Chargé-e Ressources Humaines

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à l'intérieur de leur propre pays dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d'urgence, nous luttons pour leurs droits et nous renforçons leurs chances d'avoir un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones touchées par les conflits, le long des itinéraires de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons pour une intégration réussie et, dans la mesure du possible, pour la réalisation du souhait de rentrer chez soi.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et s'est développé depuis pour devenir une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 employés et 8 000 bénévoles. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans quarante pays, le Conseil danois pour les réfugiés est une organisation humanitaire à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle.

Notre vision est celle d'une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur nos valeurs : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

1. Contexte

DRC a récemment été enregistré au Tchad. Nous commençons les opérations à partir de zéro et visons à les développer rapidement avec pour objectif principal de répondre à la crise humanitaire dans l'est du pays en étroite coordination avec DRC au Soudan. La programmation multi-pays sera également explorée dans le sud du pays en synergie avec DRC Centrafrique et Cameroun.

DRC met fortement l'accent sur le partenariat, la localisation et les solutions durables, en œuvrant pour des partenariats équitables, des mécanismes de coordination efficaces et le renforcement des capacités des acteurs nationaux et locaux afin de répondre efficacement aux besoins urgents, et de tracer la voie vers des solutions durables. DRC est établi dans six pays d'Afrique de l'Ouest et d'Afrique centrale et dispose d'un bureau régional à Dakar, au Sénégal.

2.Objet

Objectif général du poste : (1-2 phrases)

Sous la supervision directe de la Responsable RH, le/la Chargé.e RH et administration a la charge de l’ensemble des missions liées au Recrutement pour la mission DRC, gestion administrative et de la gestion de la paie afin de répondre aux besoins des départements techniques support et programme. Il/Elle pilote et appuie les équipes RH des bases notamment dans la réalisation quotidienne des activités de recrutement et assurer l’archivage des documents liés à l’intégralité des process.

3.Responsabilités (liste non exhaustive)

Recrutement et planification du personnel

• En étroite collaboration avec la Responsable RH, identifier les besoins prévisionnels en recrutement ;
• Appuyer le Manager qui recrute (Hiring Manager) dans la définition de son besoin (description de fonction, classification, etc.) ;
• Appuyer le Manager qui recrute (Hiring Manager) dans la définition des étapes de sélection et de leur calendrier incluant plusieurs interlocuteurs ;
• Reformater/ optimiser les annonces de postes à pourvoir sur base d’une proposition initiale du Manager qui recrute ;
• Superviser la publication et la diffusion des annonces de poste ;
• Superviser et/ou assurer le premier tri des candidatures (longlist) ;
• Assurer l’administration de toutes les phases de sélection et la communication avec toutes les parties prenantes ;
• En étroite collaboration avec la Responsable RH, veiller à ce que lors de la phase du test écrit, le principe de l’anonymisation soit respecté ;
• Assurer les feedbacks aux candidats ayant passé les tests écrits et entretiens ;
• Superviser les demandes de références réalisées et authentifier les certificats de travail de manière physique se rendant directement au sein des ONGI et ONGL ;
• Superviser la réalisation et/ou rédiger ainsi que piloter l’envoi des offres de poste sur base ;
• Piloter la demande de réalisation du contrat en collaboration avec le/la Chargé des contrats les demandes de contrat
• S’assurer que les comptes-rendus de chaque process de recrutement soient finalisés, signés et archivés dans les dossiers de recrutement numériques respectifs ;
• S’assurer du suivi de la complétude de chaque dossier de recrutement numérique jusqu’à la finalisation du process de recrutement ;
• Assurer un suivi pré-intégration (réception et archivage des documents d’embauche, etc.) ;
• Sous la supervision du Responsable RH, participer à la rédaction de la politique de recrutement Pays ;
• Faciliter le recrutement des journaliers et l’établissement de leur contrat de concert avec la logistique.
• Veiller à ce que toute la documentation relative au processus des recrutements soit archivée sur le Share Point de la mission.
• Centraliser tous les recrutements de toutes les bases opérationnelles de DRC au Tchad

