Job Description
Introducción | Introduction
Establecida en 1951, la OIM es un Organismo Afiliado de las Naciones Unidas y, como la principal agencia de la ONU en el ámbito de la migración, trabaja en estrecha colaboración con socios gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover una migración humana y ordenada en beneficio de todas las personas. Para ello, brinda servicios y asesoría a los gobiernos y a las personas migrantes.
La OIM está comprometida a garantizar un entorno laboral donde todos los empleados puedan desarrollarse profesionalmente, mientras trabajan para aprovechar al máximo el potencial de la migración. Puedes leer más sobre la cultura laboral de la OIM en: IOM workplace culture | International Organization for Migration.
Se aceptan postulaciones de candidatos internos y externos. Para todas las vacantes de la OIM, las solicitudes de candidatos calificados y elegibles de primera categoría son consideradas antes que las de candidatos calificados y elegibles de segunda categoría durante el proceso de selección. Para los fines de esta vacante, los candidatos internos y equivalentes a internos se consideran candidatos de primera categoría. Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.
Established in 1951, IOM is a Related Organization of the United Nations, and as the leading UN agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting humane and orderly migration for the benefit of all. It does so by providing services and advice to governments and migrants.
IOM is committed to ensuring a workplace where all employees can thrive professionally, while working towards harnessing the full potential of migration. Read more about IOM's workplace culture at IOM workplace culture | International Organization for Migration
Applications are welcome from internal and external candidates. For all IOM vacancies, applications from qualified and eligible first-tier candidates are considered before those of qualified and eligible second-tier candidates in the selection process. For the purpose of this vacancy, internal and internal-equivalent candidates are considered as first-tier candidates. Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
Contexto Organizacional y Alcance | Organizational Context and Scope
Bajo la supervisión general de la Coordinadora de Programas en Guatemala y la supervisión directa del Oficial Nacional de Proyectos, y en estrecha coordinación con las unidades pertinentes en la Sede, la Oficina Regional y los Centros Administrativos, el Asistente de Operaciones apoyará la implementación y coordinación de un proyecto de respuesta de emergencia financiado a través de la Reserva de Asignación Rápida (Fast-Track Reserve Allocation) de OCHA.
El proyecto tiene como objetivo fortalecer la provisión de asistencia humanitaria a personas retornadas guatemaltecas y nacionales de terceros países (TCNs) en ocho departamentos y 135 municipios con altas tasas de retorno. El proyecto incluye evaluaciones rápidas de necesidades utilizando la Matriz de Seguimiento de Desplazamiento (DTM) de la OIM, la provisión de asistencia en efectivo multipropósito y artículos de socorro esenciales, asistencia de emergencia para casos en situación de mayor vulnerabilidad, así como la rehabilitación de albergues para personas migrantes.
En este marco, el/la Asistente de Operaciones desempeña un rol clave para garantizar que los procesos administrativos, de adquisiciones y logísticos apoyen de manera eficiente y oportuna la implementación del proyecto.
Under the overall supervision of the Programme Coordinator in Guatemala and the direct supervision of the National Project Officer, and in close coordination with the relevant units at Headquarters, the Regional Office, and Administrative Centers, the Operations Assistant will support the implementation and coordination of an emergency response project funded through OCHA’s Fast-Track Reserve Allocation.
The project aims to strengthen the provision of humanitarian assistance to Guatemalan returnees and third-country nationals (TCNs) in eight departments and 135 municipalities with high return rates. The project includes rapid needs assessments using IOM’s Displacement Tracking Matrix (DTM), the provision of multipurpose cash assistance and essential relief items, emergency assistance for the most vulnerable cases, as well as the rehabilitation of shelters for migrants.
Within this framework, the Operations Assistant plays a key role in ensuring that administrative, procurement, and logistics processes efficiently and promptly support the implementation of the project.
Responsibilities
Responsabilidades | Responsabilities
Brindar apoyo administrativo y logístico para la implementación diaria del proyecto, en coordinación con el equipo de Programas y el/la Coordinador/a del Proyecto.
Apoyar la gestión de procesos de adquisición de bienes, servicios y obras, incluyendo la preparación y seguimiento de solicitudes de compra, cotizaciones y órdenes de compra, conforme a los procedimientos de OIM.
Apoyar la coordinación logística para la recepción, almacenamiento, transporte y distribución de bienes y equipos del proyecto, asegurando trazabilidad y adecuada documentación.
Mantener registros administrativos y logísticos actualizados, incluyendo archivos físicos y electrónicos, listas de distribución, actas de entrega y documentación de respaldo.
Apoyar la coordinación de viajes, misiones de terreno, incluyendo logística, reservas y documentación requerida.
