En América Latina y el Caribe, UNOPS opera en 23 países y ofrece soluciones de alto impacto que impulsan el desarrollo sostenible. UNOPS se centra en construir y mejorar infraestructura resiliente (incluidos caminos, puentes, instalaciones públicas, sistemas de saneamiento y viviendas) para mejorar la calidad de vida y fomentar el crecimiento inclusivo. UNOPS también apoya la salud pública mediante la adquisición de medicamentos y equipos médicos esenciales, garantizando un acceso más amplio a los servicios de atención médica. Al fortalecer las capacidades institucionales, UNOPS promueve una gestión pública transparente, eficiente y equitativa. Como socio confiable de los gobiernos y las partes interesadas en el desarrollo, UNOPS alinea sus intervenciones con las prioridades nacionales, ayudando a los países a avanzar en los Objetivos de Desarrollo Sostenible a través de un apoyo práctico y basado en resultados.

UNOPS ha apoyado los esfuerzos de desarrollo de Guatemala desde 1997, asociándose principalmente con instituciones nacionales para fortalecer los sistemas públicos y promover el crecimiento inclusivo. A lo largo de los años, UNOPS ha contribuido a una amplia gama de prioridades estratégicas, desde apoyar el proceso de paz después de un conflicto armado hasta fomentar el desarrollo económico en regiones que enfrentan pobreza extrema. Su trabajo también se ha centrado en modernizar la administración pública, cerrar brechas de infraestructura, racionalizar los procesos de adquisiciones y mejorar la transparencia y eficiencia institucional. Estos esfuerzos están totalmente alineados con los planes nacionales de desarrollo y apuntan a mejorar la prestación de servicios y la calidad de vida de la población guatemalteca.

Bajo  la  supervisión  directa  del Especialista de Gestión de Contratos,  la/ el  Oficial Senior de  Gestión  de  Contratos  es  responsable  de  gestionar  el  ciclo  de  vida  de  la  gestión  de  contratos  del  programa  INFRAIGSS,  en  conjunto  con  los  lideres de los Componentes,  desde  la  recopilación  de  las  necesidades  y  requisitos  en  la  etapa  de  pre-adquisición hasta el cierre del contrato y la evaluación del desempeño del proveedor. 

 El  rol  requiere  una  comprensión  profunda  de  la  política  y  los  procesos  de  adquisición para bienes y servicios, y  la/el  Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  debe  poder  aplicarlos  a  las  situaciones  apropiadas,  asegurando  el  pleno  cumplimiento  de  las  normas,  directrices  y  procedimientos  de  información,  gestión  y  rendición  de  cuentas  de UNOPS. 

 Manteniendo  el  más  alto  grado  de  ética  personal  y  profesional,  la/el  Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  promueve un enfoque colaborativo, centrado en el cliente, de calidad y orientado a los resultados, trabajando con la Oficina de Gestión de Programas (PgMO) de UNOPS Guatemala para garantizar la calidad de los datos generados en la gestión de contratos.

 La/el   Oficial Senior de  Gestión  de  Contratos  trabaja  en  estrecha  colaboración  con  el/la Gerente Senior del Proyecto y los lideres de los Componentes, el área de Adquisiciones del proyecto, y las  áreas  de  Adquisiciones  y  Finanzas  de  la  GTCO,  con  proveedores, entre otros. 

El/la Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  analiza  las  respectivas  reglas  y  regulaciones  y  provee  soluciones  a  un  amplio  rango  de  asuntos  complejos  relacionados  a  gestión  de  contratos.  Su  trabajo  se  enmarca,  principalmente en el logro del siguiente grupo de resultados: 

1. Apoyo  a  la   planificación  de  las  adquisiciones,  gestión  de  contratos y   estrategias  de  contratación de bienes y servicios. 

2. Gestión de  contratos   de  bienes y servicios  para  garantizar  el  cumplimiento  de  las  normas de UNOPS. 

3. Gestión de la ejecución de contratos 

4. Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores 

5. Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

6. Gestión de equipo (cuando sea requerido) 

7. Generación e intercambio de conocimientos 

 Para  alcanzar  los  resultados,  la/el Oficial  Senior de  Gestión  de  Contratos  desempeñará,  entre  otras,  las  siguientes funciones: 

1. Apoyo  a  la  planificación  de  las  adquisiciones, gestión   de  contratos  y  estrategias  de  contratación  de bienes y servicios. 

