Assistant(e) Senior en Appui aux programmes et de liaison

Job Description

Fondée en 1951, l’Organisation Internationale pour les Migrations (OIM) est l’une des Agences du Système des Nations Unies et la principale Organisation Intergouvernementale dans le domaine de la migration et travaille en étroite collaboration avec les partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM est dédiée à la promotion de la migration humaine et ordonnée pour le bénéfice de tous. 

L’OIM s’engage en faveur d’un environnement de travail diversifie et inclusif. Les candidatures externes et internes sont acceptées pour ce poste. Dans le cadre de cet avis de vacance les candidatures féminines et celles de candidats internes sont considérées comme prioritaire. 

Sous la supervision directe de l’Officier d’Appui aux Programmes et de Liaison et en collaboration avec les unités compétentes du Bureau de l’OIM Mali, le/la titulaire sera responsable de l’appui à l’Unité d’appui aux programmes et de liaison au sein de l’OIM Mali. Il/elle apportera un appui technique et administratif avancé aux fonctions de suivi de développement de projets, suivi stratégique, mobilisation de ressources, communication, suivi et évaluation, et coordination externe et liaison institutionnelle avec les bailleurs, les ambassades, les partenaires gouvernementaux et le Système des Nations Unies.

Responsibilities

Responsibilités et Tâches

Responsabilités :

En particulier, il/elle devra : 

• Appuyer le processus de développement de projets en  facilitant la consolidation des  contributions techniques des unités thématiques et des sous bureaux, en étroite collaboration avec l’Officier d’Appui aux Programmes et de Liaison ;

• Appuyer la préparation, la relecture et la mise en forme des notes conceptuelles, propositions de projets, révisions et rapports bailleurs ;

•  Appuyer la mise à jour des documents stratégiques de l’unité PSU et de la mission, notamment par la compilation et la consolidation des contributions internes. 

•  Compiler et maintenir  à jour les informations sur les possibilités de financement, calendriers de soumission, priorités des bailleurs afin de soutenir l’alignement avec les stratégies nationales et régionales de l’OIM.

• Assurer la bonne saisie, mise à jour et qualité des données dans PRIMA (création de notes conceptuelles, développement des projets, révisions des projets, rapportages, documents justificatifs, etc.).

• Suivre l’avancement du cycle d’approbation interne de la mission sur et hors PRIMA ;

• Maintenir des trackers précis sur l’état des projets, les délais, les responsabilités et les actions requises.

• Appuyer la formation des équipes internes sur PRIMA et les exigences de conformité organisationnelle ;

• Appuyer la communication avec les bailleurs et les institutions gouvernementales ;

• Rédiger ou réviser les correspondances officielles, notes verbales, lettres gouvernementales, rapports de réunion, conformément aux standards de l’OIM ;

• Suivre les dossiers clés liés à la collaboration gouvernementale, y compris les partenariats signés (MoU, lettres d’accord, cadres de collaboration) ;

• Contribuer à la préparation de présentations, contributions écrites et comptes rendus pour les réunions inter-agences ou avec les bailleurs ou le gouvernement au sein du bureau ;

• Maintenir des dossiers organisés et actualisés de toutes les initiatives en développement, documents de projets, rapports bailleurs et correspondances officielles ;

• Fournir un appui administratif, méthodologique ou organisationnel aux unités programmes selon les besoins : suivi des indicateurs, consolidation des inputs, préparation de réunions, archivage ;

• En collaboration avec l’Unité de Communication et de Liaison, contribuer à la préparation de supports de visibilité et de liaison, et autres outils et taches nécessaires ;

• Appuyer l’organisation d’événements, ateliers, missions officielles et visites de bailleurs ou du gouvernement ;

• Assurer toute autre tâche connexe assignée par le/la superviseur(e) pour appuyer la bonne marche de l’Unité PSU.

• Toute autre tâche nécessaire qui pourrait leur être confiée en appui au développement et soutien aux projets pour la mission. 

