Job Description
Introducción | Introduction
Establecida en 1951, la OIM es un Organismo Afiliado de las Naciones Unidas y, como la principal agencia de la ONU en el ámbito de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover una migración humana y ordenada en beneficio de todas las personas. Para ello, brinda servicios y asesoría a los gobiernos y a las personas migrantes.
La OIM está comprometida a garantizar un entorno laboral donde todos los empleados puedan desarrollarse profesionalmente, mientras trabajan para aprovechar al máximo el potencial de la migración. Puedes leer más sobre la cultura laboral de la OIM en: IOM workplace culture | International Organization for Migration.
Se aceptan postulaciones de candidatos internos y externos. Para todas las vacantes de la OIM, las solicitudes de candidatos calificados y elegibles de primera categoría son consideradas antes que las de candidatos calificados y elegibles de segunda categoría durante el proceso de selección. Para los fines de esta vacante, los candidatos internos y equivalentes a internos se consideran candidatos de primera categoría.
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.
IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration
Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates.
Contexto Organizacional y Alcance | Organizational Context and Scope
Bajo la supervisión general del/de la Jefe(a) de Misión y la supervisión directa del Oficial de Gestión de Información, el/la Asistente de Operaciones es responsable de apoyar la implementación de actividades de recolección de datos, monitoreo y gestión de información en el marco del Displacement Tracking Matrix (DTM) de la OIM Guatemala. El/la titular del puesto actúa como enlace operativo entre el equipo central de Gestión de Información y el personal de campo, coordinando y supervisando al equipo de encuestadores en los departamentos asignados para garantizar la ejecución eficiente, oportuna y de calidad de las actividades de levantamiento de información.
El puesto brinda apoyo técnico, administrativo y logístico para asegurar que las operaciones se desarrollen conforme a los estándares institucionales de la OIM, los protocolos de protección de datos, los principios humanitarios y los procedimientos de seguridad establecidos. Asimismo, el/la Asistente de Operaciones da seguimiento a los procesos administrativos relacionados con contrataciones, compras, pagos y documentación de soporte para facilitar la implementación operativa.
Además, supervisa la aplicación de los instrumentos metodológicos de DTM, contribuye al control de calidad de los datos, facilita capacitaciones al personal de campo, gestiona insumos logísticos y coordina acciones con autoridades locales y contrapartes cuando sea necesario. El/la titular del puesto desempeña un rol clave en asegurar la continuidad de las operaciones en terreno, identificar riesgos, proponer mejoras y fortalecer la comunicación entre campo y oficina, contribuyendo así al análisis de movilidad humana y a la respuesta programática de la OIM en Guatemala. Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.
Under the overall supervision of the Chief of Mission and the direct supervision of the Information Management Officer, the Operations Assistant is responsible for supporting the implementation of data collection, monitoring, and information management activities under the Displacement Tracking Matrix (DTM) of IOM Guatemala. The incumbent serves as an operational link between the central Information Management team and field staff, coordinating and supervising the team of enumerators in the assigned departments to ensure efficient, timely, and high‑quality implementation of data collection activities.
The position provides technical, administrative, and logistical support to ensure that operations are carried out in accordance with IOM’s institutional standards, data protection protocols, humanitarian principles, and established security procedures. The Operations Assistant also follows up on administrative processes related to contracting, procurement, payments, and supporting documentation to facilitate operational implementation.
Additionally, the incumbent oversees the application of DTM methodological tools, contributes to data quality control, facilitates trainings for field personnel, manages logistical inputs, and coordinates actions with local authorities and counterparts when necessary. The Operations Assistant plays a key role in ensuring continuity of field operations, identifying risks, proposing improvements, and strengthening communication between field and office teams—thus contributing to human mobility analysis and the programmatic response of IOM in Guatemala. Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
Huehuetenango
San Marcos
Quetzaltenango
Quiché
Responsibilities
Responsabilidades | Responsabilities
Coordinar la ejecución diaria de las actividades de recolección de datos en campo, asegurando cobertura, calidad y cumplimiento de metas operativas en los departamentos asignados, mediante la planificación de rutas, la asignación de cargas de trabajo y el acompañamiento técnico oportuno al equipo de encuestadores.