   • Contribuir en   la planificación,   y orientar   al  programa  en  la implementación   (si  es  necesario) en la etapa post-adquisición;

   • Dar   seguimiento  de la   implementación  y  los resultados  de  los   planes  de  adquisiciones  del programa, que abarca todo el ciclo de las adquisiciones;   

   • Apoyar  el   desarrollo  de  criterios de  evaluación  técnica   y participar  activamente   durante  la  redacción de los contratos;

   • Contribuir  con  la  transición planificada  de  la fase  de  adjudicación  del  contrato a  la fase de  gestión  del  contrato,  y  un  traspaso  al  programa  donde  la  propiedad  del  contrato  sea  clara  y  ordenada; 

   • Implementar  los  procesos  y  plan  de  gestión  de  contratos,  con  un  enfoque  en  los  resultados  y  un  enfoque  holístico  para  el  desempeño  y  la  responsabilidad  a  fin  de  impulsar  el desempeño   de  la  gestión de contratos en el programa; 

   • Contribuir   a  que  los  procesos de  gestión   de  contratos  estén  alineados, entre   otros,  con  procesos  de gobernanza organizacional más amplios, juntas operativas y gestión de riesgo; 

   • Asegurar  que  los  problemas  y  el  desempeño  de  la  administración  de  contratos  se  informen  a  través de  la   estructura de   gobernanza  correspondiente con   participación  del  liderazgo de  alto nivel del proyecto y la Oficina de GTCO;  

   • Elaborar comentarios a los informes de auditoría de proyectos, cuando sea necesario. 

2. Gestión   de contratos   de  bienes y servicios para garantizar  el  cumplimiento   de las  normas   de UNOPS. 

   • Apoyar  para  que  la  gestión  de  servicios  o  entrega de  bienes   esté  bien  estructurada,  con  comprensión de  los  lineamientos  por   ambas partes,  y  que  los  proveedores   entiendan el  servicio  que deben brindar o bienes que deben entregar y las condiciones que se deben cumplir;  

   • Desarrollar  un  plan de   aseguramiento de  la  calidad  para  proporcionar un  método  sistemático  para   monitorear el desempeño del contrato. 

   • Contribuir  para  el  desarrollo de   un  marco  de  gestión del  desempeño  integral   y  objetivo que   se implementará  cuando   se firme  el   contrato,  proporcionando  incentivos para   que  el  proveedor  cumpla o supere los estándares de desempeño acordados; 

   • Garantizar  que  el  desempeño de  los   proveedores se  evalúe  utilizando  métricas  claras,  objetivas   y significativas, reglas y regulaciones vinculadas de UNOPS;  

   • Establecer   procesos  claros  para  manejar la   resolución  de  problemas  operativos  y  resolverlos  lo más rápido posible;  

   • Asegurar que  los   proveedores reciban  retroalimentación   periódica y   rutinaria sobre  su   desempeño; 

   • Asegurar  que los  usuarios  comprendan   lo que  se  pretende  ofrecer  con  el   contrato  y  participen  en  la evaluación del desempeño del proveedor cuando sea pertinente; 

   • Asegurar que los usuarios comprendan las rutas -adecuadas para escalar problemas/inconvenientes al momento que se generen; 

   • Establecer  métodos  formales  para  capturar  y  considerar  los  cambios  en  los  requisitos  de  los usuarios como parte de los procesos formales de gestión de cambios y contratos;  

   • Asegurar   que  se  lleven  a  cabo revisiones   formales  del desempeño   con  los proveedores,   con  planes de   mejora documentados   acordados  cuando  sea necesario,  y   que  cubran tanto   los problemas   operativos como el cumplimiento de los requisitos contractuales clave. 

