The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
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Since the early 1980s, Niger has consistently ranked at the bottom of the United Nations Human Development Index. More than half of the population experiences chronic food insecurity, and one in ten people faces extreme food insecurity. Niger is also highly disaster-prone, regularly affected by food crises and vulnerable to floods, cholera outbreaks, and locust infestations. Access to healthcare and education—particularly for women and girls—remains very limited. In addition to the vulnerability of a large proportion of the Nigerien population, Niger also hosts refugees from Mali and Nigeria.
IRC’s vision for Niger is for individuals, households, and communities to be resilient, self-reliant, and able to thrive in a changing context. IRC Niger operates in the Tillabéri, Agadez, and Diffa regions, implementing programs in Environmental Health (EH) and Shelter and Non-Food Items (SNFI), including the Rapid Response Mechanism (RRM), as well as Protection (GBV and Child Protection), Education, Nutrition, Health, and Livelihoods.
Job overview
The Grants & Business Development Coordinator, in collaboration with the Deputy Director of Programs (DDP), will provide strategic and operational leadership and will lead resource mobilization efforts to achieve annual funding targets, while supporting the diversification of institutional donor income and non-traditional funding sources in line with IRC’s strategic objectives.
The post holder will serve as a member of the Extended Senior Management Team (E‑SMT), providing direct support to strategic growth opportunities and contributing to the strengthening of systems, processes, relationships, and staff capacity related to the development of high-quality proposals.
With two Grants Managers reporting to the role, the Grants Coordinator will act as the focal point for proposal development, donor reporting, and the management of donor communications. Reporting to the DDP, the position will provide essential support in programmatic and budget tracking, compliance with IRC and donor rules and regulations, and will undertake other key responsibilities as required.
Key responsibilities
The Grants & Business Development Coordinator will maintain a strong competitive position for institutional donor funding, focusing on competitive funding mechanisms. The role oversees and updates the country program funding pipeline, ensuring IRC Niger is well-positioned to pursue relevant opportunities. With a primary focus on leading the production of high-quality funding proposals for donors and ensuring compliance with specific donor requirements, this position will also provide specialized support across other aspects of the grants management cycle, communication, and partnership, including:
• Monitoring donor trends, including private sector and non-traditional donors, with HQ support
• Supporting SMT engagement with current and prospective donors
• Support the SMT in developing strategic alliances and/or coalitions with other organizations, and organize/lead the management of sub-grants.
• Support the SMT in developing strategic alliances and/or coalitions with other organizations, and organize/lead the management of sub-grants.
• Lead the planning and development of proposals and concept notes.
• Lead the drafting of proposals and concept notes in close collaboration with program coordinators.
• Supervise grants management and compliance.
• Oversee the country Monitoring & Evaluation (M&E) system, with support from the Regional “Monitoring for Action” Coordinator.
• Strengthen the integration between M&E and proposal design, in collaboration with the DDP and technical coordinators.
• Contribute to the development of a country program partnership strategy and build IRC Niger’s strategic partnerships.
• Effectively manage the Grants Team
Specific responsibilities
Pre-positioning
• Research, analyze, and plan the pursuit of new funding opportunities and IRC Niger’s competitive positioning in a timely manner, in coordination with the Regional Program Director.
• Support effective internal communication and information management processes to ensure access to and use of Business Development information by relevant stakeholders across the organization, including maintaining an up-to-date opportunity tracking matrix.
• Lead the monitoring and analysis of the country program opportunity pipeline.
• Work closely with the Deputy Director of Programs (DDP), national technical coordinators, and regional colleagues to identify international partners and negotiate IRC’s role within proposal consortia, ensuring a competitive positioning for IRC Niger that aligns with partnership principles and the organization’s strategic direction.
• Support country program staff in developing and maintaining key relationships with donors, partner organizations, and private sector actors for opportunity identification, shared value creation, and the formation of strategic alliances.
Proposal and Concept Note Development
• Support or lead proposal development processes, including facilitating project design workshops with DDP (including field-based workshops). Identify and request additional proposal development capacity as needed.
