Assistant(e) de Projet (Soutien aux Projets)

Job Description

Organizational Context and Scope

Sous la supervision directe du/de la Chargé des Programmes, Chef de Mission Adjoint et la supervision globale du/de la Cheffe de Mission, l’Assistant(e) de Projet (Développement et Soutien aux Projets) fournit un soutien administratif, opérationnel et programmatique aux unités programmatiques de la mission OIM au Maroc, dans ses trois piliers : Migration, Développement et Gouvernance ; Protection et Résilience ; et Soutien aux jeunes marginalisés.

Le poste contribue à la coordination et à la cohérence entre les départements et soutient le développement de projets, le suivi, le reporting, la gestion des données et les activités de communication. En étroite collaboration avec le/la Chargé(e) des Programmes, Chef de Mission Adjoint(e), le/la Responsable du Suivi et Évaluation, le/la Responsable de la Communication et les Chef(fe)s de Projets, l’Assistant(e) de Projet assure un flux d’information efficace, le contrôle qualité des documents, la saisie précise et ponctuelle des données ainsi que le soutien logistique pour les réunions, événements et activités liées aux donateurs.

Grâce à ces fonctions, le poste renforce les liens interservices, améliore la cohérence des projets et contribue à la mise en œuvre efficace des initiatives de l’OIM en matière de migration, de protection et de soutien aux jeunes.

L’Assistant(e) de Projet basé(e) à l’OIM Rabat travaillera sous la supervision globale du/de la Chef(fe) de Mission et sous la supervision directe du Chargé des Programmes, Chef de Mission Adjoint. Le travail de l’Assistant(e) de Projet consistera à :

Responsibilities

Fournir un soutien administratif et opérationnel  aux unités programmatiques de la mission OIM Maroc dans ses trois piliers : Migration, Développement et Gouvernance ; Protection et Résilience ; et Soutien aux jeunes marginalisés, en apportant un soutien administratif direct au/la Chargé(e) de Programmes, au/la Responsable du Suivi et Évaluation et au/la Responsable de la Communication, et un soutien indirect aux Chef(fe)s de Projets, notamment dans les domaines du développement de projets, du suivi de projets, du reporting, de la mobilisation de ressources et de la communication.

1. Appuyer les activités de coordination internes et externes visant à renforcer la coordination et la cohérence entre les unités programmatiques, en particulier entre les départements Protection et MDG, y compris les activités liées au recrutement éthique, à l’intégration des migrants et aux voies migratoires régulières.
2. Aider à vérifier les contrôles qualité de base des documents liés aux projets, y compris les propositions de projets, les rapports internes et pour les donateurs, les outils de suivi et les supports de communication et signaler toute incohérence au superviseur. 
3. Appuyer la collecte, la compilation et la préparation des documents pour la coordination interne ainsi que pour la soumission aux donateurs, partenaires et autres parties prenantes, sous forme électronique ou papier, selon les besoins.
4. Vérifier, mettre à jour et soutenir la saisie des données sur la plateforme PRIMA-for-All, contribuant au développement des projets, au suivi et à l’évaluation, ainsi qu’aux processus de reporting.
5. Appuyer la préparation de notes d’information, de correspondances officielles et de communications, y compris les lettres et courriels adressés aux donateurs, aux unités thématiques, à la mission et aux autorités gouvernementales.
6. Assister à la gestion du calendrier et fournir un soutien logistique et organisationnel pour les événements et activités, y compris les journées internationales (par ex. Journée internationale des migrants), les visites de donateurs, les formations, les conférences et les ateliers.
7. Rédiger les comptes rendus, synthèses et notes de suivi des réunions, visites, conférences et autres activités programmatiques, et soutenir les tâches administratives associées.
8. Exécuter toute autre tâche pouvant être confiée par le/la superviseur(e) pour appuyer la mise en œuvre des programmes et les priorités de la mission.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Licence (ou équivalent) en sciences politiques ou sociales, relations internationales, études du développement, études migratoires, droits de l’homme, droit ou dans un domaine connexe, délivrée par un établissement académique accrédité, avec cinq années d’expérience professionnelle pertinente.

• Diplôme de fin d’études secondaires avec sept années d’expérience pertinente.

Accredited Universities are those listed in the UNESCO World Higher Education Database.

Experience

• Expérience qualifiée sur le développement et la migration, avec un intérêt particulier pour la migration de travail, les politiques d’intégration, les stratégies, l’élaboration et la mise en œuvre de programmes.

• Connaissances informatiques : Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) et des applications liées à l’internet.

Skills

Compétences organisationnelles : 

• Justifie d’une expérience dans l’assistance de la gestion de projet, et particulièrement en matière de développement ;

• Identifie les activités et tâches prioritaires pour soi et les autres ; 

• Justifie de la capacité à produire des outils de connaissances ;

• Organise les documents de travail pour permettre une passation planifiée et non planifiée ; 

• Identifie les risques et fait des plans d'urgence. 

