Administration Assistant

PT

Na América Latina e no Caribe, o UNOPS opera em 23 países, oferecendo soluções de alto impacto que impulsionam o desenvolvimento sustentável. O UNOPS concentra-se na construção e melhoria de infraestruturas resilientes — incluindo estradas, pontes, instalações públicas, sistemas de saneamento e habitação — para melhorar a qualidade de vida e promover o crescimento inclusivo. O UNOPS também apoia a saúde pública através da aquisição de medicamentos essenciais e equipamentos médicos, garantindo um acesso mais amplo aos serviços de saúde. Ao fortalecer as capacidades institucionais, o UNOPS promove uma gestão pública transparente, eficiente e equitativa. Como parceiro de confiança dos governos e das partes interessadas no desenvolvimento, o UNOPS alinha as suas intervenções com as prioridades nacionais, ajudando os países a avançar nos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável através de um apoio prático e orientado para resultados.

EN

In Latin America and the Caribbean, UNOPS operates across 23 countries, delivering high-impact solutions that drive sustainable development. UNOPS focuses on building and improving resilient infrastructure—including roads, bridges, public facilities, sanitation systems, and housing—to enhance quality of life and foster inclusive growth. UNOPS also supports public health by procuring essential medicines and medical equipment, ensuring broader access to healthcare services. By strengthening institutional capacities, UNOPS promotes transparent, efficient, and equitable public management. As a trusted partner to governments and development stakeholders, UNOPS aligns its interventions with national priorities, helping countries advance the Sustainable Development Goals through practical, results-driven support.

PT

Com sede no Brasil, o Escritório Multipaís do Cone Sul das Nações Unidas (UNOPS SCMCO) também supervisiona operações na Argentina, Paraguai e Uruguai, apoiando as prioridades nacionais e as metas de desenvolvimento em toda a sub-região. Na Argentina, o UNOPS fortalece as instituições públicas, fornecendo assistência técnica no planejamento, aquisição e supervisão de projetos de infraestrutura — particularmente em edifícios públicos — e capacitando profissionais em compras públicas, com foco em inovação tecnológica. No Brasil, onde o UNOPS atua desde 2012, o escritório colabora com agências da ONU, instituições financeiras e órgãos governamentais em todos os níveis para prestar serviços nas áreas de saúde, educação, urbanização, reabilitação social, parcerias público-privadas (PPPs) e fortalecimento institucional. O UNOPS desempenhou um papel fundamental na resposta à pandemia de COVID-19 e atualmente gerencia 17 projetos ativos em todo o país. Seu trabalho enfatiza a transparência, a eficiência operacional e a gestão orientada para resultados, alinhando-se às necessidades estratégicas e operacionais de seus parceiros. Em todo o Cone Sul, o UNOPS promove o desenvolvimento sustentável, aprimorando as capacidades nacionais e apoiando a implementação de infraestrutura inclusiva e de alto impacto.

EN

Based in Brazil, the UNOPS Southern Cone Multi-Country Office (SCMCO) also oversees operations in Argentina, Paraguay, and Uruguay, supporting national priorities and development goals across the subregion. In Argentina, UNOPS strengthens public institutions by providing technical assistance in planning, procurement, and oversight of infrastructure projects—particularly in public buildings—and building capacity in public procurement, with a focus on technological innovation. In Brazil, where UNOPS has operated since 2012, the office collaborates with UN agencies, financial institutions, and government bodies at all levels to deliver services in health, education, urbanization, social rehabilitation, PPPs, and institutional strengthening. UNOPS has played a key role in responding to the COVID-19 pandemic and currently manages 17 active projects across the country. Its work emphasizes transparency, operational efficiency, and results-driven management while aligning with the strategic and operational needs of its partners. Across the Southern Cone, UNOPS promotes sustainable development by enhancing national capabilities and supporting the delivery of high-impact, inclusive infrastructure.

PT

O Assistente Administrativo de Infraestrutura apoia a gestão e o acompanhamento das atividades de infraestrutura executadas por parceiros implementadores e contratados. A função é responsável por prestar suporte administrativo às atividades diárias relacionadas a planejamento, obras, design, construção e processos de procurement, contribuindo para que os projetos sejam executados dentro dos prazos, do orçamento e dos padrões de qualidade estabelecidos.

O Assistente Administrativo de Infraestrutura apoia a aplicação de boas práticas administrativas e operacionais ao longo de todo o ciclo do projeto — desde o planejamento até a entrega — assegurando o cumprimento dos procedimentos internos, bem como a conformidade com os padrões de Saúde, Segurança, Social e Ambiental (HSSE) e com os requisitos de Proteção contra Exploração, Abuso e Assédio Sexual (PSEAH).

O titular da função também demonstra forte capacidade organizacional, atenção aos detalhes, gestão eficiente de documentos e informações, além de apoiar a transparência, a integridade e a coordenação eficaz entre as diferentes partes interessadas envolvidas nas atividades de infraestrutura.