Qualifications

Qualifications et Experiences requises

EDUCATION

• Titulaire d’un diplôme universitaire en sciences politiques ou sociales, en économie du développement ou en gestion  avec 4 ans d’expérience, ou 

• Diplôme de Baccalauréat avec 6 ans d’expériences professionnelles dans le développement de projets et à la migration. 

EXPERIENCE ET QUALITES

• Expérience de travail avec différents acteurs (gouvernement, ONGs, bénéficiaires) et à adapter son comportement aux besoins spécifiques des personnes à risque et vulnérables ou de personnalités occupant des fonctions de responsabilités. 
• Bonne connaissance des questions de migration nationale et internationale. 
• Expérience professionnelle dans une agence du système des Nations Unies serait un avantage. 
• Bonnes compétences en informatique, spécifiquement avec PRIMA (OIM) , Microsoft Excel, Word et Outlook. 
• Capacité à respecter les délais et atteindre les objectifs fixés. 

• Capacité à coordonner efficacement les actions avec les partenaires, les autorités locales, les bénéficiaires et la communauté humanitaire en général pour faire avancer les objectifs du bureau pays.

• Bonnes aptitudes interpersonnelles, capacité à s'adapter à une équipe internationale multiculturelle. 

• Excellentes compétences de communication (écrites et verbales). 

• Capacité à travailler de façon autonome

  SECTION 5

Langues[1] 

 Une très bonne maitrise de la langue française et un niveau intermédiaire en anglais. Une bonne maitrise de toute autre langue locale serait un atout..

SECTION 6

Compétences requises[2]

VALEURS 

 

Tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs : 

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l’inclusion. 

• Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir d’une manière conforme aux principes/règles et normes de conduite de l’organisation. 

• Professionnalisme : Démontre une capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et fait preuve d'un jugement attentif pour relever les défis quotidiens. 

• Courage : Démontre une volonté de prendre position sur des questions importantes. 

• Empathie : fait preuve de compassion envers les autres, permet aux gens de se sentir en sécurité, respectés et traités équitablement
  
   

COMPETENCES  Level 2

• Travail en équipe : développe et encourage une collaboration efficace au sein et entre les départements pour atteindre les objectifs communs et optimiser les résultats.

• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité rapidement ; agit pour et s’engage à atteindre les résultats convenus.

• Gestion et partage du savoir : cherche continuellement à apprendre, à partager des connaissances et à innover.

• Responsabilité : s’approprie la réalisation des priorités de l’Organisation, et assume la responsabilité de ses propres actions et des tâches déléguées.

• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante

COMPÉTENCES MANAGÉRIALES Level 2

• Leadership : Fournit un sens clair de l'orientation, montre l'exemple et démontre la capacité à réaliser la vision de l'Organisation. Aide les autres à réaliser et développer leur potentiel de leadership et professionnel.

• Autonomiser les autres : Crée un environnement propice où le personnel peut donner le meilleur d'eux-mêmes et développer son potentiel.

• Construire la confiance : Promeut des valeurs partagées et crée une atmosphère de confiance et d'honnêteté.

• Pensée stratégique et vision : Travaille de manière stratégique pour réaliser les objectifs de l'organisation et communique une orientation stratégique claire.

• Humilité : Dirige avec humilité et montre une ouverture à reconnaître ses propres défauts.

Autres 

Toute offre en rapport à cet avis de vacance est sujette à la confirmation du financement. 

L’embauche sera soumise à une certification que le candidat est apte pour l’emploi envisagé et à la vérification du statut de résident, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. 

Seuls les candidats résidents soit dans le pays du lieu d'affectation, soit dans un pays voisin situé à proximité du lieu d'affectation seront pris en considération. Dans tous les cas, la résidence légale dans le pays du lieu d'affectation, ou dans le pays voisin situé à proximité du lieu de travail, et le permis de travail, selon le cas, sont indispensables pour occuper ce poste.

Required Skills

Job info