Asistente Administrativo/a

DEADLINE FOR APPLICATIONS

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The World Food Programme is the world’s largest humanitarian organization saving lives in emergencies and using food assistance to build a pathway to peace, stability and prosperity, for people recovering from conflict, disasters and the impact of climate change.

At WFP, people are at the heart of everything we do and the vision of the future WFP workforce is one of diverse, committed, skilled, and high performing teams, selected on merit, operating in a healthy and inclusive work environment, living WFP's values (Integrity, Collaboration, Commitment, Humanity, and Inclusion) and working with partners to save and change the lives of those WFP serves.

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WHY JOIN WFP? 

• WFP is a 2020 Nobel Peace Prize Laureate.

• WFP offers a highly inclusive, diverse, and multicultural working environment.

• WFP invests in the personal & professional development of its employees through a range of training, accreditation, coaching, mentorship, and other programs as well as through internal mobility opportunities.

• A career path in WFP provides an exciting opportunity to work across the various country, regional and global offices around the world, and with passionate colleagues who work tirelessly to ensure that effective humanitarian assistance reaches millions of people across the globe.

• We offer an attractive compensation package (please refer to the Terms and Conditions section of this vacancy announcement).

TÍTULO DEL CARGO:  Asistente Administrativo/a

UNIDAD: Unidad de Género, protección e inclusión

LUGAR DE TRABAJO: Bogotá

DURACIÓN DEL CONTRATO: Hasta el 31 de octubre del 2026

MODALIDAD CONTRACTUAL: Special Services Agreement (SSA)

NIVEL: SSA 4

El Programa Mundial de Alimentos (PMA) de las Naciones Unidas es el mayor organismo humanitario de lucha contra el hambre del mundo. En Colombia, el apoyo que PMA brinda al gobierno nacional responden a las Objetivos de Desarrollo Sostenibles (ODS) 2 y 17 hacienda uso de herramientas innovadoras tales como transferencias en dinero y compra local de alimentos a través de asociaciones de agricultores. Las actividades del PMA en Colombia se concentran en las poblaciones más vulnerables, que incluye víctimas de la violencia, comunidades marginadas y grupos étnicos. El objetivo es reconstruir y fortalecer sus fuentes de subsistencia, asegurando que tengan adecuado acceso en todo momento a dietas nutritivas y diversas e incrementando su capacidad para recuperarse y adaptarse a los cambios climáticos. Esto se hace de manera progresiva a través del desarrollo de las capacidades de autoridades locales para implementar programas responsables que contribuyan a reducir la inseguridad alimentaria y la malnutrición.

Este compromiso con la seguridad alimentaria se articula con la responsabilidad institucional de salvaguardar la dignidad y los derechos de las poblaciones atendidas. La prevención de la explotación y el abuso sexuales (PEAS) constituye un eje transversal de la acción del PMA, en línea con los principios de protección de las Naciones Unidas y con la obligación ética de no causar daño. En el contexto colombiano, marcado por la presencia de grupos armados no estatales, desastres naturales y el flujo migratorio mixto derivado de la crisis venezolana, los riesgos de explotación y abuso sexual se han intensificado, especialmente en zonas fronterizas. Ante esta realidad, el PMA participa activamente en la Red Interagencial de PSEA, promoviendo la coordinación, la sensibilización y el fortalecimiento de capacidades entre agencias de la ONU, socios humanitarios y organizaciones locales, para consolidar una cultura de prevención y respuesta efectiva.

La reciente asignación de recursos internacionales a Colombia refuerza la necesidad de contar con una función de coordinación específica, facilitada por el PMA en apoyo a OCHA, que asegure la armonización de esfuerzos, la rendición de cuentas y la protección integral de las comunidades. Este compromiso reafirma que la lucha contra el hambre y la protección frente a la explotación y el abuso sexuales son responsabilidades inseparables, esenciales para garantizar que ninguna persona quede atrás.

Bajo la supervisión de la Oficial de Genero y Protección, el/la Asistente Administrativo/a el/la titular de este puesto debe asumir la responsabilidad de llevar a término una serie de procesos y actividades relacionados con la parte administrativa de la unidad de género, protección e inclusión, que requieren un cierto nivel de interpretación de las directrices y prácticas estándar, estará bajo la supervisión directa de la Oficial de género y protección y será responsable de apoyar eficientemente todos los procesos administrativos generales, necesarios para dar el soporte a la operación mediante el uso óptimo de los recursos disponibles bajo los principios de participación, respeto, convivencia, igualdad y equidad de general. Este puesto ha de cubrirse en la oficina central de WFP Colombia.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (lista indicativa y no exhaustiva):

• Brindar soporte administrativo, financiero, logístico y documental, asegurando el cumplimiento de políticas del PMA y de los donantes.

• Atender todos los procedimientos administrativos en cada fase de los procesos de contratación, compra y adjudicación de bienes, servicios, entrenamientos y otros requerimientos del proyecto.

• Servir como punto focal administrativo con las diferentes unidades del PMA, socios cooperantes y donantes.