Gestion administrative et archivage des dossiers du personnel des collaborateurs nationaux

1. Début de contrat

En étroite collaboration avec le/la Chargé.e et l’Assistant.e Recrutement & Mobilité :

• Superviser la création et la complétude des dossiers du personnel physiques et numériques des nouveaux collaborateurs.trices ;
• Superviser et/ou procéder à la création de la fiche individuelle et du contrat des nouveaux collaborateur.trices dans HOMERE ;
• Superviser la confection des badges DRC des nouveaux collaborateurs.trices ;
• Superviser le suivi de la collecte des documents manquants devant être communiqués par de l’ensemble du personnel nouvellement recruté ;
• Superviser le suivi des équipements devant être remis par le département Logistique aux nouveaux collaborateurs.
• Suivi des contrats du personnel auprès de ACFPE

1. Vie du contrat

• En lien avec le/la Responsable du Département, superviser le suivi et faire le lien avec les bases concernant les avenants et renouvellements des contrats de travail des collaborateurs ;
• Procéder aux prolongations de contrats et leur signature auprès du directeur pays ;
• S’assurer de la mise à jour hebdomadaire de l’ensemble des dossiers du personnel selon la nouvelle procédure de classification ;
• Superviser le classement des documents RH dans les dossiers du personnel physiques et numériques et faire le suivi des documents manquants ;
• Gérer de manière autonome en lien étroit avec chargé RH-Admin. la réception et transmission mensuelle des requêtes du personnel (demande de congé, demande d’avance sur salaire, virement bancaire, etc.…) ;
• Superviser l’archivage électronique des pièces propres à chaque collaborateur-trices;
• Superviser le suivi des vols UNHAS empruntés par les collaborateurs.trices délocalisés.

1. Gestion de la paie

• Intégrer mensuellement les éléments variables de la paie dans Homère de la base de Bangui (congés, avances, absences etc..) ;
• Consolider les PAIR des bases pour le payroll mensuel en cas d’absence de chargé RH-Admin.;
• Edicter les fiches de salaire.

1. Fin de contrat

• Superviser et/ou procéder à la fin de contrat des collaborateurs.trices dans HOMERE ;
• Procéder à l’édition des documents de fin de contrat (lettre de non-renouvellement en cas de CDD, solde de tout compte, etc…) ;
• En lien avec la logistique et autres départements concernés, s’assurer que tous les équipements prêtés par DRC ont été rendus avant le départ du collaborateur.trice ;
• Superviser la vérification et le classement des documents de fin de contrat dans les dossiers du personnel.

Reporting & Outils

• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi permettant de prévenir les fins de contrats ;
• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant de suivi des contrats déposés à l’ACFPE ;
• Superviser la mise à jour et développer l’outil existant des documents RH propre à chaque collaborateur envoyé sur base pour signature ;
• Participer à la rédaction du rapport mensuel et annuel du département RH

Gestion administrative

• En collaboration avec le/la chargé RH-Admin, procéder à la réalisation des calculs mensuels liés aux charges sociales avant paiement auprès des organismes (CNPS, ONAPE, IRPP)
• En étroite collaboration avec le Chargé Finance, s’assurer du paiement auprès des organismes étatiques ;
• Réaliser le suivi de la validité des visas et/ou titres de séjour du personnel international afin de réaliser le renouvellement dans les délais ;
• Superviser les dossiers de demandes de visa et/ou titres de séjour du personnel international à soumettre à la signature du Responsable du Département;
• Superviser l’ensemble des démarches auprès des services de l’Immigration pour l’obtention des documents susmentionnés ;
• Superviser le suivi et le règlement de l’ensemble des factures et demandes de paiement liées au Département RH (cabinet d’avocat, etc…)
• Appuyer les équipes pour leurs ordres de mission en cas de leur voyage lié au travail
• Suivi des dossiers des formations du personnel national

