Associé (e) de la Cheffe des Programmes

Job Description

Introduction

Sous la supervision générale du chef de mission (COM) au Tchad et la supervision directe de la cheffe de programme, et en étroite coordination avec les responsables de programme et le responsable de la gestion des ressources, le titulaire du poste assistera le chef de programme dans tous les aspects de ses fonctions afin d'assurer un soutien efficace aux opérations.

Responsibilities

1. Organiser les réunions et les rendez-vous du HoP avec des interlocuteurs de haut niveau les tables rondes, d'autres événements et gérer l’agenda du HoP, 

2. Préparer des rapports, des points de discussions, des briefings et des informations de base sur une base régulière à la demande du HoP. 

3. Assurer la liaison et organiser des réunions/activités coordonnées avec les agences des Nations unies. 

4. Documenter et tenir des registres de la correspondance relative aux programmes, de l'état d'avancement et d'autres documents techniques pertinents et tous documents de routine similaires des projets.

5. Assister au suivi du budget et à la mise à jour des informations relatives au budget. 

6. Soutenir la coordination administrative pour la mise en œuvre des projets, ce qui implique une liaison avec diverses unités organisationnelles ou parties externes pour initier des demandes, obtenir les autorisations nécessaires, traiter et assurer le suivi des actions administratives.

7. Participer à des réunions et à des conférences ; contribuer à la coordination des activités avec les autorités locales, les partenaires, les agences des Nations unies, les organisations intergouvernementales et non gouvernementales, les donateurs et autres parties prenantes concernées par la cheffe des programmes. 

8. En coordination avec les unités chargées des programmes, compile le matériel d'information et d'autres documents, rédiger des documents de mission et des rapports à la demande du Siège et/ou d'autres unités de l'OIM, et rédige des documents et des rapports selon les besoins. 

9. Reçoit et examine toutes les communications entrantes destinées au HoP, en les traitant directement le cas échéant.

10. Rédiger des rapports et des procès-verbaux de réunions, ainsi que de la correspondance, des rapports et des documents de routine relatifs aux questions opérationnelles et administratives de l'OIM. 

11. Assurer le suivi approprié des demandes et actions externes et internes adressées par HoP à d'autres personnes ou par d'autres personnes au HoP, de manière à y répondre et à les mener à bien dans les délais impartis. 

12. Faire preuve de discrétion dans la fourniture d'une assistance administrative au chef de programme et gérer des informations confidentielles avec tact et discrétionSelon les instructions du HoP, préparer les réunions nationales et internationales, les conférences et les visites au Tchad de l'OIM, y compris l'organisation de l'ordre du jour avec les interlocuteurs externes, la coordination des arrangements de voyage, ainsi que l'itinéraire des visiteurs de l'OIM. 

13. Organiser le système de classement, assurer l'enregistrement et la mise à jour de toute la correspondance pertinente, ainsi que tenir à jour la liste de diffusion et la base de données des contacts, et les listes de partenaires.

14.  Organise les déplacements du HoP et s'occupe des procédures administratives correspondantes. 

15. Effectue toutes autres tâches qui lui est confiée.

Qualifications

Required Qualifications and Experience

Education

• Licence en administration des affaires, en sciences sociales ou dans un domaine connexe, avec des responsabilités plus élevées au niveau de la direction, de préférence dans une organisation internationale, avec trois ans d'expérience ; ou

• Diplôme d'études secondaires dans les domaines susmentionnés avec un minimum de cinq ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Expérience préalable de la liaison avec les autorités gouvernementales, les institutions nationales/internationales, les agences des Nations unies et les organisations non gouvernementales. 

• Expérience du travail avec l'administration. 

• Expérience de la rédaction de rapports de synthèse et de comptes rendus de réunions. 

• Une expérience en matière de relations publiques, de liaison et de communication sera un avantage.

Compétences

• Familiarité avec le système commun des Nations unies ou similaires. 

• Capacité à préparer des rapports clairs, concis et à coordonner des activités administratives.

Languages

• Les langues officielles de l'OIM sont l'anglais, le français et l'espagnol.

• Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais et français (oral et écrit) sont requises.

• La maitrise de l’Arabe est un atout.all categories are required to be fluent in one of the IOM's official languages (English, French, Spanish).

Required Competencies

• Le titulaire de ce poste doit démontrer les compétences techniques et comportementales suivantes : 

  Valeurs - tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter et démontrer ces valeurs :

• Inclusion et respect de la diversité : Respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l'inclusion.

• Intégrité et transparence : Maintenir des normes éthiques élevées et agir de manière cohérente avec les principes, les règles et les normes de conduite de l'organisation.

• Professionnalisme: Démontre sa capacité à travailler de manière posée, compétente et engagée et fait preuve de discernement pour relever les défis quotidiens.

• Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.

• Empathie : faire preuve de compassion envers les autres, faire en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Compétences essentielles - indicateurs comportementaux -Niveau 1

• Travail d'équipe : Développer et promouvoir une collaboration efficace au sein des unités et entre elles afin d'atteindre des objectifs communs et d'optimiser les résultats.

• Fournir des résultats : Produire et fournir des résultats de qualité dans un souci de service et dans les délais impartis. Il est orienté vers l'action et s'engage à atteindre les résultats convenus.

• Gérer et partager les connaissances : Cherche en permanence à apprendre, à partager ses connaissances et à innover.

• Responsabilité : S'approprie la réalisation des priorités de l'organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail qui lui est délégué.

• Communication : Encourage une communication claire et ouverte et y contribue. Explique les questions complexes de manière informative, inspirante et motivante.

Required Skills

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