Administrative Assistant

La Asamblea General de las Naciones Unidas ha confiado a UNICEF el mandato de promover la protección de los derechos del niño, de ayudar a satisfacer sus necesidades básicas y de aumentar las oportunidades que se les ofrecen para que alcancen plenamente sus potencialidades.
UNICEF se guía por lo dispuesto en la Convención sobre los Derechos del Niño y se esfuerza por conseguir que esos derechos se conviertan en principios éticos perdurables y normas internacionales de conducta hacia los niños.
UNICEF reitera que la supervivencia, la protección y el desarrollo de los niños son imperativos de desarrollo de carácter universal y forman parte integrante del progreso de la humanidad.
UNICEF moviliza la voluntad política y los recursos materiales para ayudar a los países, en particular a los países en desarrollo, a garantizar que los niños tengan derechos prioritarios sobre los recursos, y a crear la capacidad de establecer políticas apropiadas y ofrecer servicios para los niños y sus familias.
UNICEF se empeña en garantizar que se dé protección especial a los niños más desfavorecidos: víctimas de guerra, desastres, extrema pobreza, todas las formas de violencia y explotación y los niños con discapacidades.
UNICEF responde en las emergencias protegiendo los derechos de los niños. En coordinación con los asociados de las Naciones Unidas y los organismos humanitarios, UNICEF pone a disposición de las entidades que colaboran con él sus servicios singulares de respuesta rápida para aliviar el sufrimiento de los niños y de las personas responsables de su cuidado.
UNICEF no es una organización partidista y su cooperación no es discriminatoria; en todo lo que hace, tienen prioridad los niños más desfavorecidos y los países más necesitados.
UNICEF, por medio de sus programas por países, tiene el objetivo de promover la igualdad de derechos de la mujer y de las niñas y de apoyar su plena participación en el desarrollo político, social y económico de sus comunidades.

Honduras is facing a complex humanitarian situation driven by migration, violence, and natural disasters, which is increasing the need for urgent assistance. In this context, UNICEF will implement interventions funded by US-OCHA, which must be carried out swiftly and fully completed within a maximum of six months, in accordance with strict donor guidelines.

Given that the urgency and scale of these operations require the continuous deployment of teams to the field and a high volume of financial transactions, the operational workload exceeds current capacity. Therefore, we plan to hire a United Nations Volunteer (UNV) to serve as an Administrative Assistant. This role will be essential to enable and streamline field operations, ensuring efficient management of staff travel, the swift execution of low-value procurements, and the timely processing of tax exemptions. Likewise, their support in inventory control and the rapid processing of invoices for payment will ensure that administrative processes run smoothly without bottlenecks, strictly adhering to the implementation deadlines and accountability standards required by the donor.

Within the framework of delegated authority and under the supervision of the Operations Officer and/or their designated representative, the UN Volunteer will perform the following tasks:

• Provides travel assistance to staff members in the section for travel arrangements and entitlements based on the organization’s rules and policies.
• Liaises with relevant travel focal points to ensure that the organization obtains the best service and price for all travel, including car rentals and airplane tickets purchase.
• Briefs/de-briefs staff members on issues relating to related administrative matters such as visas, security clearance, and documentation procedures.
• Assists in the preparation of budgets on travel costs and maintain travel plan and budgetary control records.
• Liaises with suppliers to request quotations and documents for tax exoneration procedures.
• Generate tax-exempt purchase orders and processes them within the time bound provided by national system, including reports.
• Responsible for collecting invoices and filing documents for approval and, thereafter processing in VISION.
• Uploads electronic files and verifies results to destination system.
• Responds to client transaction status and other inquiries.
• Supports management of administrative supplies, office equipment, and updating inventory of items.
• Monitors and supervises adequate and appropriate use of supplies.
• Supports the purchase and timely distribution of office supplies.
• Assists in the execution of low-value procurement.
• Participate in physical inventory of all expendable and non-expendable items in office.
• Performs any other duties and responsibilities assigned as required.