• Prepare high-quality proposals in close coordination with technical coordinators and technical advisors, ensuring that IRC’s Strategic Action Plan (SAP) priorities are reflected in each proposal.
• Be prepared to act as lead writer for concept notes and proposals as required.
• Conduct internal reviews of narrative proposals and budgets prepared by other staff, assessing clarity, presentation, and compliance with donor requirements, in coordination with Programs and Operations teams.
• Manage the review, approval, and submission process for proposals through IRC’s electronic grants management system (OTIS), and coordinate proposal revisions based on HQ feedback.
• Review budgets at a basic level to ensure consistency with the narrative and clarity of presentation.
Grants Management and Donor Compliance
• Develop and maintain grants management tools, including funding trackers, reporting calendars, reporting templates, and compliance guidance documents, and ensure the team is aware of donor reporting deadlines.
• Support the DDP and Program teams in facilitating IRC Project Cycle Management (PCM) meetings, ensuring timely grant/project opening, implementation, and close-out meetings.
• Supervise Grants Managers responsible for donor reporting and ensuring project compliance with donor regulations.
• Support the production of donor reports, ensuring high quality and timely submission.
• Support the preparation of external monitoring visits, reviews, and audits.
• With support from IRC HQ grants staff, respond to donor compliance questions from IRC Niger program and finance teams to ensure alignment with donor regulations.
• Support Program and Operations teams in the preparation, review, and amendment of Memoranda of Understanding and grant agreements, liaising with relevant HQ units as needed.
• Establish and maintain electronic files for each funded project.
• Conduct routine programs and grant compliance reviews.
Collaboration with Partnerships Teams and Sub-grant Management
• Work closely with the Senior Partnerships Manager responsible for partnerships and sub-grants management, as well as the two Grants Managers, to ensure effective coordination and information flow.
• Contribute to quality assurance for partnership and sub-grants management in line with IRC’s Partnership Excellence for Equality and Results System (PEERS).
• Support partnership teams across all phases of the partnership cycle (start-up, implementation, monitoring, and close-out), ensuring alignment with donor requirements and IRC standards.
• Track, in coordination with relevant teams, the status of partner deliverables and ensure timely review of contractual reports and provision of feedback.
• Participate in and contribute to partnership opening, review, and close-out meetings with partners and relevant IRC units to support compliance with donor-approved work plans and logframes.
• Support the processing of partnership agreement amendments by facilitating coordination across relevant IRC units for inputs and approval processes.
• Provide advisory support on the interpretation of donor requirements and applicable terms and conditions of partnership agreements, in close coordination with technical and support teams.
• Contribute to the development and monitoring of capacity-strengthening plans for local partners, in collaboration with Programs, Finance, and Support departments, and support their implementation within agreed timelines.
Communication
In addition, the Grants Coordinator will oversee grants- and donor-related communications through functional supervision of the Communications Manager. This includes guiding the development and dissemination of donor-facing communication products in line with donor visibility requirements and IRC communication standards. The role will also ensure timely and effective internal information flow related to funding, reporting, and key milestones, and maintain alignment between programmatic priorities, donor commitments, and external messaging throughout the grant lifecycle.
Job requirements
• Bachelor’s degree in a relevant field, with experience in non-profit organizations in administration, grants management, and proposal writing.
• Minimum of 5 years’ experience in grants management and business development roles, preferably with an NGO.
• Prior experience in grants management and strong knowledge of regulations, procedures, and compliance requirements of US donors (USAID/BHA, BPRM), Canadian donors (GAC), European donors (FCDO, ECHO, SIDA, AFD, EuropeAid), and UN agencies (UNHCR, UNFPA, UNICEF, WFP).
• Proven experience coordinating funding proposals and donor progress reports for institutional and private donors.
• Demonstrated experience as a proposal writer, with the willingness to take on lead writing of proposals and concept notes when required, based on close consultation with the DDP and technical coordinators.
• Strong interest in and commitment to working with local partners.
• Ability to effectively manage competing priorities and meet tight deadlines.