   • Trabajar   para la   resolución  de  conflictos  o  problemas  de  desempeño  que  surjan  en  casos  de  mal desempeño y/o incumplimiento de las obligaciones contractuales.  

III.Gestión de la ejecución de contratos  

• Desarrollar e implementar planes de gestión de contratos.  

• Planificar  y  gestionar  todos  los  aspectos contractuales;  establecer   y  mantener  programas  y  cronogramas de  trabajo  para  los  contratos  en  curso   y nuevos,  en   conjunto  con  los lideres de los componentes. 

• Implementar  el  uso  de  software  de  gestión  de  contratos  (PDS, Tiqom,  Tijax,  etc)  para  registrar  información  clave  y  para  proporcionar,  por  ejemplo,  capacidad  de  búsqueda  de  modo  que  la  información  y  la  documentación  de  gestión  de  contratos  en  curso  se  conserve,  gestione  y  sea  fácilmente accesible cuando sea necesario; 

• Poner  en  marcha  mecanismos  (preferiblemente  tecnológicos)  para identificar   los  "puntos  desencadenantes o   críticos"  claves del   contrato,  como  períodos  de  preaviso,  certificados  sanitarios  y / o fechas de vencimiento de los bienes; 

• Desarrollar listas de verificación de cumplimiento de contratos y planes de implementación. 

• Desarrollar  indicadores  y  cuadros de  mando   y  mantener  informes  periódicos  y  ad hoc   de  la  información de gestión de contratos; 

• Asegurar  que  se  realicen los  pagos  a  los proveedores  de  acuerdo  con  el  contrato y que los  mecanismos  de  pago  estén  documentados,  sean  claros  y  bien  entendidos  por  todas  las  partes  (incluidos incentivos, multas y cargos no estándar); 

• Asegurar que existan controles y procesos de autorización adecuados para el pago de facturas; 

• Establecer  procesos  claros  para  la  gestión  de  cambios  menores  y  variaciones  de  contrato,  con  un  enfoque en que el costo / esfuerzo sea proporcional a la importancia y el valor del cambio; 

• Asegurar  que  ambas  partes  tengan un  entendimiento   claro  de  los arreglos  para   cualquier  extensión del contrato (tanto en alcance como en tiempo) y otros asuntos relacionados; 

• Realizar  el  cierre de  contratos,  incluida  la   identificación,  documentación  y  difusión  de  las  mejores  prácticas y las lecciones aprendidas y asegurar la evaluación final del desempeño del contratista. 

• Junto con el Especialista de Gestión de Contratos, actuar  como  enlace   con  otras  áreas  en  relación  a reclamos y disputas,  exigiendo un desempeño específico, reclamando contra garantías y otros recursos contractuales.  

IV.  Gestión de los riesgos contractuales y de proveedores  

• Asegurar  que  la  gestión de  riesgos   contractuales y  de   proveedores  esté  implementada  con  responsabilidades y   procesos claros,  identificación   de  quién  está en  mejor  posición  para  gestionar  el riesgo y participación del proveedor cuando corresponda;  

• Asegurar  que  los  riesgos  se  identifiquen  formalmente  y se   controlan con  regularidad,   con  acciones de   mitigación  desarrolladas  e  implementadas  cuando sea  posible,  y   que los  riesgos  "obsoletos"   se  eliminen de la consideración cuando corresponda; 

• Establecer y comunicar rutas de escalada e informes para la gobernanza de riesgos;  

• Apoyar el  desarrollo  de  planes  de  contingencia  para  manejar   fallas  del proveedor  ( fallas /   incumplimientos temporales   o a  largo  plazo);   las estrategias  de  salida  se   desarrollan  y  actualizan  durante la vigencia del contrato; 

• Asegurar  que  los  términos contractuales   en  torno a   la  seguridad  y  la  confidencialidad  (en  particular las  cuestiones  relacionadas   con  la  seguridad  / confidencialidad   de  los  datos  personales), las   garantías,  las  indemnizaciones,  los  seguros  y  la  rescisión  sean comprendidas  y  supervisadas   por los  responsables del contrato.  