Supervisar el desempeño del personal de campo y la correcta aplicación de los instrumentos de DTM, garantizando que los protocolos metodológicos, de protección de datos y de seguridad se cumplan de manera uniforme, a través de observación directa, retroalimentación continua y acciones correctivas cuando corresponda.
Gestionar los procesos administrativos y financieros vinculados a la operación, para asegurar continuidad y conformidad con las políticas institucionales, mediante el seguimiento a compras, contratos, pagos, y la coordinación estrecha con Administración, Finanzas y Recursos Humanos.
Organizar y facilitar capacitaciones técnicas y operativas al equipo de encuestadores, fortaleciendo la aplicación de metodologías, estándares de calidad, lineamientos de protección y procedimientos de seguridad, mediante agendas de formación, micro-capacitaciones y verificación práctica en terreno.
Monitorear la calidad, consistencia y completitud de la información recolectada, garantizando datos confiables para el análisis y la toma de decisiones, a través de revisiones diarias, verificaciones aleatorias, re-inspecciones puntuales y comunicación inmediata de incidencias metodológicas a la Unidad de Información.
Elaborar y remitir reportes operativos periódicos sobre avances, incidencias y riesgos, proporcionando insumos oportunos para la gestión y mitigación de riesgos, mediante la consolidación de información de campo, el uso de formatos estandarizados y la notificación inmediata de cualquier situación crítica.
Planificar y gestionar la logística necesaria para las actividades de campo, asegurando disponibilidad de recursos y continuidad operativa, mediante el control de inventarios, la entrega y recuperación documentada de equipos y materiales, y la coordinación de eventos, despliegues y reuniones con contrapartes.
Tramitar y mantener vigentes los permisos de acceso a puntos operativos a nivel municipal o comunitario, facilitando la implementación segura y autorizada de las actividades, a través de la coordinación con autoridades locales y el cumplimiento de normativas de acceso.
Resguardar el estado, ubicación y uso adecuado de los bienes muebles y equipos asignados al personal de campo, preservando su integridad y disponibilidad, mediante registros actualizados, solicitudes de mantenimiento o baja cuando sea necesario, y auditorías internas de control.
Mantener una comunicación fluida con el Oficial de Gestión de Información, la unidad de información y con el equipo técnico, alineando decisiones y resolviendo cuellos de botella operativos, por medio de canales y horarios de reporte definidos, reuniones de seguimiento y coordinación constante con encuestadores y contrapartes.
Aplicar y hacer cumplir los protocolos de seguridad, ética y principios humanitarios en todas las operaciones, protegiendo al personal y a la población participante, mediante la difusión de lineamientos, la verificación de su cumplimiento y la elevación oportuna de cualquier desviación o incidente.
Identificar brechas operativas y proponer mejoras a procesos de campo, fortaleciendo la eficiencia y la calidad de las operaciones, mediante el análisis de hallazgos, la estandarización de prácticas efectivas y la coordinación de acciones de mejora con la Unidad de Información.
Apoyar actividades de investigación, monitoreo y análisis vinculadas a DTM, contribuyendo a la generación de insumos útiles para la programación, a través de la coordinación con el equipo de gestión de información y la articulación con otros programas de la misión cuando corresponda.
Realizar otras tareas afines al propósito del puesto que le sean asignadas por el supervisor directo, atendiendo necesidades operativas emergentes y prioridades institucionales.
- Coordinate the daily implementation of field data collection activities, ensuring coverage, quality, and achievement of operational targets in the assigned departments through route planning, workload allocation, and timely technical support to the team of enumerators.
- Supervise the performance of field staff and the proper application of DTM tools, ensuring consistent adherence to methodological, data protection, and security protocols through direct observation, continuous feedback, and corrective actions when required.
- Manage administrative and financial processes related to operations to ensure continuity and compliance with institutional policies, through follow‑up on procurement, contracts, payments, and close coordination with Administration, Finance, and Human Resources.
