Administration Associate

The UNOPS Africa Regional Office, based in Nairobi, Kenya, oversees the delivery of over 250 projects across 40 countries, with a focus on fragile and conflict-affected settings. Supported by more than 1,000 personnel across five multi-country offices—spanning North, West, Central, Eastern and Southern Africa, and the Horn of Africa—the office advances national priorities through strategic initiatives in Climate Action, Health, Infrastructure, Peace and Security, Middle-Income Country Support, and Small Island Developing States (SIDS). The Regional Office provides strategic leadership, operational support, and oversight in key areas including Partnerships, Communications, Management and Oversight, Infrastructure and Project Management, Health and Safety, and Security. By promoting excellence in project delivery, fostering knowledge sharing, and driving continuous improvement, the office contributes to sustainable infrastructure, transparent resource management, and a better quality of life for communities across the continent.

Since 1999, the Central Africa Multi-Country Office (CAMCO), headquartered in Kinshasa, DRC, has partnered with UN agencies, international organizations, and governments in 15 Central African nations. CAMCO provides fund management, technical assistance, and capacity-building across critical sectors—infrastructure, health, education, governance, procurement, and environmental protection—while working with national and local authorities to secure local ownership and sustainable impact. The diverse portfolio spans rural-community empowerment, road rehabilitation, and peace consolidation in the DRC and CAR through Disarmament, Demobilization and Reintegration (DDR) programmes, alongside wide-ranging procurement and human-resource services. Recent initiatives include drinking-water systems in Cameroon, mining-sector capacity-building, health-system support in the DRC, and infrastructure development in Madagascar, funded by a broad array of international partners. Together, these projects advance regional stability, resilient infrastructure, and improved livelihoods throughout Central Africa.

L'assistant administratif assure, et peut superviser, la prestation de services de soutien technique et administratif pour des processus spécialisés et généraux en administration et logistique, afin de garantir un service efficace et axé sur le client. Il privilégie une approche axée sur la qualité et les résultats, et veille à une utilisation optimale et économique des ressources du bureau.

Coordination des services administratifs

• Coordonner les zones de travail individuelles et guider le personnel dans l'exécution des transactions, processus et services à la clientèle standard du bureau, en veillant au respect intégral des règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
• Surveiller la performance de l'équipe par rapport aux accords de service et évaluer la satisfaction du client.
• Mettre en œuvre des mécanismes de contrôle pour les services administratifs désignés, notamment en tenant des registres de contrôle administratif précis tels que les engagements financiers et les dépenses.
• Assurer la supervision du contrôle des stocks, en garantissant la délivrance appropriée et le suivi des articles d’inventaire et des fournitures.
• Examiner les autorisations de voyage, les pièces justificatives et les demandes de paiement.
• Assurer un rôle transactionnel désigné au sein du système ERP.
• Compiler des données et des informations de recherche pour appuyer la planification des ressources financières et des budgets administratifs pour la prestation de services.

Logistique et gestion des actifs

• Superviser la mise en œuvre des systèmes logistiques conformément aux procédures de l'UNOPS.
• Coordonner et superviser les services liés aux expéditions et au dédouanement, aux voyages, à la gestion d'événements, aux enquêtes administratives, au transport, aux assurances, à la gestion des bâtiments/installations/espaces et aux fournitures de bureau.
• Coordonner les services de gestion des approvisionnements et des actifs, y compris la vérification physique des articles en inventaire.
• Veiller à la préparation et à la soumission en temps voulu des rapports d'inventaire périodiques.
• Superviser les services de protocole, y compris l'inscription du personnel et l'obtention des autorisations du gouvernement hôte.
• Assurer la liaison avec les autorités locales concernant les autorisations, les privilèges et les immunités du personnel de l'UNOPS, ainsi que les espaces de bureaux et autres questions administratives.
• Compiler les informations relatives aux services administratifs fournis pour la facturation au coût réel.
• Superviser les services de transport, en veillant au service à la clientèle, à l'entretien régulier des véhicules, à la couverture d'assurance et au suivi de la consommation de carburant.
• Assurer le signalement et l'enquête rapides en cas d'accident, de dommage, de perte ou de vol de véhicule, et tenir à jour les dossiers d'historique des véhicules.
• Superviser les prestataires de transport externes, y compris la prestation de services aux clients et le traitement des factures.

