou
  • Un diplôme de Baccalauréat avec 5 ans d’expériences professionnelles dans le développement de projets et à la migration
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

 
Experience
  • Expérience de travail avec différents acteurs (gouvernement, ONGs, bénéficiaires) et à adapter son comportement aux besoins spécifiques des personnes à risque et vulnérables ou de personnalités occupant des fonctions de responsabilités. 
  • Bonne connaissance des questions de migration nationale et internationale. 
  • Expérience professionnelle dans une agence du système des Nations Unies serait un avantage. 
Skills
  • Bonnes compétences en informatique, spécifiquement avec Microsoft Excel, Word et Outlook. 
  • Capacité à respecter les délais et atteindre les objectifs fixés. 
  • Capacité à coordonner efficacement les actions avec les partenaires, les autorités locales, les bénéficiaires et la communauté humanitaire en général pour faire avancer les objectifs du bureau pays.
  • Bonnes aptitudes interpersonnelles, capacité à s'adapter à une équipe internationale multiculturelle. 
  • Excellentes compétences de communication (écrites et verbales). 
  • Capacité à travailler de façon autonome
Languages
  • Une très bonne maitrise de la langue française et un niveau intermédiaire en anglais.  Une bonne maitrise de toute autre langue locale serait un atout
IOM’s official languages are English, French and Spanish.
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

 
Required Competencies

 
IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

 
Values - Tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs : 
  • Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion. 
  • Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation. 
  • Professionnalisme : Démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d'un jugement attentif pour relever les défis quotidiens. 
  • Courage : Démontre une volonté de prendre position sur des questions importantes. 
  • Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, permet aux gens de se sentir en sécurité, respectés et traités équitablement

     
Core Competencies – behavioural indicators (Level 1)
  • Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.
  • Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.
  • Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.
  • Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.
  • Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante
Notes
  1. Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
  2. This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
  3. This post is subject to local recruitment. Only those holding a valid residence and work permit for the country where this position is based will be eligible for consideration.
  4. Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, verification of residency, visa, and authorizations by the concerned Government, where applicable.
  5. IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
  6. IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
  7. IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM online recruitment system. The online tool also allows candidates to track the status of their application.
For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info

Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)
Initial Contract Duration: 6 months
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-5
We do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.
Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify.
Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.
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