IMPORTANT NOTICE\: Please note that Closure Date and Time displayed above are based on date and time settings of your personal device

Staff in the General Service category are recruited locally from the Primary Location area, which is where the office is located.

• FAO is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality, background and culture
• Qualified female applicants, qualified nationals of non-and under-represented Members and persons with disabilities are encouraged to apply
• Everyone who works for FAO is required to adhere to the highest standards of integrity and professional conduct, and to uphold FAO's values
• FAO, as a Specialized Agency of the United Nations, has a zero-tolerance policy for conduct that is incompatible with its status, objectives and mandate, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination　　
• All selected candidates will undergo rigorous reference and background checks
• All applications will be treated with the strictest confidentiality
• FAO staff are subject to the authority of the Director-General, who may assign them to any of the activities or offices of the Organization.

FAO’s commitment to environmental sustainability is integral to our strategic objectives and operations.

The Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) contributes to the achievement of the 2030 Agenda through the FAO Strategic Framework by supporting the transformation to MORE efficient, inclusive, resilient and sustainable agrifood systems, for better production, better nutrition, a better environment, and a better life, leaving no one behind.

Cadre organisationnel

L’Organisation des Nations Unies pour l’alimentation et l’agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme de développement durable à l’horizon 2030 au moyen de son Cadre stratégique, en facilitant la transition vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, plus inclusifs, plus résilients et plus durables qui permettent d’apporter des améliorations en matière de production, de nutrition, d’environnement et de conditions de vie, en ne laissant personne de côté.
L’engagement en faveur de la durabilité environnementale fait partie intégrante des objectifs et des activités stratégiques de la FAO.
L'objectif principal des bureaux de pays de la FAO, dirigés par un Représentant de la FAO, est d'aider les gouvernements à élaborer des politiques, des programmes et des projets visant à assurer la sécurité alimentaire et à réduire la faim et la malnutrition, à contribuer au développement des secteurs de l'agriculture, de la pêche et de la foresterie, et à utiliser leurs ressources environnementales et naturelles de manière durable.

Le poste est situé dans la Représentation de la FAO en Guinée-Bissau, Bissau.

Objectif principal

L’assistant(e) administratif(ve) coordonne et effectue l’ensemble de l’appui de bureau, de l’appui au management ainsi que des tâches administratives contribuant au bon fonctionnement du Bureau. Il ou elle assure la qualité et la cohérence du flux de travail administratif et de l’information au sein de l’unité de travail.

Supervision reçue/exercée

L’assistant(e) administratif(ve) rend compte à l’assistant(e) FAOR/Administration/gestionnaire. Le ou la titulaire du poste agit en toute indépendance, décide des priorités du travail et fait preuve d’initiative pour traiter des dossiers sans précédents. La supervision dont il ou elle fait l'objet est axée sur la qualité du travail effectué. Il ou elle fournit des orientations et des conseils à d’autres membres du personnel d’appui administratif.

Relations de travail

L’assistant administratif(ve) travaille étroitement avec un ensemble de collègues au sein de la division/région, avec les unités centrales et les clients externes à l’Organisation. Il ou elle apporte et coordonne les services d’appui administratif et de gestion, fournissant également des orientations et des informations sur les procédures.

Fonctions et résultats essentiels

• Tenir des dossiers financiers et contrôler les systèmes du bureau ; tenir les régies d’avances ; rapprocher les dépenses, balances, paiements, bilans et autres données utiles aux rapports et aux transactions quotidiennes ; gérer la petite caisse du bureau du pays ; surveiller les comptes des projets et des programmes dont la responsabilité lui a été attribuée.
• Recueillir, saisir, sélectionner et analyser des données à partir de diverses sources telles que les systèmes d’information et les bases de données de la FAO ; vérifier l’exactitude des documents de données ; effectuer les calculs nécessaires.
• Vérifier la disponibilité des fonds de tous les programmes ; s’assurer que les décaissements opérationnels correspondent aux budgets approuvés et que tous les documents engageant l’Organisation soient complets et cohérents.
• Préparer la correspondance administrative et financière ; préparer des versions préliminaires de la correspondance afin de vérifier les données, répondre aux demandes et obtenir des informations supplémentaires en matière de transactions et de questions financières, selon les besoins.
• Tenir des dossiers détaillés des prévisions budgétaires, des obligations et des soldes disponibles ; participer à la consolidation des propositions de budget ; préparer les données financières destinées à l’élaboration des prévisions budgétaires et à la planification financière.
• Produire des rapports sur l’état budgétaire des comptes du bureau, et, selon les besoins, des comptes des projets ; signaler toute variation par rapport aux budgets.
• Maintenir des registres d’inventaire locaux et s’assurer que les actifs soient dûment inscrits, entretenus et protégés.
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et financiers.
• Surveiller la réception des contributions du gouvernement et le transfert de propriété des équipements de l’Organisation.
• Assurer la liaison avec les banques locales et les institutions financières afin de se tenir à jour des informations financières et règlementaires (taux d’échange et d’intérêt, règlementations et procédures, suivi des comptes bancaires, etc.).
• Soutenir la rationalisation des procédures et des pratiques et l’introduction de nouvelles technologies de l’information dans le bureau.
• Appuyer les tâches liées à l’administration du personnel et de l’équipement.
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Impact du travail