Apoyar el seguimiento de inventarios y activos del proyecto, en coordinación con las unidades correspondientes.
Apoyar la preparación de insumos administrativos y logísticos para reportes internos, auditorías, revisiones técnicas y controles financieros.
Coordinar con las unidades de Finanzas, Compras y Logística de la misión para asegurar el cumplimiento de los plazos y requisitos del proyecto.
Apoyar el cumplimiento de los requisitos de rendición de cuentas y transparencia establecidos por OCHA, incluyendo la correcta documentación de los procesos administrativos y logísticos.
Apoyar misiones de monitoreo a terreno y visitas de supervisión, cuando sea requerido.
Desempeñar otras funciones administrativas y logísticas relacionadas con el proyecto, según lo solicitado por la supervisión.
Provide administrative and logistical support for the day-to-day implementation of the project, in coordination with the Programmes team and the Project Coordinator.
Support the management of procurement processes for goods, services, and works, including the preparation and follow-up of purchase requests, quotations, and purchase orders, in accordance with IOM procedures.
Support logistical coordination for the receipt, storage, transport, and distribution of project goods and equipment, ensuring traceability and proper documentation.
Maintain updated administrative and logistical records, including physical and electronic files, distribution lists, delivery notes, and supporting documentation.
Support the coordination of travel and field missions, including logistics, reservations, and required documentation.
Support the monitoring of project inventories and assets, in coordination with the relevant units.
Support the preparation of administrative and logistical inputs for internal reports, audits, technical reviews, and financial controls.
Coordinate with the Finance, Procurement, and Logistics units of the mission to ensure compliance with project timelines and requirements.
Support compliance with accountability and transparency requirements established by OCHA, including proper documentation of administrative and logistical processes.
Support field monitoring missions and supervision visits, as required.
Perform other administrative and logistical duties related to the project, as requested by the supervisor.
Qualifications
Calificaciones y Experiencia Requeridas | Required Qualifications and Experience
Educación | Education
Título Universitario en Relaciones Internacionales, Ciencias Políticas, Estudios Migratorios, Estudios de Desarrollo, Asuntos Humanitarios, Ciencias Sociales o un campo relacionado de una institución académica acreditada, con tres años de experiencia profesional relevante; o
Título de Bachiller con cinco años de experiencia profesional relevante.
University degree in International Relations, Political Science, Migration Studies, Development Studies, Humanitarian Affairs, Social Sciences, or a related field from an accredited academic institution, with three years of relevant professional experience; or
High school diploma with five years of relevant professional experience.
Experiencia | Experience
Mínimo 4 años de experiencia en funciones administrativas, logísticas o de apoyo a proyectos, preferiblemente en contextos humanitarios o de cooperación internacional.
Experiencia previa en organismos internacionales o proyectos financiados por donantes humanitarios es una ventaja.
Minimum four years of experience in administrative, logistical, or project support functions, preferably in humanitarian or international cooperation contexts.
Previous experience with international organizations or projects funded by humanitarian donors is an asset.
Habilidades | Skills
Conocimiento de los principios humanitarios y de la coordinación de respuestas de emergencia.
Conocimiento de las dinámicas migratorias y de las necesidades humanitarias relacionadas con los flujos migratorios mixtos en el Hemisferio Occidental.
Sólidas habilidades organizativas y de coordinación.
Capacidad para trabajar eficazmente en entornos operativos complejos y en rápida evolución.
Sólidas habilidades analíticas, de elaboración de informes y de comunicación.
Capacidad para trabajar con contrapartes gubernamentales, socios implementadores y actores locales.
Knowledge of humanitarian principles and emergency response coordination.
Knowledge of migration dynamics and humanitarian needs related to mixed migration flows in the Western Hemisphere.
Strong organizational and coordination skills.
Ability to work effectively in complex and rapidly evolving operational environments.
Strong analytical, reporting, and communication skills.
Ability to work with government counterparts, implementing partners, and local stakeholders.
Idiomas | Languages
Todo el personal de la OIM, en todas las categorías, debe ser fluido en uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés o español).
Requerido
Para este puesto, se requiere fluidez en español (oral y escrita).
Deseable
Para esta posición, Se valorará el conocimiento y dominio de alguno de los idiomas mayas.
Dominio del/los idioma(s) requerido(s) será específicamente evaluado durante el proceso de selección, el cual podrá incluir evaluaciones escritas y/o orales.
All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).
Required
For this position, fluency in Spanish is required (oral and written).
Desirable
For this position, knowledge and proficiency in one of the Mayan languages will be considered an asset.
Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.
