Assistant Logistique (Gestion des Stocks des CP & Support SCOPE In Kind)

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

Termes de Référence (TOR)

Titre du poste : Assistant Logistique (Gestion des Stocks des CP & Support SCOPE In‑Kind) Catégorie : Service Général

Lieu d’affectation : Brazzaville, République du Congo

Grade : G5

Superviseur : Chargé de la Chaîne d’Approvisionnement

Unité : Chaîne d’Approvisionnement – Programme & Transformation In‑Kind

Type/Durée du contrat : Contrat de Service / Contrat à Durée Déterminée – 12 mois (renouvelable)

1. Contexte

Le Bureau Pays met en œuvre la Solution Corporate de Gestion des Stocks des CP et renforce l’utilisation de SCOPE In‑Kind dans le cadre de la transformation digitale du PAM. Ces outils améliorent la précision des inventaires, la redevabilité des partenaires, la traçabilité des lots et la visibilité en temps réel de la chaîne d’approvisionnement.

Pour soutenir ces activités, le Bureau Pays recrute un Assistant Logistique chargé d’appuyer les opérations quotidiennes, la qualité des données, l’accompagnement des partenaires et la durabilité des processus.

2. Objectif du poste

Le poste vise à appuyer la mise en œuvre, l’exploitation quotidienne et l’amélioration continue de la Solution de Gestion des Stocks des CP et de SCOPE In‑Kind, en collaboration avec les unités Chaîne d’Approvisionnement, Programme, TEC et les partenaires coopérants.

3. Responsabilités et Attributions

A. Appui à la Solution de Gestion des Stocks des CP

• Appuyer le déploiement et l’intégration des partenaires coopérants dans la solution.
• Effectuer des contrôles quotidiens, rapprochements et validations des rapports de stocks, des lots et des transactions d’entrepôt.
• Configurer les profils d’entrepôts, les utilisateurs, les permissions et les paramètres opérationnels.
• Suivre les mouvements de stocks (réceptions, sorties, ajustements, pertes) et garantir l’exactitude des données.
• Assurer le suivi des documents requis : BR, bons de sortie, lettres de voiture, informations de traçabilité.
• Identifier les écarts ou anomalies et escalader les problèmes techniques.
• Aligner les données des CP avec LESS, COMET et les tableaux de bord corporate.
• Renforcer l’application correcte des procédures de gestion des stocks par les partenaires.

B. Mise en œuvre et Support SCOPE In‑Kind

• Appuyer l’onboarding des CP, du personnel d’entrepôt et des équipes terrain (création de comptes, gestion des rôles).
• Charger, valider et rapprocher les transactions d’entrepôt, distributions et soldes de stocks.
• Vérifier régulièrement la cohérence entre stocks physiques et enregistrements SCOPE In‑Kind.
• Renforcer la traçabilité de bout en bout lors des réceptions, stockages, sorties et distributions.
• Fournir un support de premier niveau et escalader les cas complexes aux équipes TEC/SCOPE.
• Veiller au respect des flux documentaires et des délais de rapportage.

C. Renforcement des Capacités & Appui Terrain

• Organiser des formations et sessions de recyclage pour les CP et équipes terrain.
• Effectuer des missions terrain pour appuyer l’utilisation des systèmes, la qualité des données et le respect des SOP.
• Fournir un accompagnement ciblé selon les performances des partenaires.
• Documenter les leçons apprises, défis opérationnels et bonnes pratiques.

