Job Description
Creada en 1951, la OIM – Organización Internacional para las Migraciones es la organización intergubernamental líder en el ámbito de la migración y trabaja en estrecha colaboración con asociados gubernamentales, intergubernamentales y no gubernamentales. La OIM está dedicada a promover la migración humana y ordenada para el beneficio de todos. Esto se hace mediante la prestación de servicios y asesoría a los gobiernos y los migrantes.
Bajo la supervisión general del Coordinador de Programa (E& y la supervisión directa del Oficial operativa, el Asistente Administrativo de Proyecto, tendrá como función principal apoyar administrativamente la implementación de los proyectos del Programa y/o de la Misión.
Importante: Damos claridad que esta oferta está sujeta a disponibilidad de fondos, una vez suscrito el proyecto la implementación deberá iniciar de manera inmediata.
Para efecto de esta posición, solo se aceptan solicitudes de candidatos de primer nivel:
Candidatos internos
Los miembros del personal con licencia especial con o sin goce de sueldo (SLWOP)
Los Voluntarios de las Naciones Unidas con al menos doce (12) meses de servicio continuo en la OIM.
Los miembros del personal que se hayan separado del servicio debido a limitaciones de financiación serán considerados como candidatos de primer nivel (equivalentes internos) para los puestos vacantes a los que se postulen de conformidad con la IN/233, por un período de 12 meses después de la separación.
Responsibilities
Brindar apoyo administrativo en todas las actividades del programa/proyecto a nivel nacional.
Asistir en la elaboración y tramitación de solicitudes de contratación de personas naturales o jurídicas, solicitudes de compra, solicitudes de transporte, viajes y viáticos, solicitudes de pago, contratos, prórrogas, actas de terminación y cualquier otra documentación que se requiera.
Coordinar con las unidades de apoyo para dar seguimiento a los trámites en proceso
Apoyar la recopilación y consolidación de informes periódicos y finales.
Guiar a los contratistas y las entidades en la correcta elaboración y presentación de solicitudes de pago, certificados, informes y otros documentos que requieran el programa/proyecto de acuerdo a los procedimientos de la OIM.
Asistir en la verificación de servicios, revisando que las ejecuciones presupuestales de los proyectos cuenten con los soportes y documentación legal requerida.
Mantener actualizados los archivos, registros, controles, bases de datos e inventarios del programa/proyecto.
Apoyar en la elaboración de presentaciones, organización de reuniones y eventos, preparación y envío de correspondencia y cualquier otra actividad que requiera el programa/proyecto.
Asistir a reuniones de los diferentes comités internos en los que participe.
Cumplir íntegramente con los procedimientos, regulaciones, normas de seguridad y estándares de conducta de la OIM.
Desempeñar otras funciones que le sean asignadas por su supervisor.
Qualifications
Educación
Bachiller con tres (3) años de experiencia relevante; o, Título universitario en Administración de Empresas o campos relacionados de una institución acreditada con un año de experiencia profesional relevante,
Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.
Experiencia
- Experiencia con procesos administrativos en la OIM.
- Experiencia con sistemas ERP (p. ej., SAP), PRIMA y Wave.
- Experiencia en diligenciar y hacer seguimiento de órdenes de compra
- Es imprescindible tener conocimientos informáticos en general y dominio de MS Excel en particular.
- Experiencia en el apoyo a proyectos con plazos de entrega rápidos y trabajo bajo presión
- Experiencia previa con organizaciones humanitarias internacionales, instituciones gubernamentales o no gubernamentales en un entorno multicultural.
Aptitudes
- Habilidades analíticas y de resolución de problemas comprobadas.
- Excelente atención al detalle y capacidad para organizar documentos de manera metódica
- Discreción, orientación a los detalles y al cliente, paciencia y disposición para aprender cosasnuevas.
- Dominio de aplicaciones de Microsoft Office como Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook.
