Auxiliar de Apoyo Operativo

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

To learn more about WFP, visit our website: https://www.wfp.org and follow us on social media to keep up with our latest news: YouTube, LinkedIn, Instagram, Facebook, Twitter, TikTok.

WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TERMS OF REFERENCE

TITULO DE LA POSICIÓN:
Business Support Assistant
TIPO DE CONTRATO:
Service Contract
UNIDAD/DIVISIÓN:
Management Services
DUTY STATION:
San Salvador, El Salvador
DURACIÓN:
06 meses
CONTEXTO ORGANIZATIVO Y FINALIDAD DEL PUESTO:
El Programa Mundial de Alimentos (WFP, por sus siglas en inglés) es la organización humanitaria líder que salva vidas y cambia vidas, brindando asistencia alimentaria en emergencias y trabajando con las comunidades para mejorar la nutrición y crear resiliencia, asistiendo cada año a más de 100 millones de personas en 88 países.
El PMA en El Salvador está implementando su Plan Estratégico de País (CSP) 2022–2027, el cual enfatiza el fortalecimiento de las capacidades nacionales, la mejora de los sistemas alimentarios y el incremento de la resiliencia. El trabajo de PMA se enfoca en hogares vulnerables a través de la protección social con amplio enfoque en nutrición, incluyendo la alimentación escolar, apoyo a pequeños productores en acceso a mercados, aumentar la resiliencia ante el cambio climático en poblaciones vulnerables y dar respuesta en situación de emergencias de lento y rápido desarrollo.
La finalidad de este puesto es diligenciar a buen término y con alta calidad, los servicios administrativos ejecutados, realizándolos con optimización y coherencia con las políticas y normativas brindadas, sin dejar de lado la capacidad de relacionarse interpersonalmente con tacto, respeto y cordialidad, enfocándose en la atención al cliente interno y con proveedores para conseguir la eficiencia en sus procesos. Esta posición reporta directamente a la posición del Coordinador – Bajo la dependencia del área de Servicios de Soporte.
RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva)
1. Reunir información destinada claramente a servir de base para la redacción de documentos y la preparación de informes por parte de otros miembros del personal.
2. Responder a consultas y remitirlas, cuando proceda, a los niveles superiores, con el fin de prestar un servicio oportuno y correcto a los clientes.
3. Prestar apoyo al procesamiento y gestión de tareas administrativas y financieras ordinarias en diversas esferas funcionales, para contribuir a la gestión eficaz y oportuna de los recursos.
4. Prestar servicios de revisión y corrección de documentos estándar, para contribuir a la elaboración de documentación exacta.
5. Encargarse del mantenimiento de los sistemas y archivos estándar establecidos para garantizar que la información sea precisa y esté fácilmente disponible para la función de que se trate, manteniendo actualizados los procesos administrativos que queden a su cargo, apoyando la implementación de los procedimientos operativos, con el fin de contribuir a la mejora continua de los servicios administrativos en la propia esfera de responsabilidad, logrando así cumplimiento pleno con las políticas y directrices exigidas por PMA.
6. Detectar discrepancias sencillas en las estadísticas y los datos, como información faltante, y comunicarlas a funcionarios de categoría superior para ayudar a los clientes a realizar su trabajo.
7. Encargarse de la integridad de los datos para facilitar la disponibilidad de información precisa en los sistemas institucionales.
8. Proporcionar orientación sobre métodos y prácticas ordinarios de apoyo operativo a los colegas menos experimentados para velar por que los servicios se presten de forma coherente y de acuerdo con los requisitos establecidos.
9. Trabajar con una gran variedad de personas, recabando retroinformación, cuando proceda, para ayudar en la prestación de apoyo operativo al personal.
10. Apoyar en los procesos necesarios para llevar a cabo las labores administrativas a su cargo (como podrían ser, temas relacionados a instalaciones, activos de oficina, parque de vehículos ligeros, cumplimiento de políticas, gestión de mantenimientos, combustible, viajes del personal, etc.) y ayudar a determinar las nuevas necesidades para facilitar la eficiencia y la eficacia en función de los costos de las operaciones y los servicios.
11. Elaborar requisiciones y órdenes de compra relacionadas con los servicios administrativos consolidados de la organización.
