Procurement Assistant (d/w/m) | IRC - International Rescue Committee

Procurement Assistant (d/w/m)

IRC - International Rescue Committee

Remote | Berlin

National

Administrative Services and Support - Generally no need for Higher Education level

Speaks German, English

Application deadline: March 22, 2026 (18 days)

Apply

Summary by Impactpool

The International Rescue Committee (IRC) is seeking a Procurement Assistant to support procurement processes for its locations in Germany. This role involves assisting teams with purchases, managing purchase requests, and ensuring compliance with IRC and donor guidelines. The Procurement Assistant will work closely with finance and other departments to ensure efficient supply for humanitarian efforts. This position is a temporary role, initially lasting until July 31, 2027, and can be performed remotely or in Berlin.

Candidate Requirements:

At least one year of experience in procurement or administrative roles
Completed vocational training or relevant degree preferred
Fluent in German and English (B2-C2 level)
Strong organizational skills and ability to multitask
Proficient in MS Office and email applications
Strong communication skills and ability to work independently and in a team
Experience with ERP systems, preferably Microsoft Dynamics 365, is a plus
Knowledge of procurement processes, ideally in the NGO or public sector, is advantageous

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

IRC (International Rescue Committee) Deutschland sucht eine*n

Procurement Assistant (d/w/m) als Elternzeitvertretung

in Berlin, oder deutschlandweit remote | zum 01.06.2026
in Teil- oder Vollzeit (32-40 Std./Woche) | zunächst befristet bis 31.07.2027

Über uns

International Rescue Committee (IRC) ist eine internationale Hilfsorganisation, die 1933 auf Anregung von Albert Einstein gegründet wurde. Seitdem unterstützt IRC Menschen, die von politischen Krisen, Krieg, Verfolgung oder Naturkatastrophen betroffen sind. Im Jahr 2016 wurde IRC Deutschland gegründet und engagiert sich bundesweit in den Bereichen Bildung, Beruf & Orientierung sowie Schutz, Rechtsberatung und Teilhabe.

Die Position ist im Procurement-Team angesiedelt, das Teil der Operations-Abteilung von IRC Deutschland ist. Das Team verantwortet die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen für unsere Programme und Standorte in Deutschland und stellt sicher, dass alle Prozesse effizient, transparent und regelkonform ablaufen. Als Teil des Operations-Bereichs arbeiten Sie eng mit Finanzen, Programmen und IT zusammen, um eine reibungslose und bedarfsgerechte Versorgung für unsere humanitäre Arbeit sicherzustellen.

Ihr Tätigkeitsbereich

Als Procurement Assistant unterstützen Sie Beschaffungsprozesse für die IRC‑Deutschland‑Standorte sowie für unsere Mitarbeitenden in Telearbeit. Zu Ihren Aufgaben gehören:

Unterstützung der Teams von IRC Deutschland bei Beschaffungen unter Einhaltung aller IRC‑ und Gebervorgaben.
Anlage und Bearbeitung von Purchase Requests sowie Pflege korrekter Daten im ERP-System (Microsoft Dynamics 365).
Pflege von Lieferantenstammdaten und Produktinformationen im ERP-System.
Einholen von Angeboten, Kommunikation mit Lieferanten und Klärung von Rückfragen.
Durchführung und Nachverfolgung des gesamten Procure‑to‑Pay‑Prozesses in enger Zusammenarbeit mit Finanzen und anderen Abteilungen.
Verwaltung und Überwachung des Procurement‑Postfachs sowie Dokumentation von Lieferantenleistungen und ‑unterlagen.
Identifizierung von Compliance‑Risiken, Sicherstellung der Einhaltung ethischer Standards und Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Die Position berichtet an den*die Procurement Manager*in; sie übernimmt keine Führungsverantwortung.

