Asistente de Proyecto - Part-time (50%)

Introducción

*El presente contrato será en modalidad part-time y está sujeto a disponibilidad de fondos. En caso de conseguir fondos adicionales, se podrá pasar a la modalidad full-time.* 

La Organización Internacional del Trabajo (OIT) es una agencia del Sistema de Naciones cuya principal misión es promover la justicia social y para ello tiene como objetivos estratégicos (i) la promoción de los principios y derechos fundamentales en el trabajo, (ii) la creación de oportunidades de acceso a empleos e ingresos decentes; (iii) la ampliación de la protección social y (iv) el fortalecimiento del tripartismo y el diálogo social. 

En 2023, la OIT y el gobierno de Brasil aprobaron el Programa de Cooperación Sur-Sur Brasil-OIT para 2023-2027 denominado “Justicia Social para el Sur Global”, cuyo objetivo es contribuir al avance y promoción del trabajo decente y la justicia social en los países en desarrollo de América Latina y el Caribe, África y Asia-Pacífico, apoyando la expansión de las capacidades de los países socios para desarrollar, fortalecer e integrar políticas, programas e iniciativas en cuatro áreas de acción, estas son: la erradicación del trabajo infantil y del trabajo forzoso; el fortalecer la seguridad y salud en el trabajo (SST) y la inspección del trabajo; la promoción de la equidad de género, racial, generacional y promoción de la igualdad en el mundo del trabajo y; el promoción del empleo digno y la protección social.

Línea Jerárquica

El/La Asistente de Proyecto desarrollará sus funciones bajo la supervisión directa de la persona a cargo de la gestión del proyecto al que sea asignado/a y en estrecha coordinación con las áreas de gestión de la Oficina para los Países Andinos y los Especialistas técnicos relacionados.

Descripción de las tareas

El/La Asistente administrativo/a de Proyecto trabajará bajo la supervisión directa de la persona a cargo de la gestión del proyecto al que sea asignado/a y en estrecha coordinación con las áreas de gestión de la Oficina para los Países Andinos y los especialistas técnicos relacionados.

1.Ayudar en las tareas de planificación y preparación del programa de trabajo de la Oficina y/o las iniciativas de proyectos. Hacer seguimiento de la situación de las propuestas de programas y/o proyectos, y de la recepción de documentación para su revisión y aprobación, verificando que la información sea conforme a las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos y directrices aplicables, así como de la situación de los resultados y logros previstos del programa y/o proyecto e informar al supervisor(a) en caso de discrepancias. 
2.Apoyar con el monitoreo de la ejecución de actividades realizadas por los socios de implementación del proyecto y hacer seguimiento a sus solicitudes, planes y prioridades de desarrollo u otra información pertinente para identificar áreas potenciales de cooperación.  Mantenerse al día de los acontecimientos en el país que puedan afectar a zonas que necesiten la asistencia y colaboración de la OIT o a sus proyectos de cooperación para el desarrollo.

3.Desempeñar funciones de preparador(a) en el Sistema Administrativo de la Oficina:

Viajes Oficiales:

Preparar y liquidar autorizaciones de viaje (TT) siguiendo los procedimientos y normas establecidas por la OIT en su Reglamento Financiero, Estatuto de Personal, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
Preparar Órdenes de compra (PO), hacerles seguimiento y enviarlas a la agencia de viajes, coordinar la emisión de los tiquetes aéreos requeridos y, en caso de modificación, realizar los cambios necesarios en IRIS.

Órdenes de Compra (PO):

• Asegurar que los proveedores de bienes y servicios, contrapartes y colaboradores externos completen el formulario “Supplier Form” y registrar los datos para generar el número de proveedor en el sistema.
• Asegurarse de que los términos de referencia (TORs) correspondientes hayan sido revisados y aprobados y que los fondos están reservados.
• Preparar en el sistema las Órdenes de Compra (PO) de bienes y servicios, contratos de colaboración externa, contratos de servicios, acuerdos de implementación y de subvención u otros, siguiendo los procedimientos y normas establecidas en el Reglamento Financiero, Documentos de Gobernanza Interna (IGDS) y controles internos establecidos por la Oficina.
• Asegurarse de que las POs han sido finalizadas oportunamente, en atención a las normas establecidas.

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4.Preparar y procesar transacciones en IRIS, cuando corresponda, incluyendo Contratos, Solicitudes de Viaje, Órdenes de Compra, Solicitudes de Compra y Autorizaciones de Pago Externo.  A partir de la información registrada en el sistema, informar al/a la supervisor/a de insuficiencias y discrepancias en la ejecución y la situación de las asignaciones. Dar seguimiento de las fechas de vencimiento/entrega de productos de todos los contratos y acuerdos relacionados con las acciones realizadas en el marco de los proyectos, a fin de garantizar su vigencia y solicitar las renovaciones que sean necesarias a tiempo.