• Excellent written and verbal communication skills, with the ability to draft and edit high-quality documents under time pressure.
• Strong writing skills.
• Practical knowledge of budget development and management.
• Experience working in multicultural environments, preferably in Africa.
• Proficiency in Windows and Microsoft Office.
• Ability to work in insecure and volatile security environments.
• Fluency in written and spoken English and French.
Security Context and Accomodation
The Grants Coordinator will be based in Niamey and may travel within the country, including to insecure locations. The security situation in Niger remains volatile. This is an unaccompanied position, and the post holder will live in shared accommodation with other colleagues.
French
Depuis le début des années 1980, le Niger a toujours été classé au fond de l'indice de développement humain de l'ONU. Plus de la moitié de la population souffre d'insécurité alimentaire chronique et une personne sur dix est en insécurité alimentaire extrême. Le Niger est également un pays sujet aux catastrophes, régulièrement frappé par des crises alimentaires et vulnérable aux inondations, au choléra et aux locustes. L'accès aux soins de santé et à l'éducation pour les femmes et les filles est très limité. En plus de la vulnérabilité d'une proportion importante de Nigériens, le Niger accueille également des réfugiés du Mali et du Nigeria.
La vision de l'IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés soient résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte en évolution. IRC Niger est présent dans les régions de Tillabéri, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Santé Environnementale (EH) et Abris et Biens Non Alimentaires (ABNA) y compris avec le Mécanisme de Réponse Rapide (RRM), Protection (SGBV et Protection de l’Enfant), Éducation, Nutrition, Santé et Moyens de subsistance.
Aperçu du poste
Le /la Coordinateur/trice des Subventions et Développement, en collaboration avec la Directrice Adjointe des Programmes (DDP), fournira une orientation stratégique et opérationnelle, et dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs de financement annuels et soutiendra la diversification des revenus des donateurs institutionnels et des sources de financement non traditionnelles pour atteindre les objectifs stratégiques de l'IRC.
Il / elle fonctionnera en tant que membre de l'équipe élargie de direction et de gestion (E-SMT), en fournissant un soutien direct pour les opportunités de croissance stratégique et en aidant à renforcer les systèmes, processus, relations et capacités du personnel lié au développement de propositions de qualité.
Avec deux Gestionnaires des subventions qui travailleront sous sa supervision, il / elle agira en tant que point focal pour l'élaboration des propositions, les rapports des donateurs et la gestion des communications avec les bailleurs. Relevant du DDP, le rôle fournira un soutien essentiel dans le suivi programmatique et budgétaire, le respect des règles et réglementations des donateurs et de l'IRC et d'autres fonctions clés selon les besoins.
Responsabilités Principales
Le /la Coordinateur/trice des Subventions et Développement maintiendra un positionnement compétitif pour la poursuite des ressources des donateurs institutionnels pour l'IRC Niger, en mettant l'accent sur les mécanismes de financement compétitifs. Il / elle définira, surveillera et mettra à jour le « pipeline » des opportunités de financement et s'assurera que l'IRC est bien placé pour poursuivre les opportunités pertinentes. Avec une fonction principale consistant à diriger la production de demandes de financement de haute qualité pour les donateurs et à assurer la conformité aux exigences spécifiques des donateurs, ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d'autres aspects du cycle de gestion des subventions, de la communication et du partenariat, notamment :
• Surveiller les tendances des donateurs, y compris les entreprises et d'autres sources de financement non traditionnelles, avec le soutien du siège.
• Soutenir le SMT dans l'établissement de relations avec les donateurs actuels et potentiels
• Soutenir le SMT dans le développement d'alliances stratégiques et / ou de coalitions avec d'autres organisations et organiser / diriger la gestion des sous-financements
• Diriger la planification et l'élaboration de propositions et de notes conceptuelles
• Diriger la rédaction de propositions et de notes conceptuelles en étroite collaboration avec les coordonnateurs de programme.
• Superviser la gestion et la conformité des subventions
• Superviser le système de S&E dans le pays, avec le soutien du Coordinateur Régional « Monitoring for Action ».