Gestion des mobilités et des viviers

• Capitaliser les informations concernant les personnes quittant des postes clefs (résultat entretien P&D, autres informations)
• Pour chaque poste à pourvoir identifier les options de candidats à contacter proactivement dans le vivier ;
• Participation à la mise à jour d’un tableau de suivi de viviers ;
• Isoler les CV potentiellement intéressants pour les besoins de DRC mais ne rentrant pas dans le cadre de la recherche pour laquelle ils ont été reçus.
• Suivi des recrutements du pool et constitution de la base de données.

Reporting

• Prendre part active aux réunions de planification et de revue des activités de recrutement ;
• Mise à jour quotidienne du tableau de suivi des recrutements ;
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par le chef d’équipe ou le/la responsable de département dans les délais requis
• Enumérer les difficultés rencontrées avec les interlocuteurs RH affectés sur les bases et proposer des solutions pour leur résolution ;
• En collaboration avec la Responsable RH & Administration, participer activement à la rédaction d’une politique de recrutement.

Supervision technique

• Travailler en binôme avec les assistants et chargés RH-Admin. des bases sur les besoins en termes des recrutements
• Veiller à ce que les équipes des bases respectent les procédures et politiques des recrutements de DRC

Ethique et conformité

• Se conformer et respecter toutes les procédures (administratives, RH, finances et logistiques) en vigueur et les conditions actuelles telles que stipulées dans le Code de conduite de DRC et le règlement intérieur régissant le personnel de DRC ;
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs ;
• Faire preuve de flexibilité afin de répondre à des impératifs et instruction de son superviseur/ manager pour des besoins du service à tout moment ;
• Exécuter toutes autres tâches en dehors de celles mentionnées ci-dessus demandées par sa hiérarchie et conformes à son domaine de responsabilité ;

Être en relation avec les autres départements techniques dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles

4.Qualifications requises

Formation : (y compris certificats, permis, etc.

• Diplôme universitaire, minimum niveau Bac+2 ou BTS en gestion, comptabilité, RH, Administration ou tout autre diplôme similaire

Langues : (indiquer le niveau de maîtrise)

• Française et Arabe local
• Anglaise est un atout

5.Compétences et qualités exigées

Expérience et compétences techniques (y compris le nombre d’années d’expérience professionnelle) 

• Minimum 2 ans d'expérience de travail pertinente de préférence avec les ONGI
• Minimum 2 ans d’expérience dans l'exécution de tâches RH (1 an dans le recrutement)
• Bonnes aptitudes à la communication
• Bonne maîtrise des outils informatiques Excel et Word / Compétences de base en PowerPoint
• Compétences développées en matière d'organisation et de planification afin de respecter les échéances.
• Sens de la discrétion et de la confidentialité 
• Honnêteté, intégrité, rigueur, ténacité et qualités relationnelles
• Sens du travail et des responsabilités
• Capacité à travailler sous pression

6.Process de candidature

Vous êtes intéressé(e) ? Alors postulez sur ce poste à l’adresse suivante : https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=170518&DepartmentId=19158&SkipAdvertisement=true.​​​​​​​

Tous les candidats doivent envoyer en français :

• une lettre de motivation
• un CV actualisé (pas plus de quatre pages).
• La carte de Chercheur d’emploi ONAPE

DRC garantit l'égalité des chances en matière d'emploi et interdit toute discrimination fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge, la situation matrimoniale ou le handicap. DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans le cadre du processus de recrutement. 

La date de clôture des candidatures est fixée au 20/01/2026 Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte.

En raison de l'urgence du poste, DRC se réserve le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite susmentionnée.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

Si vous rencontrez des difficultés techniques, veuillez nous contacter sur cette page : drc.ngo/about-us/job-and-career/support-for-job-seekers.