- Conocimiento de los procesos administrativos de la OIM incluido de compras.
- Capacidad demostrada en seguimiento presupuestario de proyectos
Idiomas
Se requiere que todos los miembros del personal de la OIM en todas las categorías sean fluidos en uno de los idiomas oficiales de la OIM (inglés, francés, español).
Para este puesto, todos los candidatos deberán desenvolverse con fluidez en español (oral y escrito).
El dominio del idioma o los idiomas requeridos será evaluado específicamente durante el proceso de selección, lo que puede incluir evaluaciones escritas y/o orales.
Competencias requeridas
El marco de competencias de la OIM se puede encontrar en este link. Las competencias se evaluarán durante el proceso de selección.
Valores - Todos los miembros del personal de la OIM deben observar y demostrar los siguientes valores:
- Inclusión y respeto a la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Fomenta la diversidad y la inclusión.
- Integridad y transparencia: Respeta estrictas normas éticas y actúa de manera coherente con los principios, reglas y normas de conduta institucionales.
- Profesionalidad: Demuestra capacidad para trabajar de manera serena, competente y comprometida y afronta con buen juicio los retos diarios.
- Coraje: Da muestras de voluntad para posicionarse en relación con cuestiones de importancia.
- Empatía: Demuestra capacidad para ponerse en el lugar de los demás, hace que las personas de su entorno se sientan seguras, respetadas y tratadas con justicia.
Competencias Básicas – indicadores de comportamiento Nivel 2
- Trabajo en equipo: Desarrolla y promueve una colaboración eficaz en todas las instancias para lograr objetivos compartidos y optimizar los resultados.
- Logro de resultados: Produce y logra resultados de calidad de manera oportuna y orientada a la prestación de servicios. Encamina sus esfuerzos a la acción y está comprometido con el logro de los resultados acordados.
- Gestión e intercambio de conocimientos: Busca continuamente oportunidades para aprender, compartir conocimientos e innovar.
- Rendición de cuentas: Hace suya la consecución de las prioridades de la Organización y asume la responsabilidad de las acciones propias y del trabajo delegado.
- Comunicación: Alienta y facilita una comunicación clara y abierta. Explica asuntos complejos de manera informativa, inspiradora y motivante.
Notes
Consulte este link para obtener orientación sobre la categoría de empleo de la OIM
Toda oferta que se le haga al candidato en relación con esta vacante está sujeta a la confirmación de la financiación.
Este proceso de selección podrá utilizarse para cubrir puestos similares en diversos lugares de destino. Los candidatos recomendados mantendrán su elegibilidad para un puesto similar durante un período de 24 meses.
El nombramiento estará sujeto a la certificación de aptitud médica del candidato, la acreditación, los requisitos de residencia o visado y las autorizaciones de seguridad.
La OIM mantiene una política de tolerancia cero ante conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y la OIM, incluyendo la explotación y el abuso sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación por motivos de género, nacionalidad, edad, raza, orientación sexual, origen religioso o étnico, o discapacidad.
La OIM no cobra ninguna tarifa en ninguna etapa de su proceso de contratación (solicitud, entrevista, tramitación, formación u otros cargos). La OIM no solicita información sobre cuentas bancaria.
La OIM solo acepta solicitudes debidamente completadas y enviadas a través del IOM e-Recruitment (for internal candidates link here). Esta herramienta en línea también permite a los candidatos realizar un seguimiento del estado de su solicitud.
No se aceptarán solicitudes tardías. Solo se contactará a los candidatos preseleccionados.
Para obtener más información y otras ofertas de empleo, le invitamos a visitar nuestro sitio web: IOM Careers and Job Vacancies
Required Skills
Job info
Contract Type: Special Short Term Graded (Up to 9 months)Org Type: Country Office
Vacancy Type: Special Vacancy Notice
Recruiting Type: General Service
Grade: G-3
Is this S/VN based in an L3 office or in support to an L3 emergency response?: No