• Renforcer les liens entre le S&E et la conception de la proposition en collaboration avec le DDP et les coordinateurs techniques.
• Contribuer au développement d’une stratégie de partenariat pour le programme pays et bâtir les partenariats stratégiques de IRC Niger.
• Gérer efficacement l'équipe des subventions.
Responsabilités Spécifiques :
Prepositionnement
• Rechercher, analyser et planifier la poursuite des nouvelles opportunités de financement et le positionnement concurrentiel de l'IRC Niger sur le marché en temps opportun en coordination avec le PD régional
• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l'information pour garantir l'accès et l'utilisation des informations de développement commercial (Business Development) par les parties prenantes concernées au sein de l'organisation, y compris le maintien d'une matrice d'opportunités à jour
• Diriger le suivi et l'analyse du pipeline d'opportunités du programme pays.
• Travailler avec le DDP, les coordonnateurs techniques nationaux et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l'IRC dans les consortiums de propositions, assurant une position concurrentielle pour l'IRC Niger qui adhère aux principes de partenariat et à l'orientation stratégique de l'organisation.
• Soutenir le personnel de l’équipe pays pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations partenaires et les acteurs du secteur privé en vue de l'identification des opportunités, de la création de valeur partagée, de la formation d'alliances stratégiques.
Élaboration des propositions et des notes conceptuelles
• Assister ou diriger l'élaboration de propositions, y compris diriger des ateliers de conception des projets avec la DDP (y compris sur le terrain). Identifier et demander de l'aide pour une capacité supplémentaire de développement de propositions, si nécessaire.
• Préparer des propositions de haute qualité en coordination avec les coordonnateurs techniques et les conseillers techniques, en veillant à ce que les priorités du plan d'action stratégique (SAP) de l'IRC soient reflétées dans chaque proposition.
• Être prêt à assumer le rôle de rédacteur principal pour les notes conceptuelles et les propositions si et quand cela est nécessaire.
• Faire des revues internes des propositions narratives et des budgets préparées par d'autres membres du personnel, en examinant la clarté, la présentation et la conformité aux normes des bailleurs, en coordination avec les équipes du programme et des opérations
• Gérer le processus d'analyse, d'approbation et de soumission des propositions via la base de données de gestion électronique des subventions (en anglais OTIS) de l'IRC et coordonner les révisions des propositions en fonction des commentaires du siège
• Examiner les budgets au moins à un niveau basique, en s'assurant qu'ils soient cohérents avec le narratif et qu’ils soient formulés clairement.
Gestion des Subventions et Conformité aux règlements des bailleurs :
• Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi des financements, des calendriers de rapports, des canevas de rapportage et des documents de directives de conformité ; et assurez-vous que l'équipe est au courant des délais pour la soumission des rapports aux bailleurs.
• Soutenir le DDP et l'équipe du programme dans la conduite des réunions du cycle de projet (PCM) de l'IRC, notamment en veillant à ce que les réunions d'ouverture, de mise en œuvre et de clôture des subventions / projets aient lieu en temps opportun
• Superviser les Gestionnaires des Subvention qui auront la charge du Rapportage et d’assurer la conformité des projets aux règles des bailleurs.
• Soutenir la production des rapports des donateurs et s'assurer que les rapports soient de haute qualité et soumis à temps.
• Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits.
• Avec le soutien du personnel des subventions du siège de l'IRC, répondre aux questions de conformité des donateurs du programme IRC Niger et du personnel des finances pour assurer la conformité avec les réglementations des donateurs
• Aider l'équipe du programme et des opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d'accord et les contrats d'accords de subvention, en assurant la liaison avec les services compétents du siège, au besoin
• Établir et maintenir des fichiers électroniques pour chaque projet financé
• Effectuer des examens de conformité de routine des programmes et des subventions
Collaboration avec les équipes Partenariats et gestion des rétrocessions (Sub grants)
• Collaborer étroitement avec la Gestionnaire Senior des Partenariats en charge de la gestion des partenariats et des rétrocessions (sub grants), et les deux gestionnaires des subventions, afin d’assurer une coordination efficace et une bonne circulation de l’information.
