Officer, Administration and Finance (British Red Cross)

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) est le plus grand réseau humanitaire au monde, comptant 191 Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge parmi ses membres. La FICR s'appuie sur les trois R – réponse, résilience et respect – pour mettre en œuvre sa Stratégie 2030. La FICR intervient en cas de catastrophes et de crises, en garantissant une action humanitaire rapide, coordonnée et menée localement. La FICR aide ses membres à renforcer la résilience des communautés dans les domaines du climat et de l’environnement, de la santé et du bien-être, ainsi que des migrations et des déplacements. La FICR promeut le respect de nos principes fondamentaux d’humanité, d’impartialité, de neutralité, d’indépendance, de volontariat, d’unité et d’universalité, notamment dans notre travail sur les valeurs, le pouvoir et l’inclusion. La FICR se concentre en permanence sur son mandat fondamental – sa raison d’être – qui porte sur la coordination stratégique et opérationnelle, la diplomatie humanitaire, le développement des Sociétés nationales et la responsabilité.  

La FICR est dirigée par son secrétaire général et dispose d’un siège à Genève ainsi que de cinq bureaux régionaux en Afrique (Nairobi), dans les Amériques (Panama), en Asie-Pacifique (Kuala Lumpur) en Europe (Budapest) et dans la région MENA (Beyrouth), ainsi que des bureaux de représentation, des centres de services et des délégations à travers le monde.

La FICR applique une politique de tolérance zéro à l'égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge, notamment l'exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel et toute autre forme de harcèlement, l'abus d'autorité, la discrimination et le manque d'intégrité (y compris, mais sans s'y limiter, les malversations financières). La FICR adhère également à des principes stricts en matière de protection de l'enfance. 

Ce poste est basé au bureau de la Croix-Rouge britannique à Dakar, qui constitue la principale plateforme de coopération dans la région, avec des programmes au Niger, au Burkina Faso, au Tchad et en Mauritanie. Le bureau a pour objectif de renforcer la résilience des populations vulnérables du Sahel, de soutenir le développement de Sociétés nationales solides et bien préparées, et d’améliorer la coordination au sein du Mouvement ainsi que les approches régionales afin d’obtenir un impact plus important. Le bureau coordonne tous les programmes du réseau Sahel+ regroupant 10 pays. Les programmes de la Croix-Rouge britannique se concentrent sur quatre pays du Sahel (Mauritanie, Burkina Faso, Niger et Tchad), qu’ils soutiennent par le biais du Programme intégré de résilience climatique et de migration au Sahel.

Le poste de responsable des finances et de l'administration consiste à apporter un soutien financier et administratif aux programmes du BRC au Sahel. Le titulaire de ce poste fournit des services de soutien opérationnel complets, professionnels et proactifs au bureau du BRC au Sahel sur les aspects financiers, logistiques et administratifs, en accompagnant les partenaires, les responsables et les délégués. Ce poste polyvalent soutient et contribue à la mise en œuvre efficace des programmes du BRC ainsi qu'à la bonne gestion du bureau (aspect principal du poste).

Ce poste devrait s'inscrire dans le cadre des compétences de la FICR - NSD Competency Framework

Sous la supervision et avec le soutien du représentant national pour le Sahel, le responsable des finances et de l'administration assume plusieurs missions clés dans les domaines des finances, de la logistique et de l'administration :

Finance

• Assister le responsable Sahel dans la mise en œuvre et l'amélioration continue des systèmes de contrôle financier au sein du cluster Sahel.
• Vérifier l'exactitude, l'exhaustivité et la conformité des registres financiers et veiller à ce que les documents soient prêts pour un audit à tout moment.
• Garantir l'intégrité des informations financières dans Agresso et soutenir les processus avancés de rapprochement financier.
• Gérer la trésorerie et les prévisions, les opérations de trésorerie quotidiennes et mensuelles, les paiements et le rapprochement
• Tenir à jour et mettre à jour le manuel du petit bureau du Sahel et les fiches de procédure
• Soutenir les audits internes et la mise en œuvre des rapports financiers 
• Veiller au respect des exigences en matière de reporting financier et des exigences des bailleurs de fonds.

Soutien aux programmes et aux Sociétés nationales partenaires

• Fournir un soutien technique aux Sociétés nationales afin qu’elles puissent produire des rapports financiers précis, validés et remis en temps opportun, qui répondent aux exigences et aux délais des projets et qui soient conformes aux politiques et procédures des Sociétés nationales ainsi qu’aux directives de gestion financière du BRC.
• S’assurer que les explications relatives aux écarts budgétaires, ainsi que les activités et les lignes budgétaires reportées correspondantes, sont correctes et cohérentes avec les rapports narratifs.
• Aider les responsables de programme dans l'examen et la révision des prévisions budgétaires. Préparer les rapports financiers et signaler les écarts importants au chef de bureau.
• Contribuer à la planification et à l'organisation des audits internes et des audits initiés par les bailleurs de fonds concernant les programmes soutenus par le BRC