D. Rapportage & Documentation

• Préparer des rapports hebdomadaires et mensuels sur l’utilisation des systèmes, la performance des CP, les stocks et la qualité des données.
• Mettre à jour les SOP, guides utilisateurs, supports de formation et schémas de processus.
• Appuyer les audits internes, contrôles ponctuels et revues de conformité.
• Identifier les risques, tendances et recommandations. Termes de Référence (TOR)
• Titre du poste : Assistant Logistique (Gestion des Stocks des CP & Support SCOPE In‑Kind) Catégorie : Service Général Lieu d’affectation : Brazzaville, République du Congo Grade : G5 Superviseur : Chargé de la Chaîne d’Approvisionnement Unité : Chaîne d’Approvisionnement – Programme & Transformation In‑Kind Type/Durée du contrat : Contrat de Service / Contrat à Durée Déterminée – 12 mois (renouvelable)
• 1. Contexte
• Le Bureau Pays met en œuvre la Solution Corporate de Gestion des Stocks des Partenaires Coopérants (CP) et renforce l’utilisation de SCOPE In‑Kind dans le cadre de la transformation digitale du PAM. Ces outils visent à améliorer la précision des inventaires, la redevabilité des partenaires, la traçabilité des lots et la visibilité de bout en bout de la chaîne d’approvisionnement.
• Pour soutenir ces activités essentielles, le Bureau Pays requiert un Assistant Logistique chargé d’appuyer les opérations quotidiennes, la qualité des données, l’accompagnement des partenaires et la durabilité des processus liés à la gestion des stocks des CP et à SCOPE In‑Kind.
• 2. Objectif du poste
• Le poste vise à appuyer la mise en œuvre, le renforcement des capacités, la qualité des données et la résolution opérationnelle des problèmes liés à la Solution de Gestion des Stocks des CP et à SCOPE In‑Kind, en collaboration avec les unités Chaîne d’Approvisionnement, Programme, TEC et les partenaires coopérants.
• 3. Responsabilités et Attributions
• Sous la supervision directe du Chargé de la Chaîne d’Approvisionnement, le titulaire du poste accomplira les tâches suivantes :
• A. Appui à la Solution de Gestion des Stocks des CP
• Appuyer le déploiement et l’intégration des partenaires coopérants dans la solution.
• Effectuer des contrôles quotidiens, rapprochements et validations des rapports de stocks, des détails de lots et des transactions d’entrepôt.
• Assister à la configuration des profils d’entrepôts, des utilisateurs, des permissions et des paramètres opérationnels.
• Suivre les mouvements de stocks (réceptions, sorties, ajustements, pertes) et garantir l’exactitude des données.
• Assurer le suivi des documents requis : BR, bons de sortie, lettres de voiture, informations de traçabilité.
• Identifier les écarts ou anomalies et escalader les problèmes techniques au Bureau Pays et aux équipes globales.
• Appuyer l’alignement des données des CP avec LESS, COMET et les tableaux de bord corporate.
• Contribuer à l’évaluation des fournisseurs locaux en matière de conformité aux exigences techniques minimales FSQ, en identifiant les écarts et en soutenant la mise en œuvre des actions correctives.
• B. Mise en œuvre et Support SCOPE In‑Kind
• Appuyer l’onboarding des CP, du personnel d’entrepôt et des équipes terrain (création de comptes, gestion des rôles).
• Assister au chargement et à la validation des transactions d’entrepôt, des distributions, des soldes de stocks et des détails de lots.
• Vérifier régulièrement la cohérence entre les stocks physiques et les enregistrements SCOPE In‑Kind.
• Renforcer la traçabilité de bout en bout lors des réceptions, stockages, sorties et distributions.
• Fournir un support de premier niveau et escalader les cas complexes aux équipes TEC/SCOPE nationales et régionales.
• Veiller à ce que les exigences de qualité, de sécurité alimentaire et de conformité réglementaire soient intégrées dans les processus de traçabilité et de gestion des lots.
• C. Renforcement des Capacités & Appui Terrain
• Organiser et appuyer des sessions de formation pour les CP, le personnel d’entrepôt et les équipes terrain.
• Effectuer des missions terrain pour appuyer l’utilisation correcte des systèmes, la qualité des données et le respect des SOP.
• Documenter les leçons apprises, les bonnes pratiques et les défis opérationnels.
• Former et accompagner le personnel du PAM, les fournisseurs et les partenaires sur les aspects liés à la sécurité et à la qualité des aliments.
• Développer des supports de formation destinés aux parties prenantes internes et externes.
• D. Rapportage & Documentation
• Préparer des mises à jour hebdomadaires et mensuelles sur l’utilisation des systèmes, la performance des partenaires, les stocks et les indicateurs de qualité des données.
• Maintenir la documentation des SOP, supports de formation, guides utilisateurs et schémas de processus.
• Appuyer les audits internes, les contrôles ponctuels et les revues de conformité liés à la gestion des stocks et des données.
• Compiler et analyser les données relatives aux tendances de sécurité alimentaire, à la performance des fournisseurs et aux indicateurs de risque.
• Contribuer au rapportage et aux investigations des incidents de sécurité alimentaire, en documentant les enseignements et mesures préventives.
• E. Coordination
• Assurer la coordination quotidienne avec Programme, TEC/SCOPE, les bureaux de terrain et les opérations logistiques.
• Servir de point focal pour les questions des CP liées au rapportage des stocks et à SCOPE In‑Kind.
• Fournir un appui FSQ en temps réel au Bureau Pays et escalader les préoccupations critiques aux responsables de la Sécurité et Qualité Alimentaire.
• Favoriser la collaboration avec les autorités nationales, les organismes de régulation et le secteur privé pour renforcer la gouvernance de la qualité alimentaire.
• Contribuer à l’intégration des principes FSQ dans les programmes Nutrition, Cantines Scolaires et Petits Producteurs.
• 4. Livrables Attendus
• Données de stocks des CP exactes, complètes et alignées avec les systèmes corporate.
• Utilisation cohérente et conforme de SCOPE In‑Kind par les CP et les équipes terrain.
• Documentation opérationnelle et supports de formation régulièrement mis à jour.
• Rapports réguliers mettant en évidence les réussites, défis et recommandations.
• Amélioration de la qualité des données et du niveau de conformité des partenaires.
• Renforcement de la sécurité et de la qualité alimentaires dans les opérations et auprès des fournisseurs locaux.
• 5. Qualifications et Expérience
• Éducation
• Diplôme d’enseignement secondaire.
• Certificat post‑secondaire en logistique, chaîne d’approvisionnement, administration, informatique ou domaine connexe souhaité.
• Expérience
• Minimum 4 ans d’expérience progressive en logistique, systèmes IT, gestion de données d’entrepôt ou rapportage des partenaires.
• Expérience avec les CP, entrepôts ou opérations de distribution souhaitée.
• Connaissance des systèmes du PAM (LESS, COMET, SCOPE) est un atout.
• Compétences Techniques
• Maîtrise d’Excel, gestion de données et dépannage informatique de base.
• Connaissance des processus logistiques et de gestion des stocks.
• Capacité à former et accompagner les partenaires avec clarté et patience.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
• Disponibilité pour des déplacements fréquents, parfois à court préavis.
• Langues
• Maîtrise de l’anglais et de la langue locale requise.
• 6. Compétences
• Orientation client
• Précision des données
• Travail d’équipe et collaboration
• Résolution proactive des problèmes
• Sens des responsabilités
• 7. Dispositions Institutionnelles
• Le titulaire travaillera au sein de l’unité Chaîne d’Approvisionnement, en étroite coordination avec Programme et TEC. Le renouvellement du contrat dépendra des performances et des besoins opérationnels.