Competencias requeridas | Required Competencies
El marco de competencias de la OIM puede consultarse en este enlace. Las competencias serán evaluadas durante el proceso de selección.
Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben respetar y demostrar estos cinco valores:
Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
Integridad y transparencia: Mantiene altos estándares éticos y actúa de manera coherente con los principios, normas y estándares de conducta de la Organización.
Profesionalismo: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida, y ejerce un juicio cuidadoso ante los desafíos cotidianos.
Valentía: Demuestra disposición para adoptar una postura frente a cuestiones importantes.
Empatía: Muestra compasión hacia los demás, hace que las personas se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias Básicas - Indicadores conductuales - Nivel 1
Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración efectiva dentro y entre las unidades para alcanzar objetivos compartidos y optimizar resultados.
Orientación a resultados: Produce y entrega resultados de calidad de manera oportuna y orientada al servicio. Está orientado/a a la acción y comprometido/a con el logro de los resultados acordados.
Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente aprender, compartir conocimientos e innovar.
Responsabilidad: Asume la responsabilidad de alcanzar las prioridades de la Organización y responde por sus propias acciones y el trabajo delegado.
Comunicación: Fomenta y contribuye a una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivadora.
Competencias Gerenciales - Indicadores conductuales N/A
Liderazgo: Proporciona una dirección clara, lidera con el ejemplo y demuestra capacidad para llevar adelante la visión de la Organización. Apoya a otros para que desarrollen su liderazgo y potencial profesional.
Empoderamiento de otros: Crea un entorno propicio donde el personal pueda aportar lo mejor de sí y desarrollar su potencial.
Construcción de confianza: Promueve valores compartidos y crea un ambiente de confianza y honestidad.
Pensamiento estratégico y visión: Trabaja estratégicamente para alcanzar los objetivos de la Organización y comunica una dirección estratégica clara.
Humildad: Lidera con humildad y muestra apertura para reconocer sus propias áreas de mejora.
IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.
Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:
Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.
Core Competencies – behavioural indicators Level 1
Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.
Managerial Competencies – behavioural indicators N/A, if with direct reports
Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings.
Notas
Adjuntar Currículum Vitae y Carta de Interés (solo en formato PDF).
Se recomienda consultar este enlace para obtener orientación sobre la categoría de puesto de la OIM.
Cualquier oferta que se haga al candidato en relación con esta convocatoria estará sujeta a la confirmación de fondos.
Esta convocatoria está abierta únicamente a ciudadanos nacionales o extranjeros legalmente autorizados para trabajar en el país.
Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en distintos lugares de destino. Los candidatos recomendados seguirán siendo elegibles para ser nombrados en un puesto similar durante un período de 24 meses.
El nombramiento estará sujeto a la certificación de que el candidato es médicamente apto para el cargo, a la acreditación correspondiente, así como al cumplimiento de cualquier requisito de residencia o visado y a las autorizaciones de seguridad pertinentes.
La OIM aplica una política de tolerancia cero frente a conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de la OIM, incluida la explotación y el abuso sexual, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad.
La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (postulación, entrevista, tramitación, capacitación u otros). Asimismo, la OIM no solicita información relacionada con cuentas bancarias.
La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del sistema de contratación electrónica (e-Recruitment) de la OIM (para candidatos internos, en este enlace). La herramienta en línea también permite a los candidatos dar seguimiento al estado de su solicitud.
No se aceptarán solicitudes fuera de plazo. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados.
Para más información y otras ofertas de empleo, puede visitar nuestro sitio web: OIM – Empleo y Vacantes.
Notes
Attach Curriculum Vitae and Letter of Interest (PDF format only).
Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.
Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.
This vacancy is open only to citizens or foreign nationals who are legally authorized to work in the country.
This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.
Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.
IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.
IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.
IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.
No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.
For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies
Required Skills
- Capacidad para trabajar con contrapartes gubernamentales, socios implementadores y actores locales.
- Capacidad para trabajar eficazmente en entornos operativos complejos y en rápida evolución.
- Conocimiento de las dinámicas migratorias y de las necesidades humanitarias relacionadas con los flujos migratorios mixtos en el Hemisferio Occidental.
- Sólidas habilidades analíticas, de elaboración de informes y de comunicación.
- Sólidas habilidades organizativas y de coordinación.
- Conocimiento de los principios humanitarios y de la coordinación de respuestas de emergencia.
Job info
Contract Type: Special Short term ungraded (Up to 9 months)Initial Contract Duration: 6 months
Org Type: Country Office
Vacancy Type: Call for Applications
Recruiting Type: General Service
Grade: UG
Is this S/VN based in an L3 office or in support to an L3 emergency response?: No