EN

The Infrastructure Administrative Assistant supports the management and monitoring of infrastructure activities carried out by implementing partners and contractors. The role is responsible for providing administrative support to daily activities related to planning, works, design, construction, and procurement processes, contributing to ensuring that projects are executed within deadlines, budget, and established quality standards.

The Infrastructure Administrative Assistant supports the application of good administrative and operational practices throughout the entire project cycle — from planning to delivery — ensuring compliance with internal procedures, as well as conformity with Health, Safety, Social and Environmental (HSSE) standards and with the requirements for Protection against Sexual Exploitation, Abuse and Harassment (PSEAH).

The role holder also demonstrates strong organizational skills, attention to detail, efficient document and information management, and supports transparency, integrity, and effective coordination among the different stakeholders involved in infrastructure activities.

PT

A/O Assistente Administrativo trabalha em estreita colaboração com a Gerência de Projetos e a equipe de Projetos, para desempenhar as funções-chave abaixo:

• Apoiar a gestão de projetos e gestão de processos do BRPC;

• Apoiar na elaboração de documentos oficiais do Projeto (termos de referência, despachos, termos de cooperação, outros);

• Alertar sobre qualquer desvio ou descumprimento de prazos;

• Apoio à estruturação e desenvolvimento de apresentações para reuniões técnicas, treinamentos e outras ações junto a parceiros;

• Apoio no acompanhamento orçamentário, financeiro e administrativo de projetos (quando for necessário);

• Suporte na implementação de estratégias e procedimentos operativos necessários aos Projetos;

• Apoio no cumprimento de todos os processos e registros administrativos de acordo com as normas, regulamentos, políticas e estratégias do UNOPS;

• Suporte técnico às atividades ao PMO na gestão dos projetos;

• Suporte na auditoria de atividades de projetos;

• Apoiar a revisão técnica de sua área de especialização para alertar sobre possíveis lacunas no projeto e oportunidades de melhoria.

• Monitorar a documentação técnica e assegurar que todos os estudos técnicos do projeto estejam disponíveis.

• Manter o arquivo dos procedimentos executados, os relatórios recebidos e elaborados, os produzidos e, em geral, toda a documentação técnica relevante para o projeto.

EN

The Administrative Assistant works closely with Project Management and the Project team to perform the following key functions:

• Support project management and process management for BRPC;
• Assist in the preparation of official project documents (terms of reference, dispatches, cooperation agreements, etc.);
• Report any deviations or failures to meet deadlines;
• Support in structuring and developing presentations for technical meetings, training sessions, and other actions with partners;

• Support in monitoring the budgetary, financial, and administrative aspects of projects (when necessary);

• Support in implementing strategies and operational procedures necessary for the Projects;

• Support in complying with all administrative processes and records in accordance with UNOPS standards, regulations, policies, and strategies;

• Technical support to the PMO in project management activities;

• Support in auditing project activities;

• Support the technical review of your area of expertise to highlight possible gaps in the project and opportunities for improvement.

• Monitor technical documentation and ensure that all technical studies of the project are available.

• Maintain the archive of executed procedures, received and prepared reports, produced reports, and, in general, all technical documentation relevant to the project.

PT

Formação obrigatória

• Diploma de ensino médio

• Graduação em administração, gestão de projetos, arquitetura ou áreas correlatas é um diferencial e pode substituir alguns anos de experiência.

Desejável

• Certificação profissional reconhecida ou filiação a uma associação de engenharia, em nível nacional ou internacional, é desejável.

EN

Required Qualifications

• High school diploma
• A degree in administration, project management, architecture, or related fields is a plus and can replace some years of experience.

Desirable

• Recognized professional certification or membership in a national or international engineering association is desirable.

PT

Experiência obrigatória

• Mínimo de 4 anos de experiência em suporte à gestão de projetos

• Valoriza-se experiência em Pacote Office ou G-Suite.

• Experiência anterior de trabalho em uma agência da ONU será um diferencial.

Desejável

• Experiência de trabalho em ambientes multiculturais ou em organizações do sistema das Nações Unidas em países em desenvolvimento é desejável.

• Experiência em contextos de desenvolvimento ou humanitários é desejável.

EN

Required Experience

• Minimum of 4 years of experience in project management support
• Experience with Microsoft Office or G Suite is valued.
• Previous work experience in a UN agency will be a plus.

Desirable

• Work experience in multicultural environments or in UN system organizations in developing countries is desirable.
• Experience in development or humanitarian contexts is desirable.

• Please note that UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
• Please note that UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
• Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process, which involves various assessments. 
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. UNOPS seeks to sustain and strengthen this diversity to ensure equal opportunities as well as an inclusive working environment for its entire workforce. 
• Qualified women and candidates from groups which are underrepresented in the UNOPS workforce are encouraged to apply. These include in particular candidates from racialized and/or indigenous groups, members of minority gender identities and sexual orientations, and people with disabilities. 
• We would like to ensure all candidates perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require additional assistance to complete any assessment, including reasonable accommodation, please inform our human resources team when you receive an invitation.

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.