• Elaborar los procesos de compra recolectando los documentos legales del proveedor y garantizar que los proveedores seleccionados cumplan con los requisitos exigidos por la ley, WFP y el donante.

• Procesar y gestionar tareas administrativas, logísticas y operativas propias de la GPI y en marcadas en los proyectos como: Apoyar y coordinar logística para el desarrollo de actividades y eventos organizados por la unidad y el proyecto.

• Asegurar que el plan de acción y cronograma de actividades se articulen al plan de adquisiciones para el proyecto, los recursos disponibles y los tiempos para el desarrollo del proyecto de conformidad con los manuales de operaciones y finanzas de WFP y los requerimientos del donante.

• Registrar, administrar y mantener archivos digitales y físicos de documentos administrativos, garantizando acceso rápido y seguro.

• Aplicar la política de protección de datos de la organización.

• Contribuir a la revisión de planes presupuestarios, monitoreo y análisis del desempeño financiero del proyecto.

• Elaborar y actualizar el seguimiento mensual del presupuesto.

• Gestionar procesos de solicitudes de pago, reembolsos y anticipos de proyectos implementados por socios cooperantes.

• Apoyar la revisión de facturas y comprobantes conforme a las políticas del PMA y del donante.

• Apoyar en la preparación de informes financieros intermedios y finales.

• Gestionar micro-compras siguiendo los procedimientos estándar del PMA.

• Mantener comunicación efectiva con partes interesadas internas y externas sobre asuntos administrativos y financieros del proyecto.

• Coordinar reuniones interinstitucionales, talleres y eventos, incluyendo la logística y seguimiento a compromisos.

Ejecutar otras actividades que se requieran para el cumplimiento de los objetivos del proyecto y del área.

REQUISITOS MÍNIMOS SOLICITADOS:

Educación:

Finalización del ciclo de educación secundaria. Deseable, título profesional en áreas administrativas, finanzas, economía, contabilidad, estadística o afines a las funciones del cargo.

Experiencia específica:

• Se requiere un mínimo de cuatro años de experiencia en el campo relevante con experiencia administrativa.

• Comprensión demostrada de los reglamentos, políticas, procedimientos, procesos, normas y sistemas de los servicios de gestión del PMA.

• Tener experiencia en la recopilación de datos y elaboración de análisis básicos respecto a la cartera de servicios de gestión, tales como activos, instalaciones, flota, viajes u otras áreas similares.

• Experiencia en apoyo al personal brindando asesoramiento y orientación.

• Experiencia trabajando con equipos en diferentes áreas funcionales.

• Experiencia en el uso de paquete software de oficina (Word, Excel, Power Point, etc.) y manejo intermedio en bases de datos.

• Conocimientos intermedios en hojas de cálculo y paquetes de bases de datos.

• Buenas relaciones humanas, habilidades de comunicación con los supervisores y clientes, facilidad para trabajar en ambientes multiculturales y bajo presión con enfoque de servicio al cliente.

Deseable

• Conocimiento de las tareas y métodos de trabajo cotidianos con el fin de finalizar los procesos con supervisión mínima.

• Experiencia en el uso de sistemas de información del PMA, conocimiento de las normas y regulaciones de PMA / Naciones Unidas.

• Conocimiento en políticas de protección de datos para intercambiar información con una gran variedad de personas.

• Capacidad para detectar discrepancias de datos y resolver los problemas que requieren atención.

• Capacidad para ofrecer orientación o capacitación básica en el puesto de trabajo al personal nuevo.

• Conocimiento y entendimiento del enfoque de género y protección.

Idiomas:

     Fluidez en español. El conocimiento de inglés es altamente deseable.

WFP LEADERSHIP FRAMEWORK

WFP Leadership Framework guides to the common standards of behavior that guide HOW we work together to accomplish our mission.

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REASONABLE ACCOMMODATION

WFP is committed to supporting individuals with disabilities by providing reasonable accommodations throughout the recruitment process. If you require a reasonable accommodation, please contact:  global.inclusion@wfp.org

NO FEE DISCLAIMER

The United Nations does not charge any application, processing, training, interviewing, testing or other fee in connection with the application or recruitment process. Should you receive a solicitation for the payment of a fee, please disregard it. Furthermore, please note that emblems, logos, names and addresses are easily copied and reproduced. Therefore, you are advised to apply particular care when submitting personal information on the web.

REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION

• All applications must be submitted exclusively through our online recruiting system. We do not consider CVs or applications sent by email, LinkedIn, or any other channel.

• We strongly recommend that your Workday profile is accurate and complete, and that all sections are filled in, including your employment history, academic qualifications, language skills, and UN grade (if applicable). Once your profile is completed, please apply, and submit your application.

• If you experience technical issues while submitting your application, you may contact us at global.hrerecruitment@wfp.org. Please note that this email is only for technical issues with an application - unsolicited applications or documents sent to this inbox will not receive a reply.

• At the application stage, the only required documents are your CV and Cover Letter. Additional documents (passport, certificates, recommendation letters, etc.) may be requested later in the process.

• Only shortlisted candidates will be contacted and invited to proceed to the next stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.