Ihr Profil

Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Beschaffung, Office-Management oder einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
Abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Fachhochschul-/Bachelorabschluss in einem relevanten Bereich ist von Vorteil.
Deutsch- und Englischkenntnisse auf B2-C2 Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischem Referenzrahmen.
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Fristen in einem dynamischen Umfeld einzuhalten.
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie gängigen E-Mail- und Internetanwendungen.
Kommunikationsstärke und Fähigkeit, strukturiert, verantwortungsbewusst und sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
Kenntnisse in der Arbeit mit ERP-Systemen, idealerweise Microsoft Dynamics 365, von Vorteil.
Gute Kenntnisse gängiger Beschaffungsprozesse, idealerweise im NGO- oder öffentlichen Sektor, von Vorteil.

Wir bieten Ihnen

Eine sinnstiftende Gestaltungsaufgabe in einem partnerschaftlichen Team
Ein Einstiegsgehalt von 38.242,55 Euro brutto im Jahr (bei Vollzeit, 40 Std./Woche) sowie eine jährliche Gehaltsanpassung
Attraktive Vorteile für Mitarbeitende wie Mitgliedschaft im Fitnessstudio, betriebliche Altersvorsorge, Einkaufsgutscheine, Zuschuss zu Kinderbetreuungskosten, Jobfahrradleasing, Zuschuss zum Deutschlandticket, bei Bedarf Zugang zu zeitnaher und vertraulicher psychologischer Unterstützung
30 Tage Jahresurlaub und großzügige Sonderurlaubsregelung
Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
Trainings- und Entwicklungsmöglichkeiten, Zugang zu kostenlosen Sprachkursen
Bei Bedarf Assistenzleistungen für Menschen mit Behinderung.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung (mit Lebenslauf und – falls vorhanden – drei Referenzen/Arbeitszeugnissen) über unser Onlineportal – auch wenn Sie nicht alle Anforderungen erfüllen.

Für Fragen zur Position steht Ihnen Friederike Haarbrücker (HR.Deutschland@rescue.org) zur Verfügung.

Als Organisation, die sich für ein empowerndes Arbeitsumfeld, Chancengerechtigkeit sowie gegen jegliche Form von Diskriminierung einsetzt, begrüßen wir Bewerbungen von Menschen ungeachtet ihrer Herkunft, Religion, Geschlechts, sexueller Orientierung, Behinderungen, Alter oder anderer durch geltendes Recht geschützter Merkmale. Besonders möchten wir Menschen mit Flucht- und Migrationserfahrung ermutigen, sich zu bewerben.

Bei gleicher Qualifikation behandeln wir Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung bevorzugt.

Für Fragen zur barrierefreien Bewerbung oder zum Thema Inklusion wenden Sie sich gerne an unsere Inklusionsbeauftragte Christine Mader (christine.mader@rescue.org).

Um Chancengleichheit zu gewährleisten, bitten wir darum, auf Fotos in den Bewerbungsunterlagen zu verzichten.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 22.03.2026 ein.

IRC-Mitarbeitende sind verpflichtet, sich an die Werte und Prinzipien der IRC Way-Standards zu halten. Auf diesen basieren unsere Richtlinien, die Safeguarding, Schutz vor Interessenskonflikten und vor Repressalien sowie finanzielle Integrität sicherstellen.

Weitere Informationen zu IRC finden Sie auf IRCDeutschland.org.

#IRCGermany

PROFESSIONAL STANDARDS

All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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At Impactpool we do our best to provide you the most accurate info, but closing dates may be wrong on our site. Please check on the recruiting organization's page for the exact info. Candidates are responsible for complying with deadlines and are encouraged to submit applications well ahead.

Before applying, please make sure that you have read the requirements for the position and that you qualify. Applications from non-qualifying applicants will most likely be discarded by the recruiting manager.

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At least one year of experience in procurement or administrative roles
Completed vocational training or relevant degree preferred
Fluent in German and English (B2-C2 level)
Strong organizational skills and ability to multitask
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Strong communication skills and ability to work independently and in a team
Experience with ERP systems, preferably Microsoft Dynamics 365, is a plus
Knowledge of procurement processes, ideally in the NGO or public sector, is advantageous

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