5.Proveer de apoyo administrativo y logístico para organizar eventos como conferencias, seminarios, talleres de trabajo, u otro tipo de reuniones, coordinar viajes, obtener visas, reservar alojamiento, entre otros temas asociados.  Tomar notas y/o actas en las reuniones.  

6.Desarrollar, mantener y actualizar bases de datos y los sistemas de información internos, hacer búsquedas básicas, consolidar información y preparar resúmenes estadísticos, cuadros, u otros sobre la situación del programa y/o proyecto.

7.Redactar correspondencia sobre asuntos administrativos de acuerdo con los procedimientos estándar de la oficina y realizar el seguimiento necesario. Colaborar con la preparación y actualización de informes periódicos.  A solicitud de su supervisor, preparar encuestas, presentaciones u otros utilizando el software proporcionado por la oficina u otras aplicaciones gratuitas de internet.

8.Mantenerse al día de los cambios en las políticas, procedimientos, directrices y procesos relacionados con sus funciones y compartir la información con el personal del programa y/o proyecto y otras partes interesadas, aportando aclaraciones adicionales, según se necesite.  Responder a peticiones de información general sobre cuestiones relacionadas con el programa y/o proyecto, que incluyen el estado del presupuesto, pagos, autorizaciones, reembolsos u otros relacionados, así como de la ejecución de las actividades.  Orientar, capacitar y monitorear al personal administrativo nuevo o de niveles inferiores, según sea necesario, para garantizar la ejecución adecuada e ininterrumpida del proyecto/programa.  

9.Monitorear el uso de los fondos en las actividades del proyecto, solicitar la conciliación de gastos, saldos, declaraciones de pago y otros datos relacionados con el uso del presupuesto, preparar estimados de presupuesto y proyecciones de gastos e informar sobre la necesidad de revisar y/o ajustar el presupuesto del programa y/o proyecto en caso sea necesario.  Preparar material informativo sobre el uso de los fondos con relación a las actividades realizadas para apoyar la presentación de informes para los donantes.

10.Asesorar, responder, hacer coordinaciones y resolver problemas para las adquisiciones, envío y recepción de suministros y equipo del proyecto, incluyendo el despacho de aduana.  Emitir instrucciones de embarque a las agencias de transporte y proveedores, verificar la documentación de despacho/embarque y determinar y preparar la cobertura de seguros.  Preparar aviso de despacho y verificar las facturas.   

11.Desempeñar otras tareas afines y/o funciones asignadas por el Coordinador Nacional del Proyecto y/o Director de País

Educación

Mínimo:

• Educación secundaria completa.

Experiencia

Mínimo:

• Cinco años de trabajo administrativo y/o financiero de responsabilidad progresiva.

Ventaja:

• Experiencia de apoyo a la ejecución de proyectos de cooperación técnica y trabajo efectivo con entidades de gobierno a cargo de formulación de políticas y con socios para el desarrollo.
• Experiencia laboral en una agencia del Sistema de Naciones Unidas, una organización no gubernamental, o de la cooperación internacional.
• Experiencia laboral en áreas de contabilidad y/o finanzas y administración.

Idiomas e informática

Mínimo:

• Excelente conocimiento del español

Ventaja:

• Nivel intermedio del idioma inglés.
• Conocimiento y uso de herramientas gratuitas como Prezi, Survey Monkey, Canva, otros.
• Otro(s): Uso de aplicaciones desarrolladas en software ERP (Enterprise resource planning) como Oracle o SAP.

Competencias

Básicas

Las personas interesadas en el puesto deben considerar que las nueve competencias fundamentales de la OIT, listadas a continuación, podrán ser evaluadas durante el proceso de selección: Integridad y transparencia, Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos, Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Responsabilidad respecto del desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.  

Técnicas y generales

Habilidad para usar software básico de computación (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) y otros paquetes de software requeridos por la Oficina.
Habilidad para preparar informes preliminares y para redactar correspondencia.
Habilidad para organizar su propio trabajo y para trabajar independientemente, así como también para trabajar en equipo.  
Habilidad para priorizar los trabajos asignados, organizar su propio cronograma, realizar el trabajo de rutina independientemente, trabajar bajo presión, cumplir los plazos y adaptarse a las demandas cambiantes y a tareas múltiples.  
Debe demostrar un comportamiento responsable y tener habilidad para tratar a las personas con tacto y diplomacia, tratar temas confidenciales con discreción y debe mostrar altos niveles de conducta ética.  
Buenas habilidades analíticas, para razonar y emitir juicios ponderados.
Habilidad para mantener los registros financieros y para preparar informes contables y declaraciones administrativas.
Habilidad para para filtrar las solicitudes por urgencia y prioridad, evaluar correspondencia y consultas para darles el mejor curso de acción y responder de una manera apropiada.
Habilidad para aclarar información, obtener servicios de otras unidades de trabajo dentro y fuera de la oficina para completar las tareas.  
Habilidad para comunicarse efectivamente en forma oral y escrita.  
Precisión y habilidad para poner atención en los detalles, buscar y recuperar información de las bases de datos y recopilar informes.