Le travail du ou de la titulaire du poste a un impact sur l'efficacité et le respect des délais dans la prestation de services d’appui administratif ainsi que sur l’ensemble des résultats de l’unité de travail.

CONDITIONS MINIMALES À REMPLIR - Les candidats seront sélectionnés en fonction des critères suivants \:
Formation\: Éducation du niveau de fin d’ études secondaires.
Expérience\: Quatre ans d’expérience dans l’administration, la comptabilité et la gestion de bureau.
Connaissances linguistiques\: Connaissance pratique (niveau C) du français
Compétences informatiques\: Très bonne connaissance des applications MS Office, de l’Internet et du matériel bureautique.

Compétences essentielles

• Être axé(e) sur les résultats
• Travail d’équipe
• Communication
• Établir des relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques

• Très bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Très bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures administratives et des politiques de l’Organisation.
• Très bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES SOUHAITABLES – OPTIONNEL

La connaissance pratique (niveau C) du portugais et/ou de l'anglais est considérée comme un atout.
Étendue et pertinence de l'expérience en matière de direction d'équipes diversifiées dans des contextes internationaux et multiculturels.
Bonne connaissance des règles et réglementations financières, des politiques et pratiques comptables.
Bonne connaissance des systèmes financiers d'entreprise Expérience en comptabilité et en gestion administrative

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FAO staff are expected to adhere to FAO Values of Commitment to FAO,

Respect for All and Integrity and Transparency

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ADDITIONAL INFORMATION

•FAO does not charge a fee at any stage of the recruitment process (application, interview, processing)
•Please note that FAO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU) / United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed at http\://www.whed.net/
• The length of the appointment for internal FAO candidates will be established in accordance with applicable policies pertaining to extension of appointments
• Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, and security clearances.
•General Service Staff are recruited locally. To be eligible for this position, candidates must be nationals of the country of the duty station or possess an existing visa/work permit, and reside within commuting distance of the duty station at the time of the application."Commuting distance" means the distance within which staff members can travel daily between their place of work and their residence.
•No international benefits will be payable as selected candidates are recruited locally and paid in the local currency of the office location
• For additional information visit the FAO employment website\: http\://www.fao.org/employment/home/en/

REMUNERATION

A competitive compensation and benefits package is offered. For information on UN salaries, allowances and benefits, click on the following link\:
https\://onehr.un.org/salary-survey/#/salary_scale

HOW TO APPLY
• To apply, visit the recruitment website at Jobs at FAO and complete your online profile. Once completed, please apply and submit your application, with language certificates as attachments. Only language proficiency certificates from UN accredited external providers and/or FAO language official examinations (LPE, ILE, LRT) will be accepted as proof of the level of knowledge of languages indicated in the online applications. FAO reserves the right to request candidates to undertake a language test in the future, as appropriate
• Incomplete applications will not be considered

• Candidates may be requested to provide performance assessments and authorization to conduct verification checks of past and present work, character, education, military and police records to ascertain any and all information which may be pertinent to the employment qualifications
• Incomplete applications will not be considered
• Personal information provided on your application may be shared within FAO and with other companies acting on FAO’s behalf to provide employment support services such as pre-screening of applications, assessment tests, background checks and other related services. You will be asked to provide your consent before submitting your application. You may withdraw consent at any time, by withdrawing your application, in such case FAO will no longer be able to consider your application
• Only applications received through the recruitment portal will be considered

• Your application will be screened based on the information provided in your online profile
• We encourage applicants to submit the application well before the deadline date.

If you need help or have queries, please create a one-time registration with FAO’s client support team for further assistance\: https\://fao.service-now.com/csp

FAO IS A NON-SMOKING ENVIRONMENT