Développement et partage des connaissances

• Appuyer l’organisation, l’animation et la réalisation de sessions de formation et d’apprentissage sur des sujets liés à l’administration, la logistique, les voyages, le transport et la gestion des actifs et des stocks.
• Participez aux initiatives de partage des connaissances et aux communautés de pratique (CdP), en apportant vos idées et les leçons apprises.
• Effectuer des recherches sur des sujets liés à l'administration et contribuer à la rédaction de rapports, de résumés et de notes d'information.

Obligatoire

• Diplôme d'études secondaires (ou équivalent) avec 6 ans d'expérience pertinente OU
• Un diplôme de licence (ou équivalent) dans n'importe quelle discipline avec 2 ans d'expérience pertinente est requis.

Souhaitée:

• Un certificat professionnel en administration, reconnu à l’échelle nationale ou internationale, est souhaité.

Obligatoire 

• Une expérience pertinente dans les domaines de l’administration, de la logistique, des opérations ou de domaines connexes est requise.
• Expérience de l'utilisation d'outils de collaboration et de productivité (par exemple, MS Office, G-Suite, etc.) et de systèmes de gestion Web.est requis.

Souhaitée:

• Une expérience de travail dans des environnements multiculturels ou au sein d'organisations du système des Nations Unies dans un pays en développement est souhaitée.
• Une expérience dans le domaine du développement ou de l'aide humanitaire est souhaitée.

• Please note that UNOPS does not accept unsolicited resumes. 
• Please note that UNOPS will at no stage of the recruitment process request candidates to make payments of any kind.
• Applications to vacancies must be received before midnight Copenhagen time (CET) on the closing date of the announcement. Applications received after the closing date will not be considered. 
• Please note that only shortlisted candidates will be contacted and advance to the next stage of the selection process, which involves various assessments. 
• UNOPS embraces diversity and is committed to equal employment opportunity. Our workforce consists of many diverse nationalities, cultures, languages, races, gender identities, sexual orientations, and abilities. UNOPS seeks to sustain and strengthen this diversity to ensure equal opportunities as well as an inclusive working environment for its entire workforce. 
• UNOPS evaluates all applications based on the skills, qualifications and experience requirements outlined in the vacancy announcement. We are committed to considering all candidates in a fair and transparent manner, and we value diverse perspectives and experiences, including those of women, indigenous and racialized communities, individuals with diverse gender identities and sexual orientations, and people with disabilities.
• We would like to ensure all candidates perform at their best during the assessment process. If you are shortlisted and require additional assistance to complete any assessment, including reasonable accommodation, please inform our human resources team when you receive an invitation.

• For staff positions only, UNOPS reserves the right to appoint a candidate at a lower level than the advertised level of the post. 
• For retainer contracts, you must complete a few mandatory courses (they take around 4 hours to complete) in your own time, before providing services to UNOPS. Refreshers or new mandatory courses may be required during your contract. Please note that you will not receive any compensation for taking courses and refreshers. For more information on a retainer contract here. 
• For more details about the contract types, please click here.
• All UNOPS personnel are responsible for performing their duties in accordance with the UN Charter and UNOPS Policies and Instructions, as well as other relevant accountability frameworks. In addition, all personnel must demonstrate an understanding of the Sustainable Development Goals (SDGs) in a manner consistent with UN core values and the UN Common Agenda. 
• It is the policy of UNOPS to conduct background checks on all potential personnel. Recruitment in UNOPS is contingent on the results of such checks.