- Organize and deliver technical and operational trainings for the team of enumerators, strengthening the application of methodologies, quality standards, protection guidelines, and security procedures through training agendas, micro‑trainings, and practical field verification.
- Monitor the quality, consistency, and completeness of the collected information, ensuring reliable data for analysis and decision‑making through daily reviews, random checks, targeted reinspections, and immediate communication of methodological issues to the Information Unit.
- Prepare and submit periodic operational reports on progress, incidents, and risks, providing timely inputs for risk management and mitigation through consolidation of field information, use of standardized formats, and immediate reporting of any critical situation.
- Plan and manage logistics needed for field activities, ensuring availability of resources and continuity of operations through inventory control, documented delivery and retrieval of equipment and materials, and coordination of events, deployments, and meetings with counterparts.
- Process and maintain up‑to‑date access permits for operational points at municipal or community level, facilitating safe and authorized implementation of activities through coordination with local authorities and compliance with access regulations.
- Safeguard the condition, location, and proper use of movable assets and equipment assigned to field staff, preserving their integrity and availability through updated records, maintenance or disposal requests when necessary, and internal control audits.
- Maintain fluid communication with the Information Management Officer, the information unit, and the technical team, aligning decisions and resolving operational bottlenecks through defined reporting channels and schedules, follow‑up meetings, and constant coordination with enumerators and counterparts.
- Apply and enforce security, ethical, and humanitarian principles across all operations, protecting staff and participating populations through dissemination of guidelines, verification of compliance, and timely escalation of any deviation or incident.
- Identify operational gaps and propose improvements to field processes, enhancing efficiency and quality of operations through analysis of findings, standardization of effective practices, and coordination of improvement actions with the Information Unit.
- Support research, monitoring, and analytical activities related to DTM, contributing to the generation of useful inputs for programming through coordination with the information management team and articulation with other mission programmes when relevant.
- Perform other duties related to the purpose of the position as assigned by the direct supervisor, responding to emerging operational needs and institutional priorities.
Qualifications
Educación | Education
Diploma de Educación secundaria completo y al menos 3 años de experiencia en procesos de recolección en temas relacionados con desplazamiento humano, asistencia humanitaria y/o niños, niñas y adolescentes migrantes retornadas.
Experiencia | Experience
• Tres años de experiencia previa en procesos similares comprobables.
• Tres años de experiencia en proceso de recolección de información.
• Conocimiento del territorio nacional (departamentos y municipios).
• Conocimiento de algún idioma nacional, se considera como una ventaja
• Experiencia en manejo de equipos.
• Experiencia en monitoreo, se considera como una ventaja
• Se valorará muy positivamente que la persona candidata hable uno o más idiomas nacionales utilizados en Guatemala, además del español (por ejemplo: K’iche’, Q’eqchi’, Mam, Kaqchikel, Q’anjob’al, entre otros).
• Three years of experience in information‑gathering processes.
• Knowledge of the national territory (departments and municipalities).
• Knowledge of at least one national language is considered an advantage.
• Experience in team supervision/management.
• Experience in monitoring is considered an asset.
• Candidates who speak one or more national languages used in Guatemala, in addition to Spanish (e.g., K’iche’, Q’eqchi’, Mam, Kaqchikel, Q’anjob’al, among others), will be very favorably considered.
Idiomas | Languages
- Todo el personal de la OIM, en todas las categorías, debe ser fluido en uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés o español).
- Para este puesto, se requiere fluidez en español (oral y escrita).
- Para esta posición, Se valorará el conocimiento y dominio de alguno de los idiomas mayas.
- Dominio del/los idioma(s) requerido(s) será específicamente evaluado durante el proceso de selección, el cual podrá incluir evaluaciones escritas y/o orales.
- All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).
- For this position, fluency in Spanish is required (oral and written).
- For this position, knowledge and proficiency in one of the Mayan languages will be considered an asset.
- Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
Competencias requeridas | Required Competencies
El marco de competencias de la OIM puede consultarse en este enlace. Las competencias serán evaluadas durante el proceso de selección.
Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos cinco valores:
Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera coherente con los principios, normas y estándares de conducta de la Organización.
Profesionalismo: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso ante los desafíos cotidianos.
Valentía: Demuestra disposición para adoptar una postura frente a cuestiones importantes.
Empatía: Muestra compasión hacia los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias Básicas - Indicadores conductuales - Nivel 1
Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración efectiva dentro y entre las unidades para alcanzar objetivos compartidos y optimizar resultados.
Orientación a resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio. Está orientado/a a la acción y comprometido/a con el logro de los resultados acordados.
Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.
Responsabilidad: Asume la responsabilidad de alcanzar las prioridades de la Organización y responde por sus propias acciones y el trabajo delegado.
Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora.
Competencias Gerenciales - Indicadores conductuales Nivel 1
Liderazgo: Proporciona una dirección clara, lidera con el ejemplo y demuestra capacidad para llevar adelante la visión de la Organización. Apoya a otros para que desarrollen su liderazgo y potencial profesional.
Empoderamiento de otros: Crea un entorno propicio donde el personal pueda aportar lo mejor de sí y desarrollar su potencial.
Construcción de confianza: Promueve valores compartidos y crea un ambiente de confianza y honestidad.
Pensamiento estratégico y visión: Trabaja estratégicamente para alcanzar los objetivos de la Organización y comunica una dirección estratégica clara.
Humildad: Lidera con humildad y muestra apertura para reconocer sus propias áreas de mejora.
IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.
Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:
- Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
- Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
- Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
- Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
- Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
Core Competencies – behavioural indicators Level 2
- Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
- Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
- Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
- Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
- Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports
- Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
- Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
- Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
- Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
- Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.
Notas
Adjuntar Currículum Vitae y Carta de Interés (solo en formato PDF), en la cual se incluya el lugar de destino de interés.
Se recomienda consultar este enlace para obtener orientación sobre la categoría de puesto de la OIM.
Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.
Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en distintos lugares de destino. Los candidatos recomendados seguirán siendo elegibles para ser nombrados en un puesto similar durante un período de 24 meses.
El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato es médicamente apto para el cargo, a la acreditación correspondiente, así como al cumplimiento de cualquier requisito de residencia o visado y a las autorizaciones de seguridad pertinentes.
La OIM aplica una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de la OIM, incluida la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad.
La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (postulación, entrevista, tramitación, capacitación u otros). Asimismo, la OIM no solicita información relacionada con cuentas bancarias.
La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación electrónica (e-Recruitment) de la OIM (para candidatos internos, en este enlace). La herramienta en línea también permite a los candidatos dar seguimiento al estado de su solicitud.
No se aceptarán solicitudes fuera de plazo. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados.
Para más información y otras ofertas de empleo, puede visitar nuestro sitio web: OIM – Empleo y Vacantes.
Notes
Attach Curriculum Vitae and Letter of Interest (PDF format only), which must include the desired destination location.
Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.
Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.
IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.
No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.
For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies
Required Skills
- Buena ortografía, redacción y capacidad para elaborar reportes operativos.
- Conocimiento geográfico del territorio nacional (departamentos, municipios, rutas).
- Conocimiento práctico en manejo de inventarios y control de activos.
- Conocimiento sólido en levantamiento de encuestas y herramientas digitales de recolección (Kobo, Survey123, Power Apps u otras).
- Conocimientos en metodologías de monitoreo y seguimiento operativos.
- Dominio de Microsoft Office
- Experiencia en manejo básico e intermedio de dispositivos móviles (tabletas, teléfonos, hotspots, power banks).
- Se valorará que la persona candidata hable uno o más idiomas nacionales utilizados en Guatemala, además del español (por ejemplo: K’iche’, Q’eqchi’, Mam, Kaqchikel, Q’anjob’al, entre otros). Inglés
Job info
Contract Type: Special Short term ungraded (Up to 9 months)Initial Contract Duration: 2 meses
Org Type: Country Office
Vacancy Type: Call for Applications
Recruiting Type: General Service
Grade: UG
Is this S/VN based in an L3 office or in support to an L3 emergency response?: No