 V.  Gestión y desarrollo de relaciones con los proveedores 

• Planificar,  estructurar  e  implementar  un programa   de  gestión  de  las  relaciones con  los   proveedores  con  gobernanza  apropiada  y  un  sentido  claro  del  valor que   se  generará  para  ambas  partes; 

• Desarrollar  mecanismos  para  la captura  y   el  intercambio de  conocimientos  e  innovación   de  los  proveedores cuando sea necesario o deseable. 

• Implementar   actividades  de  mejora  de  proveedores  relacionadas  con iniciativas  más  amplias  ( por  ejemplo, sobre   sostenibilidad, cuestiones   relacionadas  a  empleo  para personas   con discapacidad,   uso de PyMEs (pequeñas y medianas empresas) y WOBs (women owned business), etc. 

VI.  Gestión de Equipo (cuando sea requerido)  

• Facilitar  el  compromiso y   la entrega   de  resultados  y  servicios  de alta  calidad  del  equipo   supervisado  a  través  del  reclutamiento  efectivo, la   planificación  del  trabajo,  la  gestión  del  desempeño, el entrenamiento y la promoción del aprendizaje y el desarrollo. 

• Proporcionar  supervisión,  asegurando  el  cumplimiento  por parte   de los   miembros  del equipo  con  las políticas existentes y las mejores prácticas.

• Trabajar en equipo con las partes internas como la PgMO, área de servicios de soporte y externas.    

 VII.  Generación e intercambio de conocimientos 

• Asegurar  que  la   gestión del  conocimiento   esté integrada,  capturando  datos  clave  y   lecciones del   proceso  y  de  la  experiencia con   la  administración de  contratos  tanto   dentro de  la   organización  como fuera. 

• Apoyar y  llevar  a  cabo   iniciativas sobre   desarrollo  de  capacidades  y  desarrollo  de  conocimientos para el personal en gestión de contratos.  

• Guíar  la  recopilación  de  comentarios,  ideas  y  conocimientos  internos  del  equipo  sobre  los   procesos y las mejores prácticas y utilizarlos productivamente.  

• Recopilar y compartir lecciones aprendidas y mejores prácticas. 

Requerido:

• Título  universitario a nivel de licenciatura  (bachelor  degree)  de  preferencia  en  Administración de  Empresas,   Manejo  de  Cadena  de  Suministro,  Leyes, Comercio, Administración  Pública,  Finanzas,  Economía  u otro campo relacionado  

Deseable: 

• Título  superior  o  equivalente  a  Maestría  (Master Degree)   en  las  áreas  arriba  mencionadas,  puede  reemplazar algunos años de experiencia requeridos. 

• Certificaciones relevantes para la posición son deseables (CIPS, PMI, PRINCE2). 

Requerido:

• Se  requieren  4  años  (o  menos  de  acuerdo  a  los  títulos  académicos  aportados)  de  experiencia  profesional  relevante  y  progresiva,  específicamente  en  el  campo  de  Gestión  Contractual de bienes y servicios. (Debe  ser especificado  en  la  descripción  de  funciones  de  los  cargos  laborales  que  ha  desarrollado  y que serán incluidos en su perfil Talent+ para postular a esta vacante)

• Se  requiere   experiencia  demostrada  en  la  preparación  de  informes  para  donantes y   socios.  (Debeser   especificado  en  la  descripción  de  funciones  de los   cargos  laborales  que  ha  desarrollado y que serán incluidos en su perfil Talent+ para postular a esta vacante) 

• Se  requiere  experiencia  comprobable  en  el  manejo  informático  y  paquetes de   softwares  de  oficina, como   documentos,  bases  de  datos,  hojas  de  cálculo  (Google  Suite  o MS   Office).  (Debe  ser especificado  en  la descripción   de  funciones  de  los  cargos  laborales  que  ha  desarrollado  y que serán incluidos en su perfil Talent+ para postular a esta vacante)

Deseable:

• Experiencia trabajando con proyectos de transaccionales y de adquisiciones. 

• Experiencia trabajando y/o supervisando equipos de trabajo multidisciplinarios.  

• Experiencia previa trabajando en Latinoamérica.  

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