E. Coordination

• Assurer la coordination quotidienne avec Programme, TEC/SCOPE, les bureaux de terrain et les opérations logistiques.
• Servir de point focal pour les questions des CP liées au rapportage des stocks et à SCOPE In‑Kind.
• Assurer une communication fluide et un suivi efficace des problèmes opérationnels.

4. Livrables Attendus

• Données de stocks des CP exactes, complètes et alignées avec les systèmes corporate.
• Utilisation cohérente et conforme de SCOPE In‑Kind par les CP et équipes terrain.
• Documentation opérationnelle et supports de formation régulièrement mis à jour.
• Rapports analytiques réguliers avec constats, défis et recommandations.
• Amélioration de la qualité des données, de la conformité des partenaires et de la visibilité de la chaîne d’approvisionnement.

5. Qualifications et Expérience

Éducation

• Diplôme d’enseignement secondaire.
• Certificat post‑secondaire en logistique, chaîne d’approvisionnement, administration, informatique ou domaine connexe souhaité.

Expérience

• Minimum 4 ans d’expérience progressive en logistique, gestion de données d’entrepôt, systèmes IT ou rapportage des partenaires.
• Expérience avec les CP, entrepôts ou opérations de distribution souhaitée.
• Connaissance des systèmes du PAM (LESS, COMET, SCOPE) est un atout.

Compétences Techniques

• Maîtrise d’Excel, gestion de données et dépannage informatique de base.
• Connaissance des processus logistiques et de gestion des stocks.
• Capacité à former et accompagner les partenaires.
• Solides compétences analytiques et de résolution de problèmes.
• Disponibilité pour des déplacements fréquents.

Langues

• Maîtrise de l’anglais et de la langue locale requise.

6. Compétences

• Orientation client, Précision des données, Travail d’équipe, Résolution proactive, Responsabilité.

7. Dispositions Institutionnelles

Le titulaire travaillera au sein de l’unité Chaîne d’Approvisionnement, en étroite coordination avec Programme et TEC. Le renouvellement du contrat dépendra des performances et des besoins opérationnels.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

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• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

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• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.