Logistique et Sécurité

• Veiller à ce que les inventaires des immobilisations des NS pour les projets, conformément à leurs politiques et aux exigences des bailleurs de fonds/projets, soient établis, tenus à jour et mis à jour à tous les niveaux.
• Assurer le suivi des dossiers d’approvisionnement conformément aux directives du manuel des petits bureaux, y compris la compilation et l’archivage de la documentation relative aux achats.
• Gérer l’organisation d’événements, notamment la finalisation des ordres du jour, la logistique et l’administration des réunions, des ateliers et autres événements : 
• Tenir à jour l’inventaire des biens, des fournitures, du mobilier et des équipements du BRC.
• Apporter un soutien à l'entretien des bureaux et des équipements afin de fournir des services de bureau de qualité et de garantir le bon fonctionnement des installations ainsi qu'un approvisionnement adéquat en fournitures de bureau. 
• Superviser la gestion du parc automobile (indemnité mensuelle de carburant, entretien…) selon les besoins.
• Aider le représentant national pour le Sahel à s'assurer que les exigences minimales de sécurité (MSR) pour le pays sont en place et à en garantir le respect.

Administration et Ressources Humaines

• Assurer le suivi de l’ensemble des accords d’intégration et de prestation de services du BRC, en collaboration avec les homologues de la FICR, et veiller au respect des procédures applicables
• Contribuer à l’organisation et à la facilitation des visites et des déploiements dans les pays, ainsi que des visites dans la région du Sahel et au Royaume-Uni, y compris les dispositions relatives à l’hébergement et au transport
• Coordonner et soutenir les réunions sur site et en ligne selon les besoins
• Soutenir l'organisation des déplacements des membres de l'équipe, en assurant la liaison avec la FICR pour l'accueil des nouveaux membres du personnel, leur intégration et les questions administratives, selon les besoins
• Soutenir les responsables en assurant une communication interne et externe efficace et servir de premier point de contact pour les demandes internes relatives aux activités du RCM dans les pays, selon les besoins.
• Veiller au respect des procédures administratives au sein du bureau du BRC et dans la région du Sahel.
• Stocker et archiver les données afin de garantir que les dossiers sont à jour, exacts et fiables, et contiennent les informations requises.

Information et Communication

• Tenir à jour des systèmes de documentation et d’archivage financiers précis, sécurisés et conformes, en veillant à ce que les informations du Système de gestion de l’information sur les programmes (PIMS) du BRC soient mises à jour
• Assurer la coordination avec le responsable régional pour fournir des rapports d’avancement et d’autres informations aux équipes de collecte de fonds du BRC concernant les projets financés par des sources externes.
• Représenter l’équipe du Sahel lors de réunions internes et externes, selon les besoins.

Safeguarding

• Contribuer à la création d'un environnement sûr où les abus, les préjudices ou l'exploitation (y compris les abus sexuels sur les enfants et les jeunes) ne sont pas tolérés, et promouvoir une culture d'expression permettant de signaler tout problème sans crainte de représailles.
• Aider les responsables à mettre en œuvre efficacement les politiques de protection des personnes et la procédure internationale de protection des personnes.

Requis

• Diplôme universitaire dans un domaine pertinent

Souhaité

• Certifications professionnelles dans un domaine pertinent

Requis

• Au moins 3 ans d'expérience dans l'administration financière générale et la préparation budgétaire.
• Expérience dans la rédaction de documents de programme, notamment des propositions, des cadres logiques, des propositions destinées aux bailleurs de fonds et des rapports
• Expérience professionnelle au sein d'organisations humanitaires ou de développement international
• Expérience antérieure de collaboration avec le Mouvement de la Croix-Rouge est souhaitable

Requis

• Excellentes compétences en communication écrite et orale
• Excellentes compétences en matière de présentation et de rédaction de rapports
• Compétences avérées en matière de tableurs et d'administration financière
• Capacité à gérer de nombreuses tâches administratives et de reporting
• Maîtrise avérée des compétences fondamentales en (a) communication et collaboration numériques, (b) création de contenu numérique de base, (c) sûreté et sécurité numériques, (d) maîtrise des données, et (e) résolution de problèmes à l'aide de la technologie (y compris l'utilisation responsable des assistants IA).
• Compréhension et adhésion à la mission et aux valeurs de la FICR.
• Maîtrise parfaite du français à l'oral et à l'écrit
  Maîtrise parfaite de l'anglais à l'oral et à l'écrit est souhaitable

Valeurs : Respect de la diversité ; Intégrité ; Professionnalisme ; Responsabilité

Compétences clés : Communication ; Collaboration et travail d'équipe ; Capacité de jugement et prise de décision ; Relations avec les Sociétés nationales et les clients ; Créativité et innovation ; Établissement d'un climat de confiance