Responsabilité : 

• Accepte et donne des critiques constructives ; 

• Suit toutes les procédures, les processus et les politiques pertinentes de l’OIM ;

• Respecte les délais et la qualité des exigences des résultats ; 

• Surveille son propre travail afin de corriger les erreurs ; 

• Prend la responsabilité par rapport aux engagements et aux lacunes. 

Apprentissage continu : 

• Contribue à l'apprentissage de ses collègues ; 

• Démontre un intérêt pour l'amélioration des compétences pertinentes ;

• Démontre un intérêt à acquérir les compétences nécessaires à d'autres domaines fonctionnels ; 

• Se tient au courant de l’évolution de son propre domaine professionnel. 

Communication :

• Partage activement des informations pertinentes ; 

• Communique clairement, et est à l'écoute de commentaires sur l'évolution des priorités et procédures ; 

• Écrit clairement et efficacement ; 

• Écoute attentivement et communique clairement, en s’adaptant à l'auditoire. 

Créativité et Initiative : 

• Développe activement de nouvelles façons de résoudre les problèmes. 

Performance de gestion : 

• Fournit un feedback constructif aux collègues ; 

• Fournit des évaluations justes, précises, opportunes et constructives au personnel. 

Professionnalisme : 

• Identifie les problèmes, les opportunités et les risques ; 

• Intègre les besoins liés au genre, les perspectives et les préoccupations, et favorise la participation égale des sexes ; 

• Persistant, calme et poli face aux défis et au stress ; 

• Traite tous les collègues avec respect et dignité : 

• Fonctionne efficacement avec des personnes de cultures différentes en s’adaptant au contexte culturel ; 

Travail d'équipe : 

• Contribue activement à un environnement d'équipe efficace, collégiale, et agréable 

• Contribue à, et suit les objectifs de l'équipe ; 

• Prend la responsabilité conjointe pour le travail de l'équipe. 

Languages

All IOM staff members in all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

For this position, fluency in French and English is required (oral and written).

Proficiency of language(s) required will be specifically evaluated during the selection process, which may include written and/or oral assessments.

Required Competencies

IOM’s competency framework can be found at this link. Competencies will be assessed during the selection process.

Values - all IOM staff members must abide by and demonstrate these five values:

• Inclusion and respect for diversity: Respects and promotes individual and cultural differences. Encourages diversity and inclusion.
• Integrity and transparency: Maintains high ethical standards and acts in a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: Demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.
• Courage: Demonstrates willingness to take a stand on issues of importance.
• Empathy: Shows compassion for others, makes people feel safe, respected and fairly treated.

Core Competencies – behavioural indicators Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within and across units to achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: Produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner. Is action oriented and committed to achieving agreed outcomes.
• Managing and sharing knowledge: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Accountability: Takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own actions and delegated work.
• Communication: Encourages and contributes to clear and open communication. Explains complex matters in an informative, inspiring and motivational way.

Managerial Competencies – behavioural indicators Level 2, if with direct reports

• Leadership: Provides a clear sense of direction, leads by example and demonstrates the ability to carry out the Organization’s vision. Assists others to realize and develop their leadership and professional potential.
• Empowering others: Creates an enabling environment where staff can contribute their best and develop their potential.
• Building Trust: Promotes shared values and creates an atmosphere of trust and honesty.
• Strategic thinking and vision: Works strategically to realize the Organization’s goals and communicates a clear strategic direction.
• Humility: Leads with humility and shows openness to acknowledging own shortcomings. 

Notes

Please refer to this link for guidance on IOM Job Category.

Any offer made to the candidate in relation to this vacancy notice is subject to funding confirmation.

This selection process may be used to staff similar positions in various duty stations. Recommended candidates will remain eligible to be appointed in a similar position for a period of 24 months.

Appointment will be subject to certification that the candidate is medically fit for appointment, accreditation, any residency or visa requirements, security clearances.

IOM has a zero-tolerance policy on conduct that is incompatible with the aims and objectives of the United Nations and IOM, including sexual exploitation and abuse, sexual harassment, abuse of authority and discrimination based on gender, nationality, age, race, sexual orientation, religious or ethnic background or disabilities.

IOM does not charge a fee at any stage of its recruitment process (application, interview, processing, training or other fee). IOM does not request any information related to bank accounts.

IOM only accepts duly completed applications submitted through the IOM e-Recruitment system (for internal candidates link here). The online tool also allows candidates to track the status of their application.

No late applications will be accepted. Only shortlisted candidates will be contacted.

For further information and other job postings, you are welcome to visit our website: IOM Careers and Job Vacancies

Required Skills

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