12. Encargarse de apoyar en la prestación de varios servicios, como los relacionados con la gestión de instalaciones, administración de viajes, el protocolo o la gestión de vehículos ligeros, entre otros, informando de cualquier discrepancia al supervisor para velar por que los servicios se presten de forma coherente y oportuna, a fin de garantizar un entorno de trabajo seguro y cómodo para el personal del PMA.
13. Otros según sea requerido.
CAPACIDADES FUNCIONALES
Capacidad específica
Descripción del comportamiento esperado para el nivel de competencia
Servicios de apoyo operativo y elaboración de informes
Da muestras de gran capacidad para determinar las necesidades a nivel de país y desarrollar soluciones y planes de acción centrados en el cliente. Comunica conclusiones basadas en datos de una manera muy impactante y adaptada al público destinatario.
Controles internos y gestión de riesgos
Utiliza su comprensión de los enfoques de gestión de riesgos y los controles internos para seguir de cerca los proyectos y programas con el fin de confirmar el cumplimiento de las normas y garantizar la integridad de los datos y la satisfacción del cliente.
Gestión de recursos
Supervisa las tendencias en la dotación de personal y el uso de los recursos para anticipar y remitir las cuestiones que podrían resultar problemáticas al personal directivo del programa y a los clientes principales. El candidato relaciona recursos materiales como económicos y financieros en su gestión.
Conocimientos especializados en servicios administrativos
Demuestra un conocimiento general o especializado de las mejores prácticas, técnicas y procesos administrativos, y una buena comprensión de las normas, los procesos y la infraestructura del PMA en su esfera de responsabilidad, y aplica todo ello para garantizar la prestación de servicios de administración eficientes y eficaces.
Atención prioritaria al cliente
Se ocupa del seguimiento y la supervisión del trabajo administrativo, cotejándolo con las normas y los protocolos establecidos para prestar servicios de excelencia. Vela por que los
problemas del cliente se detecten y resuelvan, tomando importancia significativa y prioritaria.
Capacidad Análisis
Los planteamientos e insumos para la toma de decisión provienen de una verificación objetiva de documentos, cifras y variables, planteando una postura en base a los mismos y a supuestos calzados, reales, racionales y con apego a políticas; sabiendo identificar variaciones, rutas críticas y tendencias para dicha toma de decisión.
Pensamiento Estratégico
La gestión debe ser siempre acompañada de soluciones que estén enfocadas en contribuir a la estrategia global de la organización en políticas y acercamiento, es decir, las soluciones no deben ser aisladas ni elaboradas en base a fundamentos no indexados a la estrategia.
Comunicación asertiva
La gestión de las labores a su cargo debe ser constantemente comunicada de manera oportuna para reforzar los procesos y tomar acciones oportunas en cada caso.
Planificación y Organización.
Toda gestión debe partir de la raíz de planificación para asegurar la sostenibilidad.

CUALIFICACIONES REQUERIDAS:
Competencias:
• Competencia en el empleo de equipo de oficina y paquetes informáticos, como Microsoft Word.
• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.
• Tacto y cortesía para intercambiar información con una gran variedad de personas.
• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.
• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal subalterno
Educación:
Finalización del ciclo de educación secundaria. Técnico Superior Universitario en Administración de Empresas o equivalente en otro campo relacionado con la gestión y administración de oficinas.
Experiencia:
Cuatro años como mínimo de experiencia profesional con responsabilidad de cada vez mayores en la esfera operativa correspondiente, y experiencia en tareas administrativas de carácter general.
Idiomas: Dominio Avanzado, hablado y escrito, del español.
 

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruitment system. We do not accept CVs or spontaneous applications by email.

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• Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter

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• Only shortlisted candidates will be notified

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.