• Contribuer à l’assurance qualité de la gestion des partenariats et des rétrocessions, conformément au Système d’Excellence des Partenariats pour l’Égalité et les Résultats (PEERS) de l’IRC.
• Appuyer les équipes en charge des partenariats dans les différentes phases du cycle de partenariat (démarrage, mise en œuvre, suivi et clôture), en veillant à l’alignement avec les exigences des bailleurs et les standards IRC.
• Suivre, en coordination avec les équipes concernées, l’état d’avancement des livrables des partenaires et s’assurer que les rapports contractuels soient examinés en temps utile et que des retours soient fournis.
• Participer et contribuer aux réunions d’ouverture, de revue et de clôture des partenariats avec les partenaires et les unités IRC concernées, afin de soutenir la conformité de la mise en œuvre avec les plans de travail et cadres logiques approuvés par les bailleurs.
• Appuyer le traitement des amendements aux accords de partenariat, en facilitant la coordination entre les différentes unités IRC pour la formulation des contributions et les processus d’approbation.
• Fournir un appui-conseil dans l’interprétation des exigences des bailleurs et des termes et conditions applicables aux accords de partenariat, en lien avec les équipes techniques et support.
• Contribuer à l’élaboration et au suivi des plans de renforcement de capacités des partenaires locaux, en collaboration avec les départements Programmes, Finance et Support, et appuyer leur mise en œuvre dans les délais convenus.
Communication
En complément, le/la Coordinateur(trice) des Subventions assurera la gestion des communications liées aux subventions et aux bailleurs à travers une supervision fonctionnelle du/de la Responsable Communication. À ce titre, il/elle orientera l’élaboration et la diffusion des produits de communication à destination des bailleurs, en conformité avec les exigences de visibilité des bailleurs et les standards de communication de l’IRC. Il/elle veillera également à une circulation fluide et opportune de l’information relative aux financements, au reporting et aux jalons clés auprès des parties prenantes internes, et s’assurera de la cohérence entre les priorités programmatiques, les engagements envers les bailleurs et les messages externes tout au long du cycle de vie des subventions.
Qualifications
• Baccalauréat dans un domaine pertinent et expérience dans des organisations à but non lucratif, dans l’administration, gestion des subventions, rédaction de propositions.
• 5 ans d'expérience dans un rôle de gestion de subventions et business développement, de préférence avec une ONG
• Expérience préalable en gestion de subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des donateurs des États-Unis (USAID / BHA, BPRM), Canadian (GAC), européens (FCDO, ECHO, SIDA, AFD, EuropeAid) et des Nations Unies (UNHCR, UNFPA, UNICEF, PAM)
• Expérience dans la coordination des propositions de financement et des rapports d'avancement des donateurs institutionnels et privés
• Expérience en tant que rédacteur de propositions, ainsi que disposition à se charger de la rédaction de propositions et de notes conceptuelles, sur la base de consultations approfondies avec le DDP et les coordinateurs techniques, quand nécessaire.
• Intérêt et engagement à travailler avec des partenaires locaux
• Capacité à gérer efficacement des priorités concurrentes et à respecter les délais.
• Excellentes compétences en communication orale et écrite et capacité de produire et éditer des documents dans des délais serrés
• Excellentes capacités rédactionnelles
• Connaissance pratique de l'élaboration et de la gestion de budgets
• Expérience de travail dans un cadre multiculturel et de préférence en Afrique
• Compétence avec Windows, Microsoft Office
• Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables
• Bilingue anglais/français à l’écrit et à l’oral
SITUATION SECURITAIRE ET LOGEMENT
Le Coordinateur ou la Coordinatrice des Subventions sera basé/basée à Niamey et pourra voyager à l’interne du pays, y compris dans des lieux instables. La situation sécuritaire au Niger continue à être instable. Cette position n’est pas accompagnée. Il/elle vivra dans une maison partagée avec d’autres collègues.
PROFESSIONAL STANDARDS
All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.
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