Administrative Assistant - Expedited Recruitment

Job Description

Introduction

Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.

IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration

Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates.

Organizational Context and Scope

Bajo la supervisión general del Jefe de Programas y la supervisión directa del Coordinador de Proyecto, el/la titular ayudará con la gestión profesional y eficiente de visitantes, proveedores, así como una variedad de tareas administrativas / de oficina brindando soporte a la unidad de proyectos.

Responsibilities

1. Asistir en los preparativos logísticos y administrativos para reuniones o seminarios y otras actividades organizadas por la unidad de proyectos de la Oficina de Chiriquí.

2. Asistir en la organización de la documentación, soportes de misiones y registros organizados, para apoyar el procesamiento eficiente de los pagos y cumplir con los requisitos de auditoría.

3. Apoyar en la administración de gestión de viajes (preparación de autorizaciones de autorizaciones de viaje, etc.)

4. Apoyar la solicitud de adquisición de suministros de oficina necesarios para el funcionamiento de la misma.

5. Participar de otras actividades, acciones o actividades organizadas por la OIM, a las cuales se le convoque.

6. Mantener una comunicación y coordinación continua con el equipo de la Unidad de Proyectos en Panamá.

7. Cumplir íntegramente con los procedimientos, regulaciones y estándares de conducta de la OIM. 

8. Conducir vehículos de la OIM de manera segura para el transporte de personal autorizado. 

9.  Velar por el buen mantenimiento de los vehículos asignados, tales como: control de aceite, agua, batería, frenos, llantas, etc.;

10. Llevar control de viajes oficiales, kilometraje diario, consumo de gasolina.

11. Asegurar que se tomen las medidas requeridas por las normas y reglamentos en caso de involucrarse en un accidente.

12. Todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas por el COM o el Oficial de Programa de la OIM.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Diploma de escuela secundaria.

• Profesional en un área pertinente a Licenciatura en Administración, Derecho, Licenciatura en Comunicación Ejecutiva Bilingüe, Licenciatura Bilingüe en Administración de Oficina o carreras afines serán considero una ventaja.

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Al menos tres años de experiencia profesional relavante, o un año para candidatos con licenciatura.

• Se considerará experiencia en apoyo administrativo.

• Conocimientos informáticos, incluida la competencia en MS Office (Word, Excel, PPT)

• Compromiso, eficiencia, flexibilidad, automotivación, pensamiento creativo y sólidas habilidades organizativas.

• Capacidad para trabajar de manera eficaz y armoniosa con colegas de diversas culturas y antecedentes profesionales

• Experiencia en trabajo comunitario y con población migrante.

Skills

• Comunicación

• Trabajo en Equipo

• Buena gestión del tiempo

• Técnicas secretariales

• Métodos y procedimientos de trabajos de oficina

• Manejo de equipo común de oficina

• Técnicas de archivo, ortografía y redacción.

• Adaptabilidad a cambios en el contexto de los proyectos.

Languages

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

For this position, fluency in Spanish is required.

Working knowledge of English